สลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองรายได้
หลักฐานรายได้ใช้ประกอบวีซ่า การเช่าที่พัก หรือการขอสินเชื่อในต่างประเทศ ตัวเลขในสลิป หนังสือรับรองเงินเดือน และรายการเดินบัญชีต้องอธิบายกันได้อย่างสอดคล้อง
หลักฐานรายได้ไม่ได้ถูกอ่านทีละฉบับ แต่ถูกอ่านเป็นชุดที่ต้องอธิบายกันได้ ผู้พิจารณาจะเทียบยอดสุทธิในสลิปเงินเดือนกับยอดที่เข้าบัญชีธนาคารในเดือนเดียวกัน หากตัวเลขต่างกันโดยไม่มีคำอธิบาย เช่น มีการหักชำระเงินกู้สวัสดิการหรือจ่ายเป็นสองงวด เอกสารทั้งชุดจะถูกตั้งคำถาม การเตรียมคำอธิบายสั้น ๆ พร้อมหลักฐานประกอบตั้งแต่แรกจึงมีผลต่อความน่าเชื่อถือมาก
สลิปเงินเดือนเป็นเอกสารที่นายจ้างออก ส่วนหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นหนังสือที่นายจ้างรับรองยอดรายได้ประจำ ทั้งสองอย่างเป็นเอกสารเอกชนเช่นเดียวกัน จึงต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารก่อนเข้าสู่งานนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล ต่างจากรายการเดินบัญชีที่ธนาคารรับรองซึ่งมีลำดับของตัวเอง
จำนวนเดือนย้อนหลังที่ต้องเตรียมขึ้นกับปลายทางล้วน ๆ บางแห่งขอสามเดือน บางแห่งขอหกหรือสิบสองเดือน และบางแห่งกำหนดว่าเอกสารต้องออกไม่เกินกี่วันก่อนวันยื่น การถามให้ชัดก่อนแล้วจึงเดินเอกสารครั้งเดียวจะประหยัดกว่าการเตรียมเผื่อแล้วพบว่าเอกสารหมดอายุระหว่างรอคิวรับรอง
หากรายได้มีส่วนที่ไม่คงที่ เช่น ค่าคอมมิชชั่นหรือโบนัส ควรให้หนังสือรับรองแยกรายได้ประจำออกจากรายได้ผันแปรอย่างชัดเจน ผู้พิจารณาส่วนใหญ่ใช้เฉพาะรายได้ประจำเป็นฐานคำนวณ การเขียนรวมกันเป็นก้อนเดียวมักทำให้ถูกขอเอกสารเพิ่มและเสียเวลารอบใหม่
เอกสารที่ต้องเตรียม
- สลิปเงินเดือนย้อนหลังตามจำนวนเดือนที่ปลายทางกำหนด
- หนังสือรับรองเงินเดือนบนหัวจดหมายบริษัท ลงนามโดยผู้มีอำนาจ
- รายการเดินบัญชีธนาคารช่วงเวลาเดียวกันที่ธนาคารรับรอง
- หนังสือรับรองนิติบุคคลของนายจ้างที่ออกใหม่
- หนังสือเดินทางของผู้ขอ และคำอธิบายรายการที่ผิดปกติในบัญชี (ถ้ามี)
ลำดับขั้นตอน
- ถามปลายทางให้ชัดว่าต้องการกี่เดือน รูปแบบใด และเอกสารต้องออกภายในกี่วันก่อนยื่น
- รวบรวมสลิปและหนังสือรับรองเงินเดือน ตรวจให้ตัวเลขตรงกับรายการเดินบัญชี
- ให้ผู้มีอำนาจลงนาม แล้วรับรองลายมือชื่อกับทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร
- แปลเอกสารทั้งชุดให้สอดคล้องกัน โดยใช้คำศัพท์รายการหักและรายการจ่ายแบบเดียวกันทุกฉบับ
- รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล แล้วจึงไปสถานเอกอัครราชทูตปลายทางเมื่อประเทศนั้นกำหนด
เช็กลิสต์ก่อนยื่น
- ยอดสุทธิในสลิปแต่ละเดือนอธิบายได้กับยอดที่เข้าบัญชีเดือนเดียวกัน
- หนังสือรับรองเงินเดือนแยกรายได้ประจำออกจากรายได้ผันแปรอย่างชัดเจน
- สกุลเงินระบุชัดเจนทุกฉบับ และใช้รูปแบบวันที่แบบเดียวกันทั้งชุด
- ชื่อผู้รับเงินในสลิปตรงกับชื่อเจ้าของบัญชีธนาคารและหนังสือเดินทาง
- เอกสารทุกฉบับอยู่ในช่วงอายุที่ปลายทางกำหนด ณ วันยื่นจริง
คำแนะนำจากงานจริง
- เตรียมตารางสรุปหนึ่งหน้าเทียบเดือนต่อเดือนระหว่างสลิปกับรายการเดินบัญชี ช่วยให้ผู้พิจารณาอ่านเร็วขึ้นมาก
- หากได้รับเงินเดือนเป็นเงินสด ให้ขอหลักฐานการจ่ายที่มีลายมือชื่อรับเงินและหลักฐานภาษีหัก ณ ที่จ่ายประกอบ
- อย่าตัดยอดหรือปิดทับข้อมูลในรายการเดินบัญชี การแก้ไขเอกสารทำให้ทั้งชุดเสียความน่าเชื่อถือ
- ถ้ามีเงินก้อนเข้าบัญชีผิดปกติ ให้เตรียมหลักฐานที่มาของเงินก้อนนั้นล่วงหน้า
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ส่งสลิปที่พิมพ์จากระบบโดยไม่มีลายมือชื่อหรือตราของนายจ้าง ทำให้รับรองลายมือชื่อไม่ได้
- ตัวเลขในหนังสือรับรองเป็นยอดรวมทั้งโบนัส ทำให้ปลายทางคำนวณรายได้ประจำไม่ตรงกับสลิป
- เอกสารออกก่อนวันยื่นนานเกินกำหนดของปลายทาง ต้องขอออกใหม่ทั้งชุด
- แปลรายการหักภาษีและประกันสังคมด้วยคำที่ต่างกันในแต่ละฉบับ ทำให้ดูเหมือนคนละโครงสร้างเงินเดือน
คำถามที่พบบ่อย
ต้องเตรียมสลิปเงินเดือนย้อนหลังกี่เดือน
ไม่มีมาตรฐานกลาง ขึ้นกับข้อกำหนดของหน่วยงานหรือสถานทูตปลายทางแต่ละแห่ง ที่พบบ่อยคือสามถึงหกเดือน ควรขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนจัดเตรียม
สลิปที่พิมพ์จากระบบออนไลน์ใช้ได้หรือไม่
ใช้ได้เมื่อฝ่ายบุคคลรับรองสำเนาถูกต้องและมีผู้มีอำนาจลงนามกำกับ เพราะการรับรองลายมือชื่อต้องมีลายมือชื่อจริงให้รับรอง
จำเป็นต้องมีทั้งสลิปและหนังสือรับรองเงินเดือนไหม
หลายปลายทางขอทั้งสองอย่างเพราะทำหน้าที่ต่างกัน สลิปแสดงรายการจ่ายจริงรายเดือน ส่วนหนังสือรับรองยืนยันสถานะการจ้างและรายได้ประจำในปัจจุบัน
รายการเดินบัญชีต้องรับรองโดยใคร
โดยธนาคารผู้ออกเอกสาร ซึ่งเป็นคนละลำดับกับเอกสารที่นายจ้างออก จึงควรเผื่อเวลาสำหรับสองเส้นทางคู่ขนาน
ได้รับเงินเดือนเป็นเงินสดจะพิสูจน์อย่างไร
ใช้หลักฐานการจ่ายที่มีลายมือชื่อผู้รับเงิน ประกอบกับหลักฐานภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเอกสารประกันสังคมในช่วงเดียวกัน เพื่อให้ชุดเอกสารอธิบายกันได้
ต้องแปลงเป็นสกุลเงินของประเทศปลายทางหรือไม่
โดยทั่วไปไม่ต้องแปลงในตัวเอกสาร ควรคงสกุลเงินบาทตามต้นฉบับและระบุสกุลเงินให้ชัด หากปลายทางต้องการตัวเลขเทียบเคียง ให้แนบเป็นเอกสารประกอบแยกต่างหาก
ต้องการให้ทีมงานตรวจเอกสารก่อนยื่น ส่งสแกนทาง LINE @nycli โทร +66-83-249-4999 หรืออีเมล nycli@ilc.ltd ทีมงานจะแจ้งขั้นตอน เอกสารที่ยังขาด และกรอบเวลาที่เป็นไปได้จริงตามกรณีของคุณ