การแปลและรับรองคำแปลเอกสารนิติบุคคล
หลักการแปลเอกสารบริษัทให้ผ่านการตรวจของกรมการกงสุลและผู้รับปลายทาง ตั้งแต่การสะกดชื่อบริษัท เลขทะเบียน ตำแหน่งกรรมการ ไปจนถึงศัพท์เฉพาะทางบัญชีและกฎหมายที่ต้องใช้ให้สม่ำเสมอทั้งชุด
การรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล เป็นการตรวจว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับ ไม่ใช่การรับรองว่าเนื้อหาต้นฉบับถูกต้องหรือบริษัทมีสถานะดี ดังนั้นคำแปลที่เพิ่มความหมาย ตัดข้อความ หรือปรับสำนวนให้สวยขึ้น มีโอกาสถูกตีกลับแม้ภาษาจะอ่านลื่นกว่า
ชื่อบริษัทต้องใช้ชื่อภาษาอังกฤษที่จดทะเบียนไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ไม่ใช่การถอดเสียงใหม่ตามที่ผู้แปลเห็นควร หากบริษัทไม่มีชื่อภาษาอังกฤษจดทะเบียน ต้องใช้หลักการถอดอักษรที่สม่ำเสมอและใช้แบบเดียวกันในทุกเอกสารของชุดนั้น
ตำแหน่งและคำเฉพาะควรใช้คำที่เป็นมาตรฐาน เช่น กรรมการ เป็น director, กรรมการผู้จัดการ เป็น managing director, ทุนจดทะเบียน เป็น registered capital และ หุ้นสามัญ เป็น ordinary shares การสลับไปมาระหว่างคำที่ความหมายใกล้เคียงกันในเอกสารชุดเดียวทำให้ผู้ตรวจสงสัยว่าเป็นคนละบริษัทหรือคนละรายการ
สำหรับเอกสารที่มีตัวเลข เช่น งบการเงินและบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น ให้คงรูปแบบตัวเลขและหน่วยตามต้นฉบับ ระบุสกุลเงินเป็นบาทอย่างชัดเจน และไม่ปัดเศษ เพราะผู้รับปลายทางมักตรวจยอดรวมกับเอกสารอื่นในชุดเดียวกัน
เอกสารที่ต้องเตรียม
- ต้นฉบับเอกสารนิติบุคคลที่ออกโดยหน่วยงานหรือที่บริษัทจัดทำและรับรองลายมือชื่อแล้ว
- รายการคำศัพท์เฉพาะของบริษัท เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์ ชื่อสาขา และตำแหน่งภายใน เพื่อให้แปลตรงกันทั้งชุด
- ชื่อภาษาอังกฤษของบริษัทตามที่จดทะเบียนไว้ หากมี
- ข้อกำหนดของผู้รับปลายทางเรื่องรูปแบบคำแปล เช่น ต้องมีคำรับรองของผู้แปลหรือไม่
- สำเนาเอกสารเดิมที่เคยผ่านการรับรอง เพื่อใช้อ้างอิงคำแปลให้สม่ำเสมอ
ลำดับขั้นตอน
- รวบรวมต้นฉบับทั้งชุดก่อนเริ่มแปล เพื่อกำหนดคำศัพท์ให้สม่ำเสมอตั้งแต่แรก
- แปลโดยคงโครงสร้างและลำดับข้อความตามต้นฉบับ ไม่เพิ่มหรือตัดเนื้อหา
- ตรวจทานตัวเลข ชื่อบุคคล และเลขทะเบียนซ้ำอีกรอบเทียบกับต้นฉบับ
- ยื่นรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล
- รับรองต่อที่สถานทูตปลายทางหากถูกเรียก และเก็บไฟล์คำแปลไว้ใช้อ้างอิงครั้งต่อไป
เช็กลิสต์ก่อนยื่น
- ชื่อบริษัทในคำแปลตรงกับชื่อภาษาอังกฤษที่จดทะเบียนไว้ทุกตัวอักษร
- เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลักและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีถูกต้อง
- ชื่อกรรมการสะกดตรงกับหนังสือเดินทาง ไม่ใช่การถอดเสียงใหม่
- ศัพท์เฉพาะใช้คำเดียวกันตลอดทั้งชุดเอกสาร
- ไม่มีข้อความที่ผู้แปลเพิ่มเข้ามาเอง เช่น หมายเหตุอธิบายที่ไม่มีในต้นฉบับ
คำถามที่พบบ่อย
ใครแปลเอกสารนิติบุคคลได้บ้าง
กฎหมายไทยไม่ได้จำกัดว่าต้องเป็นนักแปลที่ขึ้นทะเบียนเท่านั้นสำหรับงานทั่วไป แต่คำแปลที่จะยื่นรับรองที่กรมการกงสุลต้องผ่านการตรวจของเจ้าหน้าที่ว่าตรงกับต้นฉบับ ผู้รับปลายทางบางรายอาจกำหนดเพิ่มว่าต้องเป็นผู้แปลที่ได้รับการรับรองในประเทศของตน
ชื่อบริษัทที่ไม่เคยจดทะเบียนภาษาอังกฤษ ควรแปลอย่างไร
ใช้หลักการถอดอักษรที่สม่ำเสมอและใช้รูปแบบเดียวกันในทุกเอกสารของชุด พร้อมคงชื่อภาษาไทยไว้ในวงเล็บหากผู้รับต้องการเทียบเคียง
คำแปลต้องมีคำรับรองของผู้แปลหรือไม่
ขึ้นกับผู้รับปลายทาง บางประเทศต้องการ certificate of translation accuracy ที่ผู้แปลลงนาม บางแห่งรับเพียงตรานิติกรณ์ของกรมการกงสุล ควรถามข้อกำหนดก่อนจัดทำ
คำแปลเดิมที่เคยรับรองแล้วนำมาใช้ซ้ำได้หรือไม่
ใช้อ้างอิงเพื่อความสม่ำเสมอของคำศัพท์ได้ แต่ถ้าต้นฉบับเป็นฉบับใหม่ เช่น หนังสือรับรองที่ออกใหม่ ต้องแปลและรับรองใหม่ตามต้นฉบับฉบับนั้น
เอกสารสองภาษาในฉบับเดียวกันต้องรับรองคำแปลอีกหรือไม่
หากเอกสารต้นฉบับจัดทำสองภาษาอยู่แล้วและผู้รับยอมรับ ก็อาจไม่ต้องแยกคำแปล แต่หลายหน่วยงานยังต้องการให้ผ่านนิติกรณ์อยู่ดี จึงควรยืนยันกับผู้รับก่อน
ต้องการให้ทีมตรวจชุดเอกสารนิติบุคคลก่อนยื่น ติดต่อ LINE @nycli โทร +66-83-249-4999 หรืออีเมล nycli@ilc.ltd เจ้าหน้าที่จะแจ้งขั้นตอน เอกสารที่ยังขาด และกรอบเวลาที่ทำได้จริงตามกรณีของคุณ