เอกสารทะเบียนราษฎร — 6 กรณี

การแจ้งเกิดในประเทศไทยทำที่สำนักทะเบียนในเขตพื้นที่ที่เด็กเกิด โดยใช้หนังสือรับรองการเกิด (ท.ร.1/1) ที่สถานพยาบาลออกให้เป็นหลักฐานประกอบ นายทะเบียนจะบันทึกรายการลงในทะเบียนคนเกิดแล้วออกสูติบัตรให้ผู้แจ้ง เอกสารฉบับนี้จึงเป็นเอกสารราชการที่ปลายทางในต่างประเทศยอมรับ ส่วนหนังสือรับรองการเกิดจากโรงพยาบาลเพียงอย่างเดียวมักไม่พอสำหรับงานวีซ่าหรืองานทะเบียน

หากสูติบัตรฉบับจริงสูญหายหรือชำรุด ให้ขอคัดและรับรองสำเนารายการในทะเบียนคนเกิดจากสำนักทะเบียนที่แจ้งเกิดไว้ สำเนาที่นายทะเบียนลงนามรับรองใช้แทนฉบับจริงได้ในงานนิติกรณ์ ทั้งนี้สำเนาที่ถ่ายเอกสารเองโดยไม่มีลายมือชื่อนายทะเบียนจะไม่ผ่านขั้นตอนรับรองที่กรมการกงสุล

ทะเบียนบ้านแสดงเลขรหัสประจำบ้าน ที่ตั้ง และรายการของผู้มีชื่ออยู่ในบ้าน พร้อมสถานะเจ้าบ้านหรือผู้อาศัย เมื่อจะใช้ต่างประเทศ ปลายทางมักขอสำเนาที่นายทะเบียนรับรองเฉพาะหน้าที่มีรายการของผู้ยื่นและหน้าที่แสดงที่ตั้งบ้าน ไม่จำเป็นต้องส่งทั้งเล่มเสมอไป

คนต่างชาติที่มีชื่ออยู่ในทะเบียนบ้านจะอยู่ในเล่ม ท.ร.13 ซึ่งเป็นทะเบียนบ้านสำหรับบุคคลที่เข้าเมืองโดยชอบด้วยกฎหมายแต่ยังไม่ได้สัญชาติไทย ควรระบุให้ชัดเมื่อสั่งแปล เพราะรูปแบบรายการและหัวเรื่องต่างจาก ท.ร.14

บัตรประจำตัวประชาชนแสดงชื่อตัว ชื่อสกุล วันเดือนปีเกิด ที่อยู่ตามทะเบียนบ้าน และเลขประจำตัวประชาชน 13 หลัก ด้านหลังบัตรมีรหัสควบคุมการผลิตซึ่งบางหน่วยงานปลายทางขอให้แปลด้วย จึงควรสแกนทั้งสองด้านก่อนสั่งแปล

เมื่อปลายทางต้องการเอกสารที่รัฐออกให้เป็นแผ่นกระดาษ ไม่ใช่บัตรพลาสติก สามารถขอหนังสือรับรองรายการบัตรประจำตัวประชาชนจากสำนักทะเบียนได้ เอกสารนี้สะดวกกว่าในงานนิติกรณ์ เพราะรับรองสำเนาและแปลได้ตรงไปตรงมา

เมื่อบุคคลเปลี่ยนชื่อตัวหรือชื่อสกุล นายทะเบียนจะออกหนังสือสำคัญแสดงการเปลี่ยนชื่อตัว (แบบ ช.3) หรือหนังสือสำคัญแสดงการเปลี่ยนชื่อสกุล (แบบ ช.5) แล้วแต่กรณี เอกสารนี้เป็นหลักฐานเดียวที่แสดงว่าบุคคลตามชื่อเดิมกับชื่อใหม่คือคนเดียวกัน จึงสำคัญมากในแฟ้มเอกสารข้ามประเทศ

ปัญหาที่พบบ่อยคือเอกสารเก่า เช่น สูติบัตร ปริญญาบัตร ใบรับรองการทำงาน หรือทะเบียนสมรส ยังใช้ชื่อเดิม ขณะที่หนังสือเดินทางและเอกสารปัจจุบันใช้ชื่อใหม่ หากไม่แนบหนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อพร้อมคำแปล หน่วยงานปลายทางอาจถือว่าเอกสารไม่สอดคล้องกันและปฏิเสธแฟ้ม

เมื่อมีผู้เสียชีวิต ผู้มีหน้าที่แจ้งตายต้องแจ้งต่อนายทะเบียนภายในกำหนดตามพระราชบัญญัติการทะเบียนราษฎร พ.ศ. 2534 หากเสียชีวิตในสถานพยาบาล จะมีหนังสือรับรองการตาย (ท.ร.4/1) จากสถานพยาบาลเป็นหลักฐานประกอบ นายทะเบียนจึงออกมรณบัตรซึ่งเป็นเอกสารราชการที่หน่วยงานทั้งในและต่างประเทศยอมรับ

กรณีการตายผิดธรรมชาติ กฎหมายกำหนดให้มีการชันสูตรพลิกศพก่อน ซึ่งอาจทำให้มีเอกสารเพิ่มเติมจากพนักงานสอบสวนหรือแพทย์ผู้ชันสูตร เอกสารเหล่านี้บางครั้งถูกร้องขอโดยบริษัทประกันหรือศาลต่างประเทศควบคู่กับมรณบัตร

หนังสือรับรองความเป็นโสดหรือหนังสือรับรองสถานภาพสมรสออกโดยสำนักทะเบียนตามข้อมูลที่ปรากฏในฐานข้อมูลทะเบียนราษฎรและทะเบียนครอบครัว เอกสารนี้มักถูกขอในการจดทะเบียนสมรสในต่างประเทศ การยื่นวีซ่าคู่สมรส หรือการดำเนินคดีครอบครัวข้ามประเทศ

หนังสือรับรองรายการทะเบียนราษฎรเป็นเอกสารที่นายทะเบียนออกให้เพื่อยืนยันรายการที่ปรากฏในทะเบียน เช่น ที่อยู่ วันเกิด หรือความสัมพันธ์ในครอบครัว เหมาะกับกรณีที่ปลายทางต้องการเอกสารรูปแบบหนังสือราชการมากกว่าสำเนาหน้าเล่มทะเบียนบ้าน