คำให้การ คำแถลง และ Affidavit เพื่อใช้ต่างประเทศ
เมื่อหน่วยงานต่างประเทศขอคำให้การเป็นลายลักษณ์อักษรหรือ affidavit ผู้ให้ถ้อยคำมักต้องลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ แล้วจึงนำไปรับรองต่อกรมการกงสุลและสถานทูตตามที่ปลายทางกำหนด
ระบบกฎหมายไทยไม่มีตำแหน่ง Notary Public แบบประเทศคอมมอนลอว์ งานรับรองลายมือชื่อและเอกสารดำเนินการโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ซึ่งขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ นี่คือช่องทางมาตรฐานสำหรับ affidavit ที่ทำในประเทศไทย
เนื้อหาของคำให้การควรเขียนเป็นข้อ ๆ ระบุข้อเท็จจริงที่ผู้ให้ถ้อยคำรู้เห็นด้วยตนเอง หลีกเลี่ยงการแสดงความเห็นทางกฎหมายหรือคาดเดา เพราะหน่วยงานปลายทางอาจปฏิเสธเอกสารที่ผสมข้อเท็จจริงกับความเห็น
หากปลายทางส่งแบบฟอร์มมาให้ ควรใช้แบบฟอร์มนั้นตรงตามที่ส่งมา ไม่ควรพิมพ์ใหม่หรือปรับถ้อยคำเอง เพราะบางประเทศตรวจถ้อยคำในคำสาบานอย่างเคร่งครัด
เมื่อคำให้การทำเป็นภาษาไทย จะต้องมีคำแปลเป็นภาษาปลายทางประกอบ และหากทำเป็นสองภาษาในฉบับเดียว ควรจัดหน้าให้ข้อความสองภาษาอยู่คู่กันเพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจเทียบได้ง่าย
เอกสารที่ต้องเตรียม
- ร่างคำให้การหรือแบบฟอร์มที่ปลายทางกำหนด
- หนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชนของผู้ให้ถ้อยคำ
- เอกสารประกอบที่อ้างถึงในคำให้การ เช่น สัญญาหรือหลักฐานการโอนเงิน
- คำแปลภาษาปลายทาง หากต้นฉบับเป็นภาษาไทย
- ข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับปลายทาง หากมี
ลำดับขั้นตอน
- ยืนยันกับปลายทางว่าต้องใช้ถ้อยคำแบบใดและต้องรับรองกี่ชั้น
- จัดทำร่างคำให้การเป็นข้อ ๆ พร้อมเอกสารแนบ
- ลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ
- จัดทำคำแปลภาษาปลายทาง
- รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล
- รับรองต่อสถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทาง เมื่อประเทศนั้นกำหนด
เช็กลิสต์ก่อนยื่น
- ข้อเท็จจริงในคำให้การเป็นสิ่งที่ผู้ให้ถ้อยคำรู้เห็นเอง
- ไม่มีข้อความคาดเดาหรือความเห็นทางกฎหมายปะปน
- ชื่อและเลขหนังสือเดินทางถูกต้องทุกตัวอักษร
- เอกสารแนบมีการอ้างอิงหมายเลขตรงกับในคำให้การ
- ทราบว่าปลายทางต้องการต้นฉบับกี่ชุด
คำแนะนำจากงานจริง
- ส่งร่างให้ปลายทางตรวจก่อนลงนามจริง ลดความเสี่ยงต้องทำใหม่ทั้งกระบวนการ
- ลงนามพร้อมกันหลายฉบับหากต้องยื่นหลายแห่ง
- ระบุวันที่และสถานที่ลงนามให้ชัดเจน เพราะบางประเทศตรวจข้อมูลนี้
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- เข้าใจว่าประเทศไทยมี Notary Public แบบต่างประเทศ จึงหาผู้รับรองผิดประเภท
- แก้ไขถ้อยคำในแบบฟอร์มที่ปลายทางส่งมา ทำให้คำสาบานไม่ตรงตามที่กำหนด
- ลงนามล่วงหน้าก่อนพบทนายความ ทำให้รับรองการลงนามต่อหน้าไม่ได้
คำถามที่พบบ่อย
ประเทศไทยมี Notary Public หรือไม่
ไม่มีตำแหน่ง Notary Public แบบประเทศคอมมอนลอว์ งานรับรองลายมือชื่อและเอกสารดำเนินการโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์
affidavit ที่ทำในไทยใช้ในต่างประเทศได้เลยไหม
ส่วนใหญ่ต้องผ่านการรับรองต่อที่กรมการกงสุล และในหลายประเทศต้องผ่านสถานเอกอัครราชทูตของประเทศนั้นในกรุงเทพฯ อีกชั้น ควรถามข้อกำหนดของผู้รับก่อนเสมอ
เขียนคำให้การเองได้ไหม
ได้ แต่ควรให้ทนายความตรวจโครงสร้างและถ้อยคำก่อนลงนาม โดยเฉพาะเมื่อปลายทางกำหนดรูปแบบคำสาบานไว้เฉพาะ
ต้องลงนามต่อหน้าจริงหรือใช้ระบบออนไลน์ได้
การรับรองลายมือชื่อโดยหลักต้องลงนามต่อหน้าผู้รับรอง ควรตรวจสอบกับผู้รับรองและกับหน่วยงานปลายทางก่อน เพราะข้อกำหนดต่างกันตามประเภทเอกสารและประเทศ
เอกสารแนบต้องรับรองด้วยหรือไม่
ขึ้นกับข้อกำหนดของปลายทาง หลายกรณีเอกสารแนบต้องมีการรับรองสำเนาถูกต้องและอ้างอิงหมายเลขให้ตรงกับที่ระบุในคำให้การ
ทำเป็นสองภาษาในฉบับเดียวได้ไหม
ทำได้และช่วยให้ตรวจสอบง่าย แต่ควรจัดหน้าให้ข้อความสองภาษาอยู่คู่กัน และตรวจว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับทุกข้อ
ต้องการให้ทีมงานตรวจเอกสารก่อนยื่น ส่งสแกนทาง LINE @nycli โทร +66-83-249-4999 หรืออีเมล nycli@ilc.ltd ทีมงานจะแจ้งขั้นตอน เอกสารที่ยังขาด และกรอบเวลาที่เป็นไปได้จริงตามกรณีของคุณ