หนังสือรับรองบริษัท (DBD) เพื่อใช้ในต่างประเทศ
หนังสือรับรองนิติบุคคลจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า พร้อมคำแปลภาษาอังกฤษ นำไปรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล และรับรองต่อที่สถานทูตปลายทางเมื่อคู่ค้า ธนาคาร หรือหน่วยงานทะเบียนของต่างประเทศเรียกเอกสารรับรองความมีอยู่ของบริษัท
หนังสือรับรองนิติบุคคลเป็นเอกสารที่นายทะเบียนกรมพัฒนาธุรกิจการค้าออกให้ ระบุชื่อบริษัท เลขทะเบียน 13 หลัก วันจดทะเบียน ทุนจดทะเบียน ที่ตั้งสำนักงาน รายชื่อกรรมการ และข้อความสำคัญที่สุดสำหรับคู่สัญญาต่างประเทศคือเงื่อนไขอำนาจกรรมการ ว่ากรรมการคนใดลงนามผูกพันบริษัทได้ ลงนามคนเดียวหรือกี่คนร่วมกัน และต้องประทับตราสำคัญหรือไม่
หน่วยงานต่างประเทศมักกำหนดว่าหนังสือรับรองต้องออกใหม่ภายในกรอบเวลาหนึ่งก่อนวันยื่น กรอบเวลานี้ผันแปรตามผู้รับเอกสาร โดยทั่วไปที่พบคือ 3 หรือ 6 เดือน แต่ไม่มีกฎกลางของไทยกำหนดอายุของหนังสือรับรอง จึงต้องยืนยันกับผู้รับปลายทางก่อนขอเอกสาร ไม่ควรใช้ฉบับเก่าที่เก็บไว้
กรมพัฒนาธุรกิจการค้าออกหนังสือรับรองเป็นภาษาไทยและมีบริการหนังสือรับรองภาษาอังกฤษด้วย หากใช้ฉบับภาษาไทยจะต้องแปลและนำคำแปลไปรับรองที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล การรับรองของกรมการกงสุลคือการรับรองลายมือชื่อและตราประทับของเจ้าหน้าที่ผู้ออกเอกสาร ไม่ใช่การรับรองสถานะทางการเงินหรือความน่าเชื่อถือทางธุรกิจ
หากเอกสารจะใช้กับประเทศที่ไทยมีความตกลงยกเว้นหรือเมื่ออนุสัญญา Apostille มีผลกับไทยแล้ว ลำดับขั้นตอนจะสั้นลง แต่ก่อนวันที่อนุสัญญามีผลบังคับใช้ ให้ยึดลำดับเดิมคือกรมการกงสุลแล้วต่อด้วยสถานทูตปลายทาง
เอกสารที่ต้องเตรียม
- หนังสือรับรองนิติบุคคลฉบับล่าสุดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (ขอที่สำนักงานหรือผ่านระบบ e-Service ของ DBD)
- คำแปลภาษาอังกฤษของหนังสือรับรอง หากใช้ฉบับภาษาไทย
- บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของกรรมการผู้ลงนาม
- หนังสือมอบอำนาจ หากให้ผู้อื่นดำเนินการยื่นแทน พร้อมสำเนาบัตรประชาชนผู้รับมอบอำนาจ
- ข้อมูลผู้รับเอกสารปลายทาง เช่น ชื่อธนาคาร หน่วยงานทะเบียน หรือคู่สัญญา เพื่อกำหนดว่าต้องผ่านสถานทูตใด
ลำดับขั้นตอน
- ขอหนังสือรับรองฉบับล่าสุดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และตรวจว่าเงื่อนไขอำนาจกรรมการตรงกับผู้ที่จะลงนามจริง
- จัดทำคำแปลภาษาอังกฤษให้ตรงตามตัวเอกสาร โดยเฉพาะชื่อบริษัท เลขทะเบียน และข้อความอำนาจกรรมการ
- ยื่นรับรองคำแปลและนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
- นำเอกสารที่ผ่านกรมการกงสุลไปรับรองต่อที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางในไทย หากปลายทางเรียก
- ส่งชุดเอกสารให้ผู้รับปลายทาง พร้อมเก็บสำเนาที่ผ่านการรับรองไว้อ้างอิงในไฟล์บริษัท
เช็กลิสต์ก่อนยื่น
- ชื่อบริษัทภาษาอังกฤษในคำแปลตรงกับที่จดทะเบียนไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าทุกตัวอักษร
- เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลักถูกต้องและอ่านชัดในสำเนาทุกฉบับ
- เงื่อนไขอำนาจกรรมการในหนังสือรับรองสอดคล้องกับผู้ลงนามในสัญญาหรือแบบฟอร์มปลายทาง
- วันที่ออกหนังสือรับรองอยู่ในกรอบเวลาที่ผู้รับปลายทางกำหนด
- ตรวจสอบกับสถานทูตปลายทางว่ารับเอกสารที่ผ่านกรมการกงสุลแล้วในรูปแบบใด และต้องนัดหมายล่วงหน้าหรือไม่
คำถามที่พบบ่อย
หนังสือรับรองบริษัทมีอายุกี่เดือน
กฎหมายไทยไม่ได้กำหนดวันหมดอายุของหนังสือรับรองนิติบุคคล แต่ผู้รับเอกสารปลายทาง เช่น ธนาคารหรือหน่วยงานทะเบียนต่างประเทศ มักกำหนดเองว่าต้องออกไม่เกิน 3 หรือ 6 เดือน จึงต้องยืนยันกับผู้รับก่อนขอเอกสาร
ขอหนังสือรับรองเป็นภาษาอังกฤษจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้เลยหรือไม่
กรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีบริการหนังสือรับรองภาษาอังกฤษ เงื่อนไขและช่องทางการขอเป็นไปตามที่กรมกำหนดในแต่ละช่วง ควรตรวจสอบกับสำนักงานหรือระบบ e-Service ก่อน หากใช้ฉบับภาษาไทยก็ใช้วิธีแปลแล้วรับรองคำแปลที่กรมการกงสุลได้เช่นกัน
ต้องผ่านสถานทูตปลายทางทุกครั้งหรือไม่
ไม่เสมอไป ขึ้นกับข้อกำหนดของผู้รับเอกสาร บางประเทศและบางธุรกรรมรับเพียงการรับรองของกรมการกงสุล บางแห่งเรียกการรับรองจากสถานทูตด้วย จึงควรถามผู้รับปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มขั้นตอน
Apostille จะทำให้ขั้นตอนสั้นลงเมื่อใด
อนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 จะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ตามข้อมูลของ HCCH ก่อนวันดังกล่าวยังต้องใช้ลำดับเดิมคือกรมการกงสุลแล้วต่อด้วยสถานทูตปลายทาง
กรรมการต่างชาติที่ไม่อยู่ในไทยจะลงนามอย่างไร
ลงนามต่อหน้าโนตารีปับลิกในประเทศที่กรรมการอยู่ แล้วนำเอกสารไปรับรองตามลำดับของประเทศนั้นและรับรองที่สถานทูตไทยหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนส่งกลับมาใช้ในไทย ลำดับที่แน่นอนผันแปรตามประเทศต้นทาง
สำเนาหนังสือรับรองที่กรรมการรับรองสำเนาถูกต้องใช้แทนฉบับจริงได้หรือไม่
ในงานนิติกรณ์เพื่อใช้ต่างประเทศ โดยทั่วไปต้องใช้ฉบับที่นายทะเบียนออกให้ ไม่ใช่สำเนาที่กรรมการรับรองเอง เว้นแต่ผู้รับปลายทางระบุไว้ชัดเจนว่ารับสำเนารับรองโดยทนายความหรือโนตารี
ต้องการให้ทีมตรวจชุดเอกสารนิติบุคคลก่อนยื่น ติดต่อ LINE @nycli โทร +66-83-249-4999 หรืออีเมล nycli@ilc.ltd เจ้าหน้าที่จะแจ้งขั้นตอน เอกสารที่ยังขาด และกรอบเวลาที่ทำได้จริงตามกรณีของคุณ