สัญญาจ้างงาน
สัญญาจ้างงานที่ใช้ประกอบวีซ่าทำงาน การขอใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ หรือการพิสูจน์รายได้ในต่างประเทศ ต้องมีคู่สัญญาครบ ลายมือชื่อผู้มีอำนาจจริง และลำดับการรับรองที่ตรงกับที่ปลายทางระบุ
สัญญาจ้างงานเป็นเอกสารเอกชน ไม่มีหน่วยงานรัฐใดออกหรือรับรองเนื้อหาให้ตั้งแต่ต้นทาง สิ่งที่การรับรองเอกสารทำได้คือยืนยันว่าลายมือชื่อในสัญญาเป็นลายมือชื่อของบุคคลที่มาลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารจริง ไม่ใช่ยืนยันว่าข้อตกลงในสัญญาชอบด้วยกฎหมายหรือบังคับได้ในประเทศปลายทาง ความเข้าใจข้อนี้ช่วยให้ตั้งความคาดหวังถูกและเลือกลำดับการรับรองได้ตรงจุด
ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 สัญญาจ้างแรงงานในไทยไม่ได้บังคับให้ทำเป็นหนังสือเสมอไป สัญญาด้วยวาจาก็มีผล แต่เมื่อจะใช้ต่อหน่วยงานต่างประเทศ เอกสารที่เป็นหนังสือเท่านั้นที่จะเดินเข้าสู่ลำดับแปลและรับรองได้ หากที่ผ่านมาไม่เคยทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร ทางออกที่ใช้ได้จริงคือให้นายจ้างออกหนังสือรับรองการจ้างที่ระบุตำแหน่ง ช่วงเวลา และเงื่อนไขการจ้างแทน แล้วรับรองเอกสารฉบับนั้น
ผู้ลงนามฝ่ายนายจ้างต้องเป็นกรรมการผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรองนิติบุคคลของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือผู้รับมอบอำนาจที่มีหนังสือมอบอำนาจแนบ จุดนี้เป็นสาเหตุของการตีกลับที่พบบ่อยที่สุด เพราะฝ่ายบุคคลมักลงนามเองโดยไม่มีหนังสือมอบอำนาจ ทนายความผู้ทำคำรับรองจะขอหนังสือรับรองนิติบุคคลที่ออกใหม่ประกอบเสมอ เพื่อพิสูจน์ว่าผู้ลงนามมีอำนาจในวันที่ลงนามจริง
เรื่องภาษาก็ต้องวางแผนล่วงหน้า หากสัญญาทำเป็นสองภาษาในฉบับเดียวกันและมีข้อกำหนดว่าฉบับภาษาใดใช้บังคับ ปลายทางบางแห่งรับได้เลยโดยไม่ต้องแปล แต่หลายประเทศยังต้องการคำแปลที่ผ่านการรับรองจากกรมการกงสุลอยู่ดี วิธีที่ปลอดภัยคือถามเงื่อนไขที่ปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษรก่อน แล้วจึงตัดสินใจว่าจะทำสัญญาสองภาษาหรือทำฉบับภาษาไทยแล้วแปล
เอกสารที่ต้องเตรียม
- สัญญาจ้างงานต้นฉบับที่ลงนามครบทุกฝ่าย พร้อมหน้าลงนามและเอกสารแนบท้ายทุกฉบับ
- หนังสือรับรองนิติบุคคลของนายจ้างที่ออกใหม่ (กรมพัฒนาธุรกิจการค้า) แสดงกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม
- หนังสือมอบอำนาจ หากผู้ลงนามไม่ใช่กรรมการผู้มีอำนาจโดยตรง
- บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของผู้ลงนามทั้งฝ่ายนายจ้างและลูกจ้าง
- หนังสือเดินทางของลูกจ้าง (สะกดชื่อ-นามสกุลให้ตรงกับที่ใช้ในเอกสารปลายทาง)
- หนังสือหรืออีเมลจากหน่วยงานปลายทางที่ระบุรูปแบบการรับรองที่ต้องการ (ถ้ามี)
ลำดับขั้นตอน
- ยืนยันกับหน่วยงานปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษรว่าต้องการ ต้นฉบับ สำเนารับรอง หรือคำแปลรับรอง และภาษาใด
- จัดเตรียมสัญญาฉบับสมบูรณ์ ให้ผู้มีอำนาจลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร
- แปลสัญญาโดยผู้แปลที่รับผิดชอบคำแปล พร้อมคำรับรองคำแปลแนบท้าย
- ยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
- นำไปรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทางในกรุงเทพฯ เมื่อประเทศนั้นกำหนด
- เมื่ออนุสัญญา Apostille มีผลกับไทยแล้ว ตรวจสอบว่าประเทศปลายทางเป็นภาคีหรือไม่ เพื่อลดขั้นตอนสถานทูต
เช็กลิสต์ก่อนยื่น
- ชื่อ-นามสกุลลูกจ้างในสัญญาสะกดตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร
- ชื่อนิติบุคคลนายจ้างตรงกับหนังสือรับรองนิติบุคคล ไม่ใช่ชื่อทางการค้า
- หน้าลงนามมีลายมือชื่อครบและมีตราประทับบริษัทเมื่อหนังสือรับรองระบุว่าต้องประทับ
- ระบุตำแหน่ง วันเริ่มงาน และลักษณะสัญญา (กำหนดระยะเวลาหรือไม่กำหนด) ชัดเจน
- เอกสารแนบท้ายที่อ้างถึงในสัญญาแนบมาครบ ไม่มีหน้าขาดหาย
คำแนะนำจากงานจริง
- ขอหนังสือรับรองนิติบุคคลฉบับใหม่ก่อนวันนัดรับรองเสมอ ปลายทางหลายแห่งกำหนดอายุเอกสารไม่เกินหกเดือน
- หากสัญญามีหลายหน้า ให้ผู้ลงนามลงนามกำกับทุกหน้า จะลดข้อโต้แย้งเรื่องการสับเปลี่ยนหน้า
- เก็บไฟล์สแกนสีความละเอียดสูงของทุกฉบับที่รับรองแล้ว ปลายทางมักขอสำเนาอิเล็กทรอนิกส์เพิ่ม
- ถ้าปลายทางเป็นหน่วยงานตรวจคนเข้าเมือง ให้เตรียมหลักฐานสอดคล้องกัน เช่น สลิปเงินเดือนช่วงเดียวกันไว้ด้วย
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ให้ฝ่ายบุคคลลงนามแทนกรรมการโดยไม่มีหนังสือมอบอำนาจ ทำให้การรับรองลายมือชื่อทำไม่ได้
- ใช้สัญญาฉบับร่างที่ยังไม่ลงนามครบไปเข้าลำดับรับรอง ทำให้ต้องเริ่มใหม่ทั้งชุด
- แปลชื่อบริษัทหรือตำแหน่งไม่ตรงกับที่ใช้ในเอกสารชุดอื่น ทำให้ปลายทางมองว่าเป็นคนละนิติบุคคล
- เริ่มขั้นตอนสถานทูตก่อนได้รับการรับรองคำแปลจากกรมการกงสุล ทำให้เสียเที่ยวและต้องเรียงลำดับใหม่
คำถามที่พบบ่อย
สัญญาจ้างงานต้องทำเป็นหนังสือตามกฎหมายไทยหรือไม่
พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 ไม่ได้บังคับให้สัญญาจ้างแรงงานทั่วไปต้องทำเป็นหนังสือ สัญญาด้วยวาจาก็ผูกพันได้ แต่หากต้องใช้ต่อหน่วยงานต่างประเทศ ต้องมีเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรจึงจะเข้าสู่ลำดับแปลและรับรองได้
ใครควรเป็นผู้ลงนามฝ่ายนายจ้าง
ควรเป็นกรรมการผู้มีอำนาจลงนามตามหนังสือรับรองนิติบุคคลของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หากเป็นผู้อื่นต้องมีหนังสือมอบอำนาจแนบและแสดงต่อทนายความผู้ทำคำรับรองในวันลงนาม
การรับรองเอกสารทำให้สัญญาบังคับใช้ได้ในต่างประเทศเลยหรือไม่
ไม่ใช่ การรับรองยืนยันเพียงความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับ ส่วนการบังคับใช้สัญญาเป็นเรื่องของกฎหมายและเขตอำนาจศาลของประเทศปลายทาง
สัญญาสองภาษาในฉบับเดียวใช้ได้โดยไม่ต้องแปลหรือไม่
ขึ้นกับเงื่อนไขของปลายทาง บางแห่งรับฉบับสองภาษาได้ทันที แต่หลายแห่งยังต้องการคำแปลที่ผ่านการรับรองจากกรมการกงสุล จึงควรขอเงื่อนไขเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนจัดทำ
ถ้าบริษัทเลิกกิจการไปแล้วจะรับรองสัญญาเดิมได้อย่างไร
เมื่อไม่มีผู้มีอำนาจลงนามเหลืออยู่ การรับรองลายมือชื่อจะทำไม่ได้ ทางที่ใช้ได้คือใช้หลักฐานทางการอื่นแทน เช่น เอกสารจากสำนักงานประกันสังคมที่แสดงช่วงเวลาการเป็นผู้ประกันตนกับนายจ้างรายนั้น
หลังไทยเข้าเป็นภาคี Apostille แล้วจะสั้นลงไหม
อนุสัญญาจะมีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ตามข้อมูล HCCH เมื่อมีผลแล้วและประเทศปลายทางเป็นภาคีด้วย ขั้นตอนรับรองที่สถานทูตปลายทางจะถูกแทนที่ด้วย Apostille ใบเดียว แต่ขั้นตอนต้นทางคือการลงนามโดยผู้มีอำนาจและการแปลยังคงอยู่
ต้องการให้ทีมงานตรวจเอกสารก่อนยื่น ส่งสแกนทาง LINE @nycli โทร +66-83-249-4999 หรืออีเมล nycli@ilc.ltd ทีมงานจะแจ้งขั้นตอน เอกสารที่ยังขาด และกรอบเวลาที่เป็นไปได้จริงตามกรณีของคุณ