หนังสือรับรองเงินเดือนและหลักฐานรายได้
หนังสือรับรองเงินเดือนออกโดยนายจ้าง ไม่ใช่ธนาคาร จุดที่ผู้รับเอกสารตรวจคือความสอดคล้องกันระหว่างเงินเดือนในหนังสือ ยอดเข้าบัญชี และเอกสารภาษี
หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นหนังสือที่นายจ้างออกให้ลูกจ้าง ระบุตำแหน่ง วันเริ่มงาน และอัตราเงินเดือน โดยผู้มีอำนาจลงนามของนิติบุคคลเป็นผู้ลงนามและประทับตราตามระเบียบภายในของบริษัท เอกสารนี้ไม่ใช่เอกสารราชการ ผู้รับเอกสารจึงมักตรวจสอบร่วมกับหลักฐานอื่น
หลักฐานประกอบที่ใช้ยืนยันรายได้ได้จริง ได้แก่ สลิปเงินเดือน รายการเดินบัญชีที่แสดงเงินเดือนเข้าทุกเดือน และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ออกตามประมวลรัษฎากร ความสอดคล้องกันของทั้งสามส่วนสำคัญกว่าตัวเลขที่สูง
สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระหรือเจ้าของกิจการ หลักฐานรายได้มักเป็นชุดอื่น เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า งบการเงิน แบบแสดงรายการภาษี และรายการเดินบัญชีของกิจการ ควรตรวจกับผู้รับเอกสารว่ายอมรับชุดใด
เมื่อหนังสือรับรองเงินเดือนต้องใช้ต่างประเทศ ผู้รับเอกสารบางรายกำหนดให้รับรองลายมือชื่อผู้ลงนามโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ก่อนนำคำแปลไปรับรองที่กรมการกงสุล เพราะเอกสารออกโดยเอกชน ไม่ใช่หน่วยงานรัฐ
เอกสารที่ต้องเตรียม
- หนังสือรับรองเงินเดือนที่ลงนามโดยผู้มีอำนาจของนายจ้าง
- สลิปเงินเดือนย้อนหลังตามที่ผู้รับเอกสารกำหนด
- รายการเดินบัญชีที่แสดงเงินเดือนเข้าบัญชี
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
- สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนหรือหนังสือเดินทางของลูกจ้าง
- หนังสือรับรองนิติบุคคลของนายจ้าง กรณีผู้รับเอกสารขอ
ลำดับขั้นตอน
- ขอหนังสือรับรองเงินเดือนจากฝ่ายบุคคลพร้อมระบุภาษาที่ต้องใช้
- รวบรวมสลิปเงินเดือน รายการเดินบัญชี และเอกสารภาษีให้สอดคล้องกัน
- ให้ทนายความผู้ทำคำรับรองรับรองลายมือชื่อผู้ลงนามเมื่อผู้รับเอกสารกำหนด
- จัดทำคำแปลและยื่นรับรองที่กรมการกงสุลเมื่อจำเป็น
- รับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตปลายทางตามข้อกำหนดของประเทศนั้น
เช็กลิสต์ก่อนยื่น
- ตัวเลขเงินเดือนตรงกับยอดที่เข้าบัญชีและเอกสารภาษี
- ระบุตำแหน่งและวันเริ่มงานชัดเจน
- ผู้ลงนามเป็นผู้มีอำนาจตามระเบียบของบริษัท
- ชื่อลูกจ้างสะกดตรงกับหนังสือเดินทาง
- วันที่ออกหนังสืออยู่ในกรอบที่ผู้รับเอกสารยอมรับ
คำแนะนำจากทีมงาน
- ขอหนังสือเป็นสองภาษาในฉบับเดียวถ้านายจ้างทำได้ ลดขั้นตอนแปล
- แจ้งฝ่ายบุคคลล่วงหน้าว่าต้องใช้วันไหน เพราะการลงนามของผู้มีอำนาจอาจต้องรอ
- จัดเรียงเอกสารตามลำดับที่ผู้รับเอกสารระบุไว้ในประกาศ
ข้อควรระวัง
- เงินเดือนในหนังสือสูงกว่ายอดที่เข้าบัญชีจริงโดยไม่มีคำอธิบาย
- ผู้ลงนามไม่ใช่ผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรองนิติบุคคล
- ใช้กระดาษหัวจดหมายที่ไม่มีที่อยู่หรือช่องทางติดต่อของบริษัท ทำให้ผู้รับเอกสารตรวจสอบไม่ได้
คำถามที่พบบ่อย
หนังสือรับรองเงินเดือนต้องออกโดยใคร
ออกโดยนายจ้างและลงนามโดยผู้มีอำนาจของนิติบุคคลตามระเบียบภายใน ธนาคารไม่ใช่ผู้ออกเอกสารนี้
ต้องแนบสลิปเงินเดือนด้วยไหม
ผู้รับเอกสารส่วนใหญ่ขอสลิปหรือรายการเดินบัญชีประกอบ เพื่อตรวจว่าเงินเดือนที่ระบุตรงกับเงินที่เข้าบัญชีจริง
อาชีพอิสระใช้เอกสารอะไรแทน
มักใช้หนังสือรับรองนิติบุคคลจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า งบการเงิน แบบแสดงรายการภาษี และรายการเดินบัญชีของกิจการ ควรยืนยันกับผู้รับเอกสารก่อน
ต้องให้ทนายรับรองลายมือชื่อหรือไม่
จำเป็นเมื่อผู้รับเอกสารในต่างประเทศกำหนด เพราะเอกสารออกโดยเอกชน การรับรองลายมือชื่อทำโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารตามข้อบังคับสภาทนายความ
หนังสือรับรองเงินเดือนภาษาอังกฤษยังต้องแปลไหม
ถ้าประเทศปลายทางใช้ภาษาอื่น ต้องแปลเป็นภาษานั้น ถ้าใช้ภาษาอังกฤษได้ก็ไม่ต้องแปลซ้ำ แต่อาจยังต้องรับรองตามที่ผู้รับเอกสารกำหนด
ลาออกแล้วขอย้อนหลังได้ไหม
ขึ้นกับนโยบายของนายจ้างเดิม บางแห่งออกเป็นหนังสือรับรองการทำงานที่ระบุช่วงเวลาและตำแหน่งแทน ควรสอบถามฝ่ายบุคคลโดยตรง
ต้องการให้ทีมตรวจเอกสารก่อนยื่นสถานทูตหรือหน่วยงานปลายทาง ติดต่อ LINE @nycli โทร +66-83-249-4999 หรืออีเมล nycli@ilc.ltd เจ้าหน้าที่จะแจ้งขั้นตอน เอกสารที่ยังขาด และกรอบเวลาที่เป็นไปได้จริงตามกรณีของคุณ