เลือกวัตถุประสงค์ของคุณ เช่น เรียนต่อ ทำงาน สมรส ย้ายถิ่นฐาน หรือเอกสารบริษัท จากนั้นเลือกประเทศปลายทาง ระบบจะแสดงรายการเอกสารต้นทางที่ต้องเตรียม ลำดับขั้นการรับรอง (แปลรับรอง → กรมการกงสุล → Apostille หรือสถานทูต) และข้อควรระวังเฉพาะเคสนั้น รายการนี้เป็นแนวทางเริ่มต้น ควรตรวจสอบเช็กลิสต์ล่าสุดของหน่วยงานปลายทางประกอบเสมอ

ขึ้นกับว่าประเทศปลายทางเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille หรือไม่ ถ้าเป็นภาคี เอกสารที่ผ่านการรับรองจากกรมการกงสุลแล้วขอ Apostille เพิ่มก็ใช้ได้เลย ไม่ต้องผ่านสถานทูต แต่ถ้าปลายทางไม่ใช่ภาคี ต้องนำเอกสารที่กรมการกงสุลรับรองแล้วไปให้สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้นในไทยรับรองต่ออีกชั้น

เอกสารเอกชนที่ไม่มีตราราชการ เช่น หนังสือมอบอำนาจ คำให้การ (affidavit) หรือสัญญา ต้องให้ผู้ลงนามลงลายมือชื่อต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความฯ ก่อน แล้วจึงนำเข้าสู่ขั้นตอนแปลรับรองและกรมการกงสุลตามลำดับ

หน่วยงานส่วนใหญ่กำหนดให้เอกสารสถานะบุคคล เช่น หนังสือรับรองความเป็นโสด ทะเบียนบ้าน หรือหนังสือรับรองบริษัท มีอายุไม่เกิน 3–6 เดือนนับจากวันออก จึงควรขอเอกสารใกล้กับวันยื่นจริง และตรวจสอบข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางก่อนเริ่มกระบวนการรับรอง

สาเหตุที่พบบ่อยได้แก่ การสะกดชื่อ-นามสกุลไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง คำแปลชื่อสถานที่หรือหน่วยงานไม่สอดคล้องกันระหว่างเอกสารแต่ละฉบับ สำเนาไม่ชัดหรือตราประทับขาด เอกสารเกินอายุที่กำหนด และการข้ามลำดับขั้นการรับรอง เช่น ยื่นสถานทูตก่อนผ่านกรมการกงสุล