Notary · แปลรับรอง · NAATI · MFA/Apostille ต่างกันอย่างไร

ไม่เหมือนกันในทางกฎหมาย ประเทศไทยไม่มีตำแหน่ง Notary Public แบบระบบคอมมอนลอว์ แต่ใช้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ ทำหน้าที่รับรองลายมือชื่อ สำเนาเอกสาร และข้อเท็จจริง ซึ่งหน่วยงานต่างประเทศยอมรับเมื่อผ่านการรับรองจากกรมการกงสุลและ Apostille หรือสถานทูตปลายทางตามเส้นทางที่ถูกต้อง

ส่วนใหญ่ต้องทำต่อเนื่องกันเป็นลำดับ ไม่ใช่เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง เอกสารเอกชนเริ่มจากทนายผู้ทำคำรับรอง แล้วจึงแปลรับรอง จากนั้นกรมการกงสุลรับรอง และปิดท้ายด้วย Apostille หรือสถานทูตปลายทาง ส่วนเอกสารราชการไทยมักเริ่มที่การแปลรับรองได้เลยโดยไม่ต้องผ่านทนายผู้ทำคำรับรอง

ขึ้นกับหน่วยงานผู้รับ การยื่นวีซ่ากับ Department of Home Affairs และการยื่นมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่ต้องการคำแปลที่มีตรา NAATI เท่านั้น แต่ถ้าเอกสารต้องใช้กับหน่วยงานทะเบียนหรือศาลของออสเตรเลีย อาจต้องเพิ่มการรับรองจากกรมการกงสุลและ Apostille ด้วย จึงควรยืนยันข้อกำหนดกับหน่วยงานปลายทางก่อนเริ่มงาน

ประเทศไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille โดยมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 15 ธันวาคม 2568 (15 ธันวาคม 2025) เอกสารที่จะใช้ในประเทศภาคีจึงขอ Apostille จากกรมการกงสุลได้โดยไม่ต้องผ่านสถานทูตปลายทางอีกชั้น ส่วนประเทศที่ไม่ใช่ภาคียังต้องใช้เส้นทางรับรองผ่านสถานทูตในไทยตามเดิม

สาเหตุหลักคือการสะกดชื่อไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง คำแปลชื่อหน่วยงานหรือสถานที่ไม่สอดคล้องกันระหว่างเอกสารแต่ละฉบับ สำเนาไม่ชัดหรือตราประทับขาดหาย เอกสารเกินอายุที่หน่วยงานกำหนด และการข้ามลำดับขั้น เช่น นำเอกสารไปสถานทูตก่อนผ่านการรับรองของกรมการกงสุล