เอกสารศาลและคดีความ — 6 กรณี

จุดตั้งต้นของงานเอกสารศาลคือการระบุ 'ศาลใด คดีหมายเลขใด' ให้ถูกต้อง เพราะสำเนาที่รับรองได้มีเพียงศาลที่พิจารณาคดีนั้นเท่านั้น หมายเลขคดีดำและคดีแดงเป็นคนละหมายเลข และหน่วยงานปลายทางมักอ้างถึงหมายเลขคดีแดงซึ่งเป็นหมายเลขที่ศาลให้เมื่อมีคำพิพากษาแล้ว หากแจ้งหมายเลขผิด คำร้องขอคัดถ่ายจะล่าช้าตั้งแต่ขั้นตอนแรก

การขอคัดถ่ายสำเนาเอกสารในสำนวนเป็นสิทธิของคู่ความหรือผู้มีส่วนได้เสียตามประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง โดยยื่นคำร้องต่อศาลที่เก็บสำนวน ผู้ที่ไม่ใช่คู่ความต้องแสดงส่วนได้เสียให้ศาลเห็น และในบางคดี เช่น คดีครอบครัวหรือคดีเยาวชน ศาลอาจจำกัดการเปิดเผยเพื่อคุ้มครองผู้เยาว์

การหย่าในไทยเกิดได้สองทาง คือหย่าโดยความยินยอมซึ่งจดทะเบียนที่สำนักทะเบียน และหย่าโดยคำพิพากษาของศาลเยาวชนและครอบครัว เอกสารที่ใช้พิสูจน์จึงต่างกัน กรณีแรกใช้ทะเบียนการหย่าและใบสำคัญการหย่า กรณีหลังใช้สำเนาคำพิพากษาที่ศาลรับรอง

หน่วยงานต่างประเทศจำนวนมากไม่คุ้นกับระบบไทยและมักขอ 'เอกสารที่แสดงว่าคำพิพากษาถึงที่สุดแล้ว' เพราะในหลายประเทศคำพิพากษาที่ยังอุทธรณ์ได้ยังไม่เปลี่ยนสถานะสมรส หนังสือรับรองคดีถึงที่สุดที่ออกโดยศาลจึงเป็นเอกสารคู่ที่ควรขอพร้อมกัน

คดีเกี่ยวกับอำนาจปกครองบุตรอยู่ในเขตอำนาจศาลเยาวชนและครอบครัวตามพระราชบัญญัติศาลเยาวชนและครอบครัวและวิธีพิจารณาคดีเยาวชนและครอบครัว พ.ศ. 2553 คำสั่งอาจกำหนดให้ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งเป็นผู้ใช้อำนาจปกครอง หรือกำหนดร่วมกัน พร้อมรายละเอียดเรื่องที่อยู่และการติดต่อกับบุตร

ในทางปฏิบัติ หน่วยงานปลายทางอ่านคำสั่งเพื่อตอบคำถามสองข้อ คือใครมีอำนาจตัดสินใจแทนผู้เยาว์ และผู้เยาว์เดินทางออกนอกประเทศได้โดยความยินยอมของใคร คำแปลจึงต้องรักษาคำว่า 'ผู้ใช้อำนาจปกครอง' และเงื่อนไขเวลาให้ครบ ไม่ควรสรุปย่อ

ตามประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง คู่ความตั้งทนายความให้ว่าความแทนได้โดยยื่นใบแต่งทนายความต่อศาล เอกสารนี้ต้องมีลายมือชื่อของตัวความเอง จึงเป็นอุปสรรคเมื่อคู่ความอยู่ต่างประเทศและไม่สามารถเดินทางกลับได้

แนวปฏิบัติที่ใช้กันคือ ลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่กงสุลที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลไทยในประเทศที่พำนัก เพื่อให้มีการรับรองลายมือชื่อ แล้วส่งต้นฉบับกลับมายังทนายความในไทย บางกรณีอาจใช้การรับรองโดย Notary Public ในต่างประเทศแล้วผ่านการรับรองต่อ ทั้งนี้ขึ้นกับข้อกำหนดของศาลและลักษณะคดี

เมื่อผู้รับปลายทางต้องการเพียงข้อเท็จจริงว่าคดีสิ้นสุดแล้วหรือผลคดีเป็นอย่างไร การยื่นคำพิพากษาหลายสิบหน้าอาจไม่จำเป็น หนังสือรับรองที่ศาลออกให้เป็นเอกสารหน้าเดียวหรือสองหน้าซึ่งสรุปข้อเท็จจริงที่รับรอง ทำให้งานแปลและงานรับรองสั้นลงมาก

หนังสือรับรองคดีถึงที่สุดมีความสำคัญเป็นพิเศษกับงานสถานะบุคคล เช่น การหย่า การรับบุตรบุญธรรม หรือการเปลี่ยนแปลงสิทธิ เพราะหน่วยงานปลายทางต้องมั่นใจว่าไม่มีการอุทธรณ์ค้างอยู่

ระบบกฎหมายไทยไม่มีตำแหน่ง Notary Public แบบประเทศคอมมอนลอว์ งานรับรองลายมือชื่อและเอกสารดำเนินการโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ซึ่งขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ นี่คือช่องทางมาตรฐานสำหรับ affidavit ที่ทำในประเทศไทย

เนื้อหาของคำให้การควรเขียนเป็นข้อ ๆ ระบุข้อเท็จจริงที่ผู้ให้ถ้อยคำรู้เห็นด้วยตนเอง หลีกเลี่ยงการแสดงความเห็นทางกฎหมายหรือคาดเดา เพราะหน่วยงานปลายทางอาจปฏิเสธเอกสารที่ผสมข้อเท็จจริงกับความเห็น