แนะนำบริการรับรองเอกสาร: เลือกผู้เดินเรื่องนิติกรณ์และสถานทูตอย่างไร

ขั้นตอนการเลือกและเตรียมงาน

1. ขั้นที่ 1 — ขอเอกสารต้นฉบับฉบับล่าสุด

   ขอเอกสารจากหน่วยงานผู้ออกใหม่ให้อยู่ในอายุที่ปลายทางกำหนด และตรวจว่ามีลายมือชื่อกับตราครบถ้วน

2. ขั้นที่ 2 — แปลและรับรองคำแปล

   แปลเป็นภาษาที่ปลายทางกำหนด โดยสะกดชื่อให้ตรงกับหนังสือเดินทาง แล้วออกใบรับรองคำแปล

3. ขั้นที่ 3 — ยื่นนิติกรณ์กรมการกงสุล

   ยื่นที่กองสัญชาติและนิติกรณ์เพื่อรับรองลายมือชื่อและตราของเจ้าหน้าที่ผู้ออกเอกสาร

4. ขั้นที่ 4 — ทำ Apostille หรือยื่นสถานทูต

   หากปลายทางเป็นภาคีให้ขอ Apostille หากไม่ใช่ภาคีให้ยื่นรับรองที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้นตามเงื่อนไขของแต่ละแห่ง

5. ขั้นที่ 5 — ตรวจรับและจัดส่ง

   ตรวจตราประทับ เลขที่รับรอง และจำนวนชุดให้ตรงตามที่ปลายทางกำหนดก่อนจัดส่งหรือนำไปยื่น

คำถามที่พบบ่อย

นิติกรณ์กับ Apostille ต่างกันอย่างไร

นิติกรณ์คือการรับรองลายมือชื่อและตราของเจ้าหน้าที่ผู้ออกเอกสารโดยกรมการกงสุล ส่วน Apostille คือหนังสือรับรองตามอนุสัญญากรุงเฮกที่ทำให้เอกสารใช้ได้ในประเทศภาคีโดยไม่ต้องรับรองต่อที่สถานทูต ทั้งสองอย่างอยู่คนละชั้นและเอกสารส่วนใหญ่ต้องผ่านนิติกรณ์ก่อน

เอกสารที่บริษัทออกเองรับรองได้หรือไม่

เอกสารเอกชนเข้าสู่ชั้นนิติกรณ์โดยตรงไม่ได้ ต้องให้ผู้มีอำนาจลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารก่อน จึงจะนำเข้าสู่ลำดับรับรองของทางราชการได้

ต้องเผื่อเวลานานแค่ไหนสำหรับการรับรองสถานทูต

ขึ้นกับสถานทูตแต่ละแห่งอย่างมาก บางแห่งรับยื่นเฉพาะบางวันของสัปดาห์และต้องนัดหมายล่วงหน้าหลายสัปดาห์ ควรตรวจปฏิทินและเงื่อนไขของสถานทูตนั้นก่อนวางแผน แล้วนับถอยหลังจากวันที่ต้องใช้เอกสารจริง

เอกสารฉบับเดียวใช้ยื่นหลายประเทศได้หรือไม่

โดยทั่วไปไม่ได้ เพราะเอกสารที่ผ่านการรับรองของสถานทูตหนึ่งจะผูกกับประเทศนั้น หากต้องใช้หลายประเทศ ควรทำหลายชุดตั้งแต่ต้น ยกเว้นกรณีที่ทุกปลายทางเป็นภาคีอนุสัญญาและยอมรับ Apostille ฉบับเดียวกัน

ถ้าเอกสารต้นฉบับหายระหว่างดำเนินการต้องทำอย่างไร

ต้องขอฉบับใหม่จากหน่วยงานผู้ออกและเริ่มลำดับรับรองใหม่ทั้งหมด จึงควรเลือกผู้ให้บริการที่มีหลักฐานการรับมอบเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรและมีการชดเชยความเสียหายที่ชัดเจน

คำแปลต้องเป็นภาษาอังกฤษเสมอหรือไม่

ไม่เสมอไป หลายประเทศกำหนดให้แปลเป็นภาษาราชการของตน เช่น สเปน อาหรับ จีน หรือญี่ปุ่น และบางแห่งรับเฉพาะคำแปลที่ทำโดยผู้แปลในรายชื่อของสถานทูต จึงต้องตรวจข้อกำหนดของปลายทางก่อนเริ่มแปล

มอบอำนาจให้ผู้อื่นเดินเรื่องแทนได้หรือไม่

ได้ในเกือบทุกขั้นตอนโดยทำหนังสือมอบอำนาจพร้อมสำเนาบัตรประจำตัวของผู้มอบและผู้รับมอบ แต่ขั้นตอนที่ต้องลงนามต่อหน้าผู้รับรองต้องดำเนินการด้วยตนเอง

จะรู้ได้อย่างไรว่าเอกสารรับรองครบชั้นแล้ว

ตรวจว่ามีครบสามส่วน คือใบรับรองคำแปลที่ลงนามโดยผู้รับรอง ตราหรือหนังสือรับรองนิติกรณ์จากกรมการกงสุล และ Apostille หรือตราของสถานทูตปลายทาง หากขาดส่วนใดส่วนหนึ่ง หน่วยงานผู้รับมักปฏิเสธทันที