การแปลและรับรองคำแปลเอกสารการศึกษา

ผู้รับเอกสารแต่ละประเภทต้องการระดับการรับรองต่างกัน มหาวิทยาลัยบางแห่งรับคำแปลที่มีคำรับรองและลายมือชื่อของผู้แปลพร้อมข้อมูลติดต่อ ขณะที่หน่วยงานราชการ การขอวีซ่า และการยื่นต่อองค์กรกำกับวิชาชีพ มักกำหนดให้รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล การถามระดับที่ต้องการก่อนเริ่มงานช่วยไม่ให้ต้องทำซ้ำ

งานแปลเอกสารการศึกษาแตกต่างจากงานแปลทั่วไปตรงที่ต้องรักษาโครงสร้างของต้นฉบับ ตารางรายวิชา หน่วยกิต และเกรด ต้องเรียงตรงกับต้นฉบับเพื่อให้ผู้ตรวจเทียบทีละบรรทัดได้ ตราประทับ ลายมือชื่อ และข้อความบนตราต้องระบุไว้ในคำแปลด้วยว่ามีอยู่ที่ตำแหน่งใด

ชื่อเฉพาะเป็นจุดที่ต้องระวังที่สุด ชื่อสถาบันควรใช้ชื่อภาษาอังกฤษที่สถาบันใช้เป็นทางการ ไม่ใช่คำแปลใหม่ ส่วนชื่อบุคคลต้องถอดเสียงให้ตรงกับหนังสือเดินทางทุกฉบับ ความไม่สอดคล้องแม้ตัวอักษรเดียวอาจทำให้ปลายทางต้องขอเอกสารเพิ่ม

ไม่ควรแปลงเกรดหรือคำนวณ GPA ใหม่ในคำแปล ให้คงตัวเลขและระบบเดิมไว้และแนบคำอธิบายระบบเกรดตามที่สถาบันประกาศ การเทียบเกรดเป็นหน้าที่ของหน่วยงานประเมินปลายทาง เช่น หน่วยประเมินคุณวุฒิในประเทศนั้น

หากต้นฉบับมีการแก้ไข ขูดลบ หรือเป็นสำเนาที่อ่านไม่ชัด ควรขอเอกสารฉบับใหม่จากสถาบันก่อน เพราะการรับรองคำแปลอ้างอิงกับเอกสารที่นำมาแสดง หากต้นฉบับมีข้อสงสัย ปลายทางมักปฏิเสธทั้งชุด