จัดชุดเอกสารประกวดราคา (Tender/Bid) แปลรับรองและรับรองกงสุลครบสาย
ชุดเอกสารประกวดราคาข้ามประเทศมักประกอบด้วยหนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น งบการเงิน ใบทะเบียนภาษี ผลงานที่ผ่านมา และหนังสือมอบอำนาจผู้ลงนามเสนอราคา ทั้งชุดต้องแปลรับรองและผ่านสายรับรองกรมการกงสุลกับสถานทูตปลายทาง โดยงานปกติใช้เวลา 7–15 วันทำการ จึงควรเริ่มก่อนวันปิดรับซองอย่างน้อย 3 สัปดาห์
เหมาะกับใคร: ผู้รับเหมา ผู้ส่งออก และบริษัทที่ยื่นประมูลงานภาครัฐหรือรัฐวิสาหกิจในต่างประเทศ
ข้อเท็จจริงสำคัญ
| เอกสารแกนหลัก | หนังสือรับรองบริษัท บอจ.5 งบการเงิน ใบ ภ.พ.20 ผลงาน และหนังสือมอบอำนาจ |
|---|---|
| ระยะเวลาปกติ | 7–15 วันทำการต่อชุด ขึ้นกับจำนวนฉบับและคิวสถานทูต |
| ควรเริ่มก่อนปิดซอง | อย่างน้อย 3 สัปดาห์ เพื่อกันคิวหน่วยงานและการแก้ไขเอกสาร |
| สายรับรอง | รับรองต้นฉบับ → แปลรับรอง → กรมการกงสุล → สถานทูตปลายทาง |
เอกสารที่ต้องเตรียม
- หนังสือรับรองบริษัทอายุไม่เกิน 3–6 เดือน ตามที่เจ้าของงานกำหนด
- บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ฉบับล่าสุด
- งบการเงินย้อนหลัง 1–3 ปี พร้อมรายงานผู้สอบบัญชี
- ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- หนังสือมอบอำนาจผู้ลงนามในซองเสนอราคา
- หนังสือรับรองผลงานหรือสัญญาที่แล้วเสร็จ พร้อมหนังสือรับรองจากผู้ว่าจ้าง
- เอกสารประกาศเชิญชวน (TOR/ITB) เพื่อใช้ตรวจข้อกำหนดการรับรอง
ขั้นตอนการทำงานจริง
- 1. ถอดเช็กลิสต์จาก TOR
อ่านประกาศเชิญชวนแล้วถอดเป็นเช็กลิสต์รายฉบับ ว่าฉบับใดต้องรับรองระดับใด และต้องยื่นเป็นต้นฉบับหรือสำเนา
ผู้รับผิดชอบ: ทีมที่ปรึกษา · ระยะเวลา: 1–2 วันทำการ
- 2. คัดเอกสารนิติบุคคลใหม่
ขอหนังสือรับรองและ บอจ.5 ฉบับใหม่ให้อยู่ในกรอบอายุที่เจ้าของงานรับ
ผู้รับผิดชอบ: ทีมเดินเอกสาร · ระยะเวลา: 1–3 วันทำการ
- 3. ร่างหนังสือมอบอำนาจให้ตรงแบบ
ร่างสองภาษาโดยระบุขอบเขตอำนาจ เลขที่โครงการ และวันที่ให้ตรงกับที่ TOR กำหนด
ผู้รับผิดชอบ: ทนายผู้ทำคำรับรอง · ระยะเวลา: 1–2 วันทำการ
- 4. แปลรับรองทั้งชุด
แปลโดยคงเลขทะเบียน ตัวเลขงบการเงิน และชื่อกรรมการให้ตรงต้นฉบับทุกตัวอักษร
ผู้รับผิดชอบ: ทีมแปล · ระยะเวลา: 3–6 วันทำการ
- 5. รับรองกงสุลและสถานทูต
ยื่นกรมการกงสุลแล้วต่อสถานทูตปลายทาง ตามลำดับและจำนวนชุดที่เจ้าของงานกำหนด
ผู้รับผิดชอบ: ทีมเดินเอกสาร · ระยะเวลา: 2–5 วันทำการต่อหน่วยงาน
- 6. จัดซองตามรูปแบบที่กำหนด
เรียงเอกสารตามลำดับใน TOR ทำสารบัญ ใส่เลขหน้า และเตรียมชุดสำรองตามจำนวนที่ระบุ
ผู้รับผิดชอบ: ทีมงาน · ระยะเวลา: 1–2 วันทำการ
เคสถูกตีกลับเพราะอะไร
- เริ่มงานช้ากว่ากำหนดปิดซอง จนคิวสถานทูตไม่ทัน
- หนังสือรับรองบริษัทเก่าเกินกรอบอายุที่เจ้าของงานกำหนด
- หนังสือมอบอำนาจไม่ระบุเลขที่โครงการหรือขอบเขตอำนาจไม่ครอบคลุมการลงนามในซอง
- แปลตัวเลขงบการเงินหรือชื่อกรรมการคลาดเคลื่อนแม้เพียงตัวอักษรเดียว
- ยื่นสำเนาในฉบับที่ TOR ระบุว่าต้องเป็นต้นฉบับรับรอง
เปรียบเทียบทางเลือก
| ทางเลือก | ใช้เมื่อ | ระยะเวลา | หมายเหตุ |
|---|---|---|---|
| ทีมภายในบริษัทจัดเอง | มีเจ้าหน้าที่ประสานงานเอกสารประจำและกำหนดยื่นยังห่าง | 3–6 สัปดาห์ | ต้องมีคนติดตามคิวหลายหน่วยงานพร้อมกัน |
| ให้เราจัดชุดครบสาย | ต้องการให้ทันกำหนดปิดซองและลดความเสี่ยงตกคุณสมบัติ | 7–15 วันทำการ | มีเช็กลิสต์รายฉบับและรายงานสถานะรายวันช่วงเร่ง |
| เร่งด่วนเฉพาะฉบับสำคัญ | เหลือเวลาน้อยและเจ้าของงานยอมรับการทยอยยื่น | 3–7 วันทำการ | จัดลำดับฉบับที่เป็นเงื่อนไขตกคุณสมบัติก่อน |
คำถามที่พบบ่อย
ควรเริ่มเตรียมเอกสารก่อนปิดซองกี่วัน?
อย่างน้อย 3 สัปดาห์สำหรับชุดมาตรฐาน เพราะสายรับรองกงสุลและสถานทูตมีคิวที่เราควบคุมไม่ได้ และเอกสารนิติบุคคลบางฉบับต้องคัดใหม่
ต้องรับรองทุกฉบับในชุดไหม?
ไม่จำเป็น TOR มักระบุเฉพาะบางฉบับ เราจึงถอดเช็กลิสต์รายฉบับก่อน เพื่อไม่ให้เสียเวลารับรองเอกสารที่ไม่ถูกกำหนด
งบการเงินต้องย้อนหลังกี่ปี?
ส่วนใหญ่ 1–3 ปีตามที่เจ้าของงานกำหนด และมักต้องมีรายงานผู้สอบบัญชีแนบมาด้วย
หนังสือมอบอำนาจใช้แบบทั่วไปได้ไหม?
ไม่แนะนำ ควรระบุเลขที่โครงการ ขอบเขตการลงนาม และอายุการมอบอำนาจ เพราะกรรมการประเมินมักตรวจจุดนี้อย่างเข้มงวด
ถ้าเจ้าของงานขอหลายชุดต้องทำอย่างไร?
ระบุจำนวนชุดตั้งแต่ต้น เพราะการรับรองแต่ละชุดต้องยื่นแยก และการทำเพิ่มภายหลังจะเสียเวลาซ้ำทั้งสาย
เอกสารภาษาไทยยื่นได้เลยไหม?
โดยทั่วไปไม่ได้ ต้องมีคำแปลรับรองในภาษาที่ประกาศกำหนด และบางประเทศกำหนดให้แปลโดยผู้แปลที่ได้รับการรับรองในประเทศนั้น
ถ้าเอกสารถูกตีกลับจะแก้ทันไหม?
เราวางแผนเผื่อรอบแก้ไขไว้ในตารางงานเสมอ และจัดลำดับฉบับที่มีความเสี่ยงสูงให้เสร็จก่อน เพื่อให้มีเวลาแก้ไข
อยากให้ดูแลทั้งหมดตั้งแต่ต้นได้ไหม?
ได้ เราอ่าน TOR ทำเช็กลิสต์ คัดเอกสาร แปล รับรอง จัดซอง และส่งถึงตัวแทนปลายทาง พร้อมรายงานความคืบหน้าเป็นระยะ
การตกคุณสมบัติในงานประมูลส่วนใหญ่ไม่ได้มาจากราคา แต่มาจากเอกสารไม่ครบหรือรับรองผิดระดับ ทีมที่ปรึกษาประสบการณ์กว่า 15 ปีของเราจะถอด TOR เป็นเช็กลิสต์รายฉบับให้ก่อน แล้วคุมตารางเวลาให้ทันวันปิดซอง
ส่งเอกสารให้เราประเมินทาง LINEไม่อยากเดินเรื่องเอง ทีมที่ปรึกษาประสบการณ์กว่า 15 ปี ดูแลให้ครบทั้งกระบวนการ
อ่านต่อ
แหล่งอ้างอิงทางการ
ปรึกษาทีมงานก่อนเริ่มดำเนินการ
ทีมงานของเรามีประสบการณ์มากกว่า 15 ปีในงานแปล รับรองเอกสาร และการยื่นต่อหน่วยงานราชการทั้งในและต่างประเทศ เราให้คำปรึกษาตั้งแต่การเลือกเส้นทางรับรองที่ถูกต้อง การจัดลำดับเอกสาร ไปจนถึงการแก้ไขเคสที่เคยถูกตีกลับ
- ประเมินเคสก่อนเริ่มงาน เพื่อบอกได้ว่าเอกสารชุดใดจำเป็นจริง และชุดใดไม่ต้องทำ
- วางลำดับขั้นตอนให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น ลดความเสี่ยงถูกตีกลับและต้องเริ่มใหม่
- อธิบายข้อกำหนดของปลายทาง (สถานทูต หน่วยงาน หรือหน่วยงานต่างประเทศ) ตามที่ประกาศไว้ ณ วันที่ให้คำปรึกษา
- หากคุณไม่อยากยุ่งยาก เราดูแลให้ครบทั้งกระบวนการ ตั้งแต่แปล รับรอง จนถึงรับเอกสารคืน
ผลการพิจารณาขึ้นอยู่กับดุลพินิจของหน่วยงานปลายทาง เราให้คำแนะนำตามแนวปฏิบัติล่าสุดที่ตรวจสอบได้