Notary Public ในประเทศไทยคืออะไร และแตกต่างจากทนายทั่วไปอย่างไร
Notarial Services Attorney (NSA) หรือ “ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร” เป็นทนายความที่ได้รับใบอนุญาตพิเศษจากสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ ผ่านการอบรมและทดสอบเฉพาะทาง มีอำนาจในการรับรองลายมือชื่อ รับรองสำเนาถูกต้อง รับคำสาบาน (Affidavit) จัดทำหนังสือมอบอำนาจให้ใช้ในต่างประเทศ และออกใบรับรองสถานภาพเอกสารตามมาตรฐานที่ Notary Public ในระบบกฎหมาย Common Law ยอมรับ NSA ไม่ใช่ Notary Public ตามระบบยุโรป-อเมริกาโดยตรง แต่เป็นกลไกที่ประเทศไทยออกแบบเพื่อให้เอกสารสามารถส่งไปใช้ในต่างประเทศได้อย่างถูกต้องตามหลัก reciprocity
ฐานทางกฎหมายและอำนาจของ NSA
อำนาจของ Notarial Services Attorney มาจากข้อบังคับสภาทนายความว่าด้วยการขึ้นทะเบียนทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร พ.ศ. 2551 (แก้ไขเพิ่มเติม) ผู้ทำคำรับรองต้องเป็นทนายความที่มีใบอนุญาตครบตามกำหนดเวลา ผ่านหลักสูตรอบรมของสภาทนายความ และได้รับ certificate หมายเลขเฉพาะบุคคล การรับรองทุกครั้งต้องบันทึกในสมุด Notarial Register พร้อมประทับตราหมายเลขทะเบียน ลายเซ็น และวันเวลา สถานทูตต่างชาติในกรุงเทพส่วนใหญ่ยอมรับคำรับรองของ NSA ที่ขึ้นทะเบียนถูกต้อง โดยเทียบเคียงกับ Notary Public ในเขตของตน
ขั้นตอนการทำเอกสารกับเรา (Step-by-Step)
1) ส่งไฟล์เอกสาร (PDF/รูปถ่ายชัดเจน) พร้อมสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของผู้ลงนามให้ทีมงานผ่าน LINE/อีเมล 2) ทีมกฎหมายตรวจสอบว่าเอกสารเข้าเงื่อนไข notarization ใดใน 66 acts ที่เรารองรับ พร้อมประเมินราคาและระยะเวลาภายใน 30 นาที 3) นัดหมายเข้าพบทนายเพื่อลงนามต่อหน้า (in-person) หรือใช้บริการ mobile notary ในเขตกรุงเทพและปริมณฑล 4) ทนายตรวจตัวตน ลงนามรับรอง ประทับตราหมายเลขทะเบียน และบันทึกใน Notarial Register 5) ส่งมอบเอกสารตัวจริง พร้อมสำเนาสำหรับ record ของลูกค้า ทั้งกระบวนการใช้เวลาเฉลี่ย 60-90 นาที สำหรับเอกสารมาตรฐาน
เอกสารและหลักฐานที่ต้องเตรียม
ต้องมี: 1) เอกสารต้นฉบับที่ต้องรับรอง หากเป็นภาษาต่างประเทศควรมีคำแปลภาษาอังกฤษหรือภาษาเป้าหมายแนบมาด้วย 2) หลักฐานยืนยันตัวตน — บัตรประชาชนสำหรับคนไทย หรือ passport พร้อม visa/entry stamp สำหรับชาวต่างชาติ 3) หากลงนามในนามนิติบุคคล ต้องมีหนังสือรับรองบริษัทอายุไม่เกิน 90 วัน และหนังสือมอบอำนาจ (POA) 4) กรณี Affidavit ควรมีข้อความ (draft) มาก่อนเพื่อทนายตรวจภาษากฎหมายและ jurisdiction ที่จะนำไปใช้ 5) กรณีคู่สมรสหรือผู้เยาว์เกี่ยวข้อง ต้องมีเอกสารสถานภาพครอบครัวและใบยินยอม
โครงสร้างราคา — ทำไมค่าธรรมเนียมจึงต่างกัน
ค่าบริการ notary ประกอบด้วย 3 ส่วน: (ก) ค่าวิชาชีพทนายผู้รับรอง ซึ่งเป็นไปตามความซับซ้อนของเอกสารและระดับความรับผิดที่ทนายต้องแบก, (ข) ค่าจัดทำเอกสาร/ตรวจภาษากฎหมาย (drafting) หากลูกค้าไม่มี template มาก่อน, (ค) ค่าเดินทาง/บริการนอกสถานที่ กรณี mobile notary หรือส่งเอกสารต่อไปทำ Legalization ที่ MFA/สถานทูต ราคาที่เราประกาศเริ่มต้น 1,500-3,000 บาทต่อ act มาตรฐาน แต่ affidavit ซับซ้อน, การรับรองสัญญาข้ามชาติ, และเอกสารเชิงพาณิชย์อาจสูงกว่านั้น ลูกค้าจะได้ใบเสนอราคาแบบ itemized ก่อนตัดสินใจเสมอ ไม่มีค่าใช้จ่ายซ่อน
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และวิธีเลี่ยง
1) ใช้ notary ในไทยรับรองแล้วส่งไปประเทศ Hague Apostille โดยไม่ผ่าน MFA ก่อน — เอกสารจะถูกปฏิเสธ 2) ให้ทนายรับรองสำเนาถูกต้องของเอกสารที่ต้องออกจากหน่วยงานราชการ (เช่น สูติบัตร) โดยไม่มีต้นฉบับ — ต้องแนบต้นฉบับให้ทนายเห็นเสมอ 3) ลงนามไปก่อนแล้วค่อยพา notary เซ็น — notarization ต้องเกิดต่อหน้าทนาย ณ ช่วงเวลาลงนามเท่านั้น 4) ใช้ Affidavit template จากอินเทอร์เน็ตโดยไม่ปรับ jurisdiction — ประเทศปลายทางอาจไม่ยอมรับข้อความรับรอง 5) ไม่แจ้งวัตถุประสงค์การใช้เอกสาร ทำให้ทนายเลือก act ไม่ตรงและต้องทำใหม่
มุมมองจากทนายผู้ปฏิบัติงานจริง
ในทางปฏิบัติ notarization ที่ปลอดภัยที่สุดคือแบบที่ผู้ลงนามและทนายอยู่ในห้องเดียวกัน มีบัตรประชาชนหรือ passport ตัวจริง และเอกสารที่จะรับรองเป็นฉบับกระดาษ ประเทศปลายทางที่เข้มงวด เช่น เยอรมนี ฝรั่งเศส ญี่ปุ่น มักตรวจ signature block และตำแหน่งตราประทับอย่างละเอียด บางกรณีต้องแนบสำเนาใบอนุญาตทนาย (Lawyer License Certificate) และหนังสือรับรองสภาทนายความไปด้วย เราจึงแนะนำให้ลูกค้าแจ้งประเทศและหน่วยงานปลายทางล่วงหน้า เพื่อจัดชุดเอกสาร notarial ให้ครบตั้งแต่ต้น ลดโอกาสถูกส่งกลับมาแก้
กรณีศึกษา — POA เพื่อขายอสังหาริมทรัพย์ในต่างประเทศ
ลูกค้าชาวไทยอาศัยอยู่กรุงเทพต้องการมอบอำนาจให้ญาติในลอนดอนขายบ้านในอังกฤษ ต้องทำ Power of Attorney ให้ผ่านมาตรฐาน UK เราตรวจ template ที่ solicitor ปลายทางส่งมา จัดทำสำเนา 3 ฉบับ นัดลูกค้าลงนามพร้อมทนาย notary ประทับตราและออกใบรับรองเป็นภาษาอังกฤษ จากนั้นส่งต่อกรมการกงสุล (MFA) เพื่อ legalization และสถานทูตอังกฤษเพื่อประทับตราปลายทาง ใช้เวลารวม 5 วันทำการ POA ถึงมือ solicitor ทันวันโอนกรรมสิทธิ์ ประหยัดค่าเดินทางลูกค้า 60,000+ บาท