ปริญญาบัตรและทรานสคริปต์ไทยเพื่อสมัครเรียนต่อต่างประเทศ
ชุดเอกสารหลักของผู้สมัครเรียนต่อ: ปริญญาบัตร ใบรับรองสำเร็จการศึกษา และทรานสคริปต์ฉบับภาษาอังกฤษที่ออกโดยมหาวิทยาลัย นำไปรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล และรับรองต่อที่สถานทูตปลายทางเมื่อสถาบันหรือหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองเรียก
มหาวิทยาลัยไทยส่วนใหญ่ออกทรานสคริปต์และหนังสือรับรองสำเร็จการศึกษาเป็นภาษาอังกฤษได้จากสำนักทะเบียนของสถาบันเอง เอกสารชุดภาษาอังกฤษที่ออกโดยตรงจากสถาบันมักได้รับการยอมรับดีกว่าคำแปลภายนอก เพราะมีลายมือชื่อและตราประทับของนายทะเบียนอยู่บนตัวเอกสาร จึงควรเริ่มจากการขอชุดภาษาอังกฤษจากสถาบันก่อนเสมอ
ปริญญาบัตรมักออกเป็นภาษาไทยฉบับเดียว กรณีนี้ต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษและนำไปรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล การรับรองของกรมการกงสุลเป็นการรับรองว่าลายมือชื่อและตราประทับบนเอกสารเป็นของผู้มีอำนาจจริง ไม่ใช่การรับรองคุณภาพของหลักสูตรหรือผลการเรียน
สถาบันปลายทางบางแห่งไม่รับเอกสารจากมือผู้สมัคร แต่กำหนดให้มหาวิทยาลัยต้นทางส่งตรง (official transcript sent directly) หรือส่งผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของสถาบัน เงื่อนไขข้อนี้ผันแปรตามสถาบัน ควรอ่านหน้า admissions requirements ของหลักสูตรนั้นก่อนเริ่มทำนิติกรณ์ เพื่อไม่ให้เสียเวลารับรองเอกสารที่ปลายทางไม่ใช้
ประเทศที่เป็นภาคีอนุสัญญา Apostille จะเปลี่ยนไปใช้ Apostille แทนการรับรองซ้ำที่สถานทูตเมื่ออนุสัญญามีผลกับไทยแล้ว ระหว่างนี้ยังต้องใช้ลำดับเดิม คือ กรมการกงสุลก่อน แล้วจึงสถานทูตปลายทาง
ชื่อ-นามสกุลบนปริญญาบัตร ทรานสคริปต์ และหนังสือเดินทางต้องสะกดตรงกัน หากสะกดต่างกัน เช่น เปลี่ยนนามสกุลหลังสมรส ให้เตรียมหลักฐานการเปลี่ยนชื่อสกุลหรือทะเบียนสมรสพร้อมคำแปลรับรองแนบไปด้วย เพื่อให้ปลายทางเชื่อมโยงตัวบุคคลได้
เอกสารที่ต้องเตรียม
- ปริญญาบัตรฉบับจริง พร้อมสำเนา
- ทรานสคริปต์ฉบับภาษาอังกฤษที่ออกโดยสำนักทะเบียนของสถาบัน (ปิดผนึกหากปลายทางกำหนด)
- หนังสือรับรองสำเร็จการศึกษาภาษาอังกฤษ (ถ้ามี)
- หนังสือเดินทางที่ยังไม่หมดอายุ และบัตรประชาชน
- หลักฐานการเปลี่ยนชื่อ-สกุล หรือทะเบียนสมรส หากชื่อไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง
- หนังสือมอบอำนาจ หากให้ผู้อื่นดำเนินการแทน
ลำดับขั้นตอน
- ขอชุดเอกสารภาษาอังกฤษจากสำนักทะเบียนของมหาวิทยาลัย
- แปลเอกสารที่มีเฉพาะภาษาไทย เช่น ปริญญาบัตร เป็นภาษาอังกฤษ
- ยื่นรับรองนิติกรณ์/รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
- นำไปรับรองต่อที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทาง เมื่อปลายทางกำหนด
- ส่งเอกสารตามช่องทางที่สถาบันปลายทางกำหนด (ยื่นเอง ส่งไปรษณีย์ หรือให้สถาบันส่งตรง)
เช็กลิสต์ก่อนยื่น
- อ่าน admissions requirements ของหลักสูตรและจดว่าปลายทางรับเอกสารรูปแบบใด
- ตรวจว่าชื่อสะกดตรงกันทุกฉบับกับหนังสือเดินทาง
- ตรวจว่าทรานสคริปต์ระบุวันสำเร็จการศึกษาและระบบเกรดครบถ้วน
- เก็บสำเนาชุดที่ผ่านการรับรองไว้อย่างน้อยหนึ่งชุดเสมอ
- สอบถามสถาบันว่าต้องการฉบับปิดผนึกหรือไม่ ก่อนเปิดซอง
คำถามที่พบบ่อย
ต้องแปลทรานสคริปต์เองไหม ถ้ามหาวิทยาลัยออกภาษาอังกฤษให้แล้ว
โดยทั่วไปไม่ต้อง เพราะเอกสารภาษาอังกฤษที่ออกโดยสำนักทะเบียนของสถาบันถือเป็นต้นฉบับอยู่แล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อคือการรับรองนิติกรณ์เมื่อปลายทางเรียก
กรมการกงสุลรับรองว่าอะไร
รับรองว่าลายมือชื่อและตราประทับบนเอกสารเป็นของผู้มีอำนาจลงนามจริง หรือรับรองความถูกต้องของคำแปล ไม่ได้เป็นการรับรองคุณภาพหลักสูตรหรือผลการเรียน
ถ้าปลายทางขอ Apostille ตอนนี้ทำได้หรือยัง
อนุสัญญา Apostille จะมีผลกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ตามข้อมูลของ HCCH ก่อนวันดังกล่าวยังต้องใช้ลำดับรับรองแบบเดิมคือกรมการกงสุลแล้วตามด้วยสถานทูตปลายทาง
มหาวิทยาลัยปิดหลักสูตรหรือควบรวมไปแล้ว ขอเอกสารได้จากที่ไหน
ต้องติดต่อสถาบันที่รับโอนภารกิจทะเบียนประวัตินักศึกษา ซึ่งผันแปรตามกรณี หากไม่ทราบ ให้สอบถามหน่วยงานต้นสังกัดของสถาบันในระดับอุดมศึกษาเพื่อชี้จุดที่เก็บระเบียนต่อ
เอกสารมีอายุการใช้งานไหม
ตัวปริญญาบัตรและทรานสคริปต์ไม่มีวันหมดอายุ แต่สถาบันปลายทางหลายแห่งกำหนดว่าการรับรองต้องออกไม่เกินระยะเวลาหนึ่ง เงื่อนไขนี้ผันแปรตามสถาบัน ควรตรวจกับปลายทางก่อน
ยื่นแทนกันได้ไหม
ทำได้ในหลายขั้นตอนโดยใช้หนังสือมอบอำนาจพร้อมสำเนาบัตรของผู้มอบและผู้รับมอบ แต่บางสถาบันกำหนดให้เจ้าของเอกสารดำเนินการเอง จึงควรตรวจสอบเป็นรายกรณี
ต้องการให้ทีมตรวจเอกสารก่อนยื่น ติดต่อ LINE @nycli โทร +66-83-249-4999 หรืออีเมล nycli@ilc.ltd เจ้าหน้าที่จะแจ้งขั้นตอนและกรอบเวลาที่ทำได้จริงตามกรณีของคุณ