เอกสารส่วนบุคคลและทะเบียนราษฎร

เอกสารส่วนบุคคลคือกลุ่มที่ผู้ใช้บริการนำมาให้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารมากที่สุด เหตุผลตรงไปตรงมา คือ แทบทุกกระบวนการข้ามประเทศ ตั้งแต่การยื่นวีซ่า การสมรสในต่างแดน การสมัครเรียน ไปจนถึงการเปิดบัญชีธนาคารต่างประเทศ ล้วนเริ่มต้นจากการพิสูจน์ตัวตนและสถานะทางทะเบียนของบุคคล หน่วยงานปลายทางไม่สามารถตรวจสอบทะเบียนราษฎรของไทยได้โดยตรง จึงอาศัยคำรับรองของบุคคลที่กฎหมายไทยรับรองสถานะไว้แทน

สิ่งที่ทนายรับรองในกลุ่มนี้มีสองลักษณะที่ต้องแยกให้ชัด ลักษณะแรกคือการรับรองสำเนาถูกต้อง (certified true copy) ทนายจะเปรียบเทียบสำเนากับต้นฉบับที่อยู่ตรงหน้า แล้วลงถ้อยคำรับรองว่าสำเนานั้นตรงกับต้นฉบับที่ได้ตรวจสอบ ไม่ได้เป็นการรับรองว่าข้อความในเอกสารเป็นความจริง ลักษณะที่สองคือการรับรองลายมือชื่อ ผู้ลงนามต้องลงลายมือชื่อต่อหน้าทนาย และทนายตรวจบัตรประจำตัวเพื่อยืนยันว่าเป็นบุคคลเดียวกับที่ระบุในเอกสาร ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยที่สุดคือการส่งเอกสารที่เซ็นมาแล้วล่วงหน้ามาให้รับรองย้อนหลัง ซึ่งทำไม่ได้ตามหลักการของการรับรองลายมือชื่อ

คำให้การเป็นหนังสือ (affidavit หรือ statutory declaration) เป็นอีกรูปแบบที่ใช้มากในกลุ่มเอกสารส่วนบุคคล โดยเฉพาะหนังสือรับรองสถานภาพโสดสำหรับจดทะเบียนสมรสในต่างประเทศ หนังสือยินยอมให้ผู้เยาว์เดินทางกับผู้ปกครองฝ่ายเดียว และคำให้การรับรองว่าบุคคลที่ปรากฏชื่อในเอกสารหลายฉบับด้วยการสะกดต่างกันเป็นบุคคลเดียวกัน จุดที่ต้องระวังคือเนื้อความในคำให้การต้องเป็นข้อเท็จจริงที่ผู้ให้คำสาบานรู้เห็นด้วยตนเอง ทนายไม่รับรองข้อเท็จจริงแทนผู้ให้คำสาบาน แต่รับรองว่าบุคคลนั้นได้สาบานและลงลายมือชื่อต่อหน้า

ปัญหาที่ทำให้เอกสารกลุ่มนี้ถูกตีกลับบ่อยที่สุดมีสามข้อ ข้อแรกคือการสะกดชื่อภาษาอังกฤษไม่ตรงกันระหว่างหนังสือเดินทางกับคำแปลเอกสารทะเบียนราษฎร ควรยึดการสะกดตามหน้าหนังสือเดินทางเป็นหลักเสมอ ข้อที่สองคือการใช้สำเนาของสำเนา หน่วยงานปลายทางส่วนใหญ่ต้องการให้เทียบกับต้นฉบับที่ออกโดยราชการ ไม่ใช่สำเนาที่ถ่ายต่อกันมา ข้อที่สามคืออายุเอกสาร ทะเบียนบ้านหรือหนังสือรับรองสถานภาพที่ออกไว้นานเกินกำหนดของปลายทางจะไม่ถูกรับพิจารณา แม้จะผ่านการรับรองครบทุกขั้นแล้วก็ตาม

ในแง่ของการนำไปใช้ต่างประเทศ เอกสารที่ต้องนำไปใช้ต่างประเทศในเวลานี้ยังต้องเดินตามลำดับเดิม คือ ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร → รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ → รับรองที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทาง เนื่องจากอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) จะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (ที่มา: HCCH) ดังนั้นการวางแผนเวลาจึงควรเผื่อทั้งสามขั้นตอน และควรตรวจสอบกับสถานทูตปลายทางก่อนทุกครั้งว่าต้องการคำแปลภาษาใด และต้องการให้คำแปลผ่านการรับรองโดยผู้ใดก่อนยื่น

ข้อจำกัดที่ผู้ใช้บริการควรทราบคือ ทนายความผู้ทำคำรับรองในประเทศไทยไม่มีอำนาจออกเอกสารทะเบียนราษฎรใหม่ ไม่มีอำนาจแก้ไขข้อมูลในทะเบียน และไม่สามารถรับรองเอกสารที่ตนเองมีส่วนได้เสีย หากเอกสารต้นฉบับสูญหายหรือมีข้อมูลผิด ต้องกลับไปขอคัดใหม่หรือขอแก้ไขที่สำนักงานเขตหรือที่ว่าการอำเภอที่ออกเอกสารก่อน แล้วจึงนำฉบับที่ถูกต้องมาดำเนินการรับรอง