แนะนำบริการแปลเอกสาร: เกณฑ์เลือกศูนย์แปลที่ปลายทางยอมรับจริง

ขั้นตอนการเลือกและเตรียมงาน

1. ขั้นที่ 1 — ยืนยันข้อกำหนดของปลายทาง

   ขอเป็นลายลักษณ์อักษรจากหน่วยงานปลายทางว่าต้องการคำแปลชั้นใด ภาษาใด และต้องมี Apostille หรือรับรองสถานทูตหรือไม่

2. ขั้นที่ 2 — ตรวจต้นฉบับก่อนแปล

   ตรวจว่าเอกสารต้นฉบับเป็นฉบับจริงหรือสำเนารับรอง อายุเอกสารยังอยู่ในเกณฑ์ที่ปลายทางรับ และชื่อสะกดตรงกับหนังสือเดินทาง

3. ขั้นที่ 3 — แปลและทบทวนสองชั้น

   ให้ผู้แปลเฉพาะสาขาแปล แล้วให้ผู้ทบทวนอีกคนตรวจศัพท์เฉพาะ ตัวเลข วันที่ และการสะกดชื่อก่อนออกใบรับรองคำแปล

4. ขั้นที่ 4 — เดินนิติกรณ์และรับรองชั้นถัดไป

   ยื่นนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล จากนั้นดำเนินการ Apostille หรือยื่นสถานทูตปลายทางตามสถานะภาคีของประเทศนั้น

5. ขั้นที่ 5 — ตรวจรับก่อนส่งออก

   ตรวจตราประทับ ลายมือชื่อ เลขที่รับรอง และจำนวนชุดให้ครบตามที่ปลายทางกำหนด ก่อนจัดส่งหรือยื่นจริง

คำถามที่พบบ่อย

แปลเอกสารราชการต้องใช้ผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนหรือไม่

กฎหมายไทยไม่ได้บังคับให้ผู้แปลทุกคนขึ้นทะเบียน แต่หน่วยงานปลายทางหลายแห่งกำหนดเอง เช่น ศาลบางประเภทและสถานทูตบางประเทศรับเฉพาะคำแปลจากผู้แปลในรายชื่อที่ตนรับรอง จึงควรยืนยันข้อกำหนดจากปลายทางก่อนเริ่มแปลทุกครั้ง

ความแตกต่างระหว่างรับรองคำแปลกับนิติกรณ์คืออะไร

การรับรองคำแปลคือผู้แปลยืนยันว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับ ส่วนนิติกรณ์คือการที่กรมการกงสุลรับรองลายมือชื่อและตราของเจ้าหน้าที่ผู้ออกเอกสาร ทั้งสองอย่างคนละชั้นกัน เอกสารที่จะใช้ต่างประเทศมักต้องมีทั้งคู่ตามลำดับ

ประเทศปลายทางเป็นภาคี Apostille แล้วยังต้องรับรองสถานทูตอีกหรือไม่

โดยหลักไม่ต้อง เพราะ Apostille ใช้แทนการรับรองต่อเนื่องหลายชั้น แต่บางหน่วยงานปลายทางยังกำหนดเงื่อนไขเพิ่มเป็นการเฉพาะ เช่น ต้องมีคำแปลภาษาราชการของประเทศนั้นแนบมาด้วย จึงควรตรวจข้อกำหนดของหน่วยงานผู้รับเอกสารเป็นรายกรณี

คำแปลมีอายุการใช้งานหรือไม่

ตัวคำแปลไม่มีวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางมักกำหนดอายุของเอกสารต้นทาง เช่น หนังสือรับรองความเป็นโสดหรือหนังสือรับรองบริษัทที่ออกไม่เกินสามถึงหกเดือน เมื่อต้นทางหมดอายุ คำแปลและตรารับรองที่ผูกกับต้นทางนั้นก็ใช้ไม่ได้

ชื่อในเอกสารสะกดไม่ตรงกับหนังสือเดินทางต้องทำอย่างไร

ต้องแก้ที่ต้นทางก่อน เช่น ขอแก้ทะเบียนราษฎรหรือขอหนังสือรับรองการเป็นบุคคลเดียวกันจากอำเภอ แล้วจึงแปลใหม่ การให้ผู้แปลสะกดตามหนังสือเดินทางโดยที่ต้นฉบับสะกดต่างกัน ทำให้เอกสารถูกตีกลับที่ชั้นนิติกรณ์

ส่งไฟล์สแกนแทนตัวจริงได้หรือไม่

ขั้นตอนแปลใช้ไฟล์สแกนความละเอียดสูงได้ แต่ขั้นตอนนิติกรณ์และการรับรองของสถานทูตต้องใช้เอกสารต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรองแล้ว จึงควรเตรียมตัวจริงไว้ตั้งแต่ต้นเพื่อไม่ให้เสียรอบเวลา

ต้องเตรียมเอกสารกี่ชุด

ควรเตรียมอย่างน้อยสองชุดที่ผ่านการรับรองครบชั้น ชุดหนึ่งสำหรับยื่นจริง อีกชุดสำรองไว้กรณีปลายทางเก็บต้นฉบับไว้ หากต้องยื่นหลายหน่วยงานพร้อมกัน ให้ทำจำนวนชุดตามจำนวนหน่วยงานตั้งแต่รอบแรก เพราะการทำเพิ่มภายหลังต้องเริ่มลำดับรับรองใหม่ทั้งหมด

ควรเผื่อเวลานานเท่าไร

สำหรับเอกสารมาตรฐานควรเผื่อประมาณสองถึงสามสัปดาห์นับจากวันเริ่ม โดยแบ่งเป็นแปลและทบทวนไม่กี่วันทำการ นิติกรณ์อีกไม่กี่วันทำการ และขั้นสถานทูตขึ้นกับคิวของแต่ละแห่ง หากปลายทางมีกำหนดยื่นแน่นอน ควรเริ่มก่อนอย่างน้อยหนึ่งเดือน