เอกสารประกันภัยและค่าสินไหม — 6 กรณี

กรมธรรม์ประกันภัยคือหลักฐานของสัญญาประกันภัยตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ บรรพ 3 ลักษณะ 20 ระบุผู้เอาประกันภัย ผู้รับประกันภัย ระยะเวลาคุ้มครอง ความคุ้มครองและข้อยกเว้น หนังสือรับรองความคุ้มครองเป็นเอกสารสรุปที่บริษัทออกให้เพื่อยืนยันว่ากรมธรรม์ยังมีผลบังคับในช่วงเวลาที่ระบุ

ประเทศปลายทางส่วนใหญ่ไม่ได้ขอเล่มกรมธรรม์ทั้งเล่ม แต่ขอหนังสือรับรองที่ระบุข้อมูลเฉพาะที่เขาต้องการ เช่น ชื่อผู้เอาประกันตรงกับหนังสือเดินทาง ระยะเวลาคุ้มครองครอบคลุมช่วงพำนัก ขอบเขตพื้นที่คุ้มครอง และวงเงินความคุ้มครองด้านรักษาพยาบาลหรือการส่งกลับ ควรตรวจข้อกำหนดของผู้รับเอกสารก่อนสั่งพิมพ์เอกสารจากบริษัท

หนังสือแจ้งผลการพิจารณาสินไหมระบุว่าบริษัทรับผิดหรือปฏิเสธ พร้อมเหตุผลตามเงื่อนไขกรมธรรม์ เมื่อผู้เอาประกันภัยย้ายไปต่างประเทศหรือมีประกันซ้อนกับผู้รับประกันภัยต่างชาติ เอกสารชุดนี้คือหลักฐานที่อีกฝ่ายใช้พิจารณาความซ้ำซ้อนของความคุ้มครอง

หนังสือปลดเปลื้องความรับผิดหรือใบรับเงินค่าสินไหมมีผลทางกฎหมายต่อสิทธิเรียกร้อง ควรอ่านให้เข้าใจก่อนลงนาม และหากต้องใช้ต่างประเทศควรจัดทำสองภาษาให้ข้อความตรงกัน เพื่อลดข้อโต้แย้งเรื่องขอบเขตการปลดเปลื้อง

พระราชบัญญัติคุ้มครองผู้ประสบภัยจากรถ พ.ศ. 2535 กำหนดให้เจ้าของรถต้องจัดให้มีการประกันภัยความเสียหายสำหรับผู้ประสบภัยจากรถ กรมธรรม์กลุ่มนี้เรียกกันว่าประกัน พ.ร.บ. และเป็นคนละส่วนกับประกันภัยภาคสมัครใจที่ซื้อเพิ่ม

เมื่อผู้ประสบภัยเป็นชาวต่างชาติหรือคดีต้องใช้ต่างประเทศ เอกสารที่ถูกขอบ่อยคือบันทึกประจำวันเกี่ยวกับคดีจากสถานีตำรวจ ใบรับรองแพทย์ ใบเสร็จค่ารักษา รายงานการสำรวจภัย และหนังสือแจ้งผลสินไหม ต้องแยกให้ชัดว่าฉบับใดเป็นเอกสารราชการ

การประกันชีวิตอยู่ภายใต้พระราชบัญญัติประกันชีวิต พ.ศ. 2535 และกำกับดูแลโดยสำนักงาน คปภ. กรมธรรม์จะระบุผู้รับประโยชน์ไว้ ซึ่งเป็นจุดที่บริษัทตรวจสอบอย่างเคร่งครัดก่อนจ่ายเงิน

เอกสารที่ถูกขอเสมอคือมรณบัตร ซึ่งออกโดยนายทะเบียนตามกฎหมายทะเบียนราษฎร และหลักฐานความสัมพันธ์ เช่น ทะเบียนสมรส สูติบัตร หรือทะเบียนบ้าน ผู้รับประโยชน์ที่อยู่ต่างประเทศมักต้องส่งหนังสือมอบอำนาจที่รับรองแล้วกลับมาไทย

หลักการสำคัญคือเอกสารต้องตอบข้อกำหนดของหน่วยงานตรวจลงตราแบบตรงตัว ทั้งช่วงเวลาคุ้มครอง พื้นที่คุ้มครอง ประเภทความคุ้มครอง และชื่อผู้เอาประกันภัยที่ตรงกับหนังสือเดินทาง หากข้อใดไม่ตรง มักถูกขอเอกสารเพิ่มหรือถูกปฏิเสธ

บางประเทศรับหนังสือรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ บางประเทศยังต้องการฉบับลงนามและตราประทับ และบางกรณีขอให้บริษัทประกันภัยส่งเอกสารตรงถึงหน่วยงาน ควรตรวจสอบช่องทางที่ยอมรับก่อนจัดทำเอกสาร

ในงานประมูลและสัญญาข้ามพรมแดน คู่สัญญามักขอ Certificate of Insurance ที่ระบุผู้เอาประกันภัย ผู้รับประโยชน์ร่วม ระยะเวลา และขอบเขตความคุ้มครอง เอกสารนี้เป็นเอกสารเอกชน จึงต้องให้ผู้มีอำนาจลงนามและรับรองลายมือชื่อก่อนใช้ต่างประเทศ

งานประกันภัยขนส่งสินค้าทางทะเลผูกกับเอกสารการค้า เช่น ใบตราส่ง ใบกำกับสินค้า และใบรายการบรรจุหีบห่อ เมื่อเกิดความเสียหาย ผู้เรียกร้องมักต้องยื่นทั้งเอกสารประกันภัยและเอกสารการค้าให้สอดคล้องกันทุกฉบับ