เอกสารอสังหาริมทรัพย์และมรดก

เอกสารเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์เป็นกลุ่มที่ความผิดพลาดมีต้นทุนสูงที่สุด เพราะหากถ้อยคำในหนังสือมอบอำนาจไม่ครอบคลุมการกระทำที่ต้องทำจริง เจ้าพนักงานที่ดินอาจไม่รับดำเนินการ และผู้มอบอำนาจซึ่งมักอยู่ต่างประเทศต้องเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมด การเตรียมเอกสารกลุ่มนี้จึงควรเริ่มจากการถามหน่วยงานที่จะใช้จริงว่าต้องการแบบฟอร์มใด เพราะการมอบอำนาจเกี่ยวกับที่ดินในประเทศไทยมีแบบฟอร์มเฉพาะที่กรมที่ดินกำหนดไว้

บทบาทของทนายความผู้ทำคำรับรองในกลุ่มนี้ ส่วนใหญ่คือการรับรองลายมือชื่อผู้มอบอำนาจที่อยู่ในประเทศไทยแต่จะส่งเอกสารไปใช้ต่างประเทศ หรือรับรองลายมือชื่อชาวต่างชาติที่อยู่ในไทยและต้องส่งเอกสารกลับไปดำเนินการที่ประเทศของตน นอกจากนี้ยังมีการรับรองการพิมพ์ลายนิ้วมือสำหรับผู้ที่ไม่สามารถลงลายมือชื่อได้ ซึ่งต้องทำต่อหน้าทนายพร้อมพยานตามที่กฎหมายกำหนด

รายละเอียดที่ต้องเขียนให้ครบในหนังสือมอบอำนาจเกี่ยวกับทรัพย์สิน ได้แก่ ตัวตนของผู้มอบและผู้รับมอบอำนาจพร้อมเลขประจำตัว รายละเอียดทรัพย์สินที่ระบุได้เฉพาะเจาะจง ขอบเขตอำนาจที่ให้ทำ เช่น ให้ขาย ให้จำนอง ให้รับเงิน ให้ยื่นคำขอจดทะเบียน และระยะเวลาที่หนังสือมอบอำนาจมีผล การเขียนกว้างเกินไปอาจถูกปฏิเสธเพราะไม่ชัดเจน ส่วนการเขียนแคบเกินไปอาจทำให้ผู้รับมอบอำนาจทำธุรกรรมไม่จบในคราวเดียว

เรื่องพินัยกรรมและการจัดการมรดกมีข้อควรระวังเป็นพิเศษ พินัยกรรมมีแบบตามที่ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์กำหนด และการรับรองลายมือชื่อโดยทนายไม่ได้ทำให้เอกสารที่ผิดแบบกลายเป็นพินัยกรรมที่สมบูรณ์ ผู้ที่มีทรัพย์สินในหลายประเทศควรปรึกษาที่ปรึกษากฎหมายทั้งในไทยและประเทศที่ทรัพย์สินตั้งอยู่ก่อนจัดทำ เพื่อไม่ให้เอกสารฉบับหลังลบล้างฉบับก่อนโดยไม่ตั้งใจ

สำหรับเอกสารที่ทำในไทยแล้วนำไปใช้ต่างประเทศ เอกสารที่ต้องนำไปใช้ต่างประเทศในเวลานี้ยังต้องเดินตามลำดับเดิม คือ ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร → รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ → รับรองที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทาง เนื่องจากอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) จะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (ที่มา: HCCH) ในทางกลับกัน เอกสารที่ทำในต่างประเทศเพื่อนำมาใช้กับสำนักงานที่ดินในไทย ต้องผ่านการรับรองตามระบบของประเทศนั้นและผ่านสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลไทยตามที่หน่วยงานไทยกำหนด

สุดท้าย ควรเก็บสำเนาชุดที่ผ่านการรับรองไว้ทุกครั้ง และบันทึกวันที่ยื่นและชื่อหน่วยงานที่รับเรื่อง หากเอกสารสูญหายระหว่างจัดส่ง การมีสำเนาและบันทึกจะช่วยให้จัดทำใหม่ได้เร็วขึ้น และเป็นหลักฐานยืนยันเจตนาของผู้มอบอำนาจในช่วงเวลาดังกล่าว