หนังสือมอบอำนาจของนิติบุคคลเพื่อใช้ในต่างประเทศ
หนังสือมอบอำนาจที่บริษัทออกให้ผู้แทนไปดำเนินการแทนในต่างประเทศ เช่น จดทะเบียนบริษัทลูก เปิดบัญชี หรือลงนามสัญญา ต้องระบุขอบเขตอำนาจให้ชัดและผ่านการรับรองลายมือชื่อก่อนนำไปใช้
หนังสือมอบอำนาจของนิติบุคคลต้องลงนามโดยกรรมการผู้มีอำนาจตามที่ระบุในหนังสือรับรอง หากหนังสือรับรองระบุว่ากรรมการสองคนลงนามร่วมกันและประทับตรา การให้กรรมการคนเดียวลงนามจะทำให้เอกสารไม่ผูกพันบริษัทและมักถูกปฏิเสธที่ปลายทาง
ขอบเขตอำนาจควรเขียนเป็นรายการที่ทำได้ชัดเจน เช่น ยื่นคำขอจดทะเบียนต่อหน่วยงานใด ลงนามในเอกสารประเภทใด และรับเงินหรือเอกสารคืนได้หรือไม่ การเขียนกว้างว่า ดำเนินการทุกอย่างที่เกี่ยวข้อง มักไม่พอสำหรับธนาคารและนายทะเบียนต่างประเทศที่ตีความตามตัวอักษร
ในทางปฏิบัติ ปลายทางมักขอชุดเอกสารสามอย่างพร้อมกันคือ หนังสือมอบอำนาจ หนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด และสำเนาหนังสือเดินทางของทั้งผู้มอบและผู้รับมอบอำนาจ การเตรียมครบตั้งแต่แรกช่วยลดรอบการแก้ไข
หากเอกสารต้องใช้ในประเทศที่ใช้ภาษาอื่น ควรจัดทำสองภาษาในฉบับเดียวกันหรือแนบคำแปลที่ผ่านการรับรอง เพื่อให้ผู้รับตรวจสอบข้อความได้โดยไม่ต้องแปลเอง
เอกสารที่ต้องเตรียม
- ร่างหนังสือมอบอำนาจที่ระบุชื่อผู้มอบ ผู้รับมอบ ขอบเขตอำนาจ และระยะเวลา
- หนังสือรับรองนิติบุคคลฉบับล่าสุดที่แสดงเงื่อนไขอำนาจกรรมการ
- สำเนาหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนของกรรมการผู้มอบอำนาจ
- สำเนาหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนของผู้รับมอบอำนาจ
- ตราสำคัญของบริษัท หากหนังสือรับรองกำหนดให้ประทับตรา
ลำดับขั้นตอน
- ตรวจเงื่อนไขอำนาจกรรมการในหนังสือรับรอง แล้วกำหนดผู้ลงนามให้ครบถ้วน
- ร่างหนังสือมอบอำนาจโดยระบุขอบเขตเป็นรายการและกำหนดวันสิ้นสุดอำนาจ
- ลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร หรือโนตารีปับลิก
- นำไปรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล และรับรองต่อที่สถานทูตปลายทางหากถูกเรียก
- ส่งฉบับจริงให้ผู้รับมอบอำนาจ พร้อมเก็บสำเนาและบันทึกวันสิ้นสุดอำนาจไว้ติดตาม
เช็กลิสต์ก่อนยื่น
- ผู้ลงนามครบตามเงื่อนไขอำนาจกรรมการ และประทับตราหากกำหนดไว้
- ชื่อผู้รับมอบอำนาจสะกดตรงกับหนังสือเดินทางที่จะใช้แสดงตนที่ปลายทาง
- ขอบเขตอำนาจครอบคลุมทุกขั้นตอนที่ผู้รับมอบต้องทำจริง รวมถึงการรับเอกสารคืน
- ระบุวันสิ้นสุดอำนาจหรือเงื่อนไขการเพิกถอนไว้ชัดเจน
- แนบหนังสือรับรองบริษัทที่ออกใหม่ในกรอบเวลาที่ปลายทางยอมรับ
คำถามที่พบบ่อย
หนังสือมอบอำนาจของบริษัทต้องติดอากรแสตมป์หรือไม่
ประมวลรัษฎากรกำหนดอากรแสตมป์สำหรับตราสารบางประเภทรวมถึงใบมอบอำนาจ อัตราขึ้นกับลักษณะการมอบอำนาจว่ามอบให้บุคคลเดียวหรือหลายคนและมอบสำหรับกิจการครั้งเดียวหรือหลายครั้ง ควรตรวจสอบบัญชีอัตราอากรแสตมป์ท้ายประมวลรัษฎากรกับกรมสรรพากรก่อนลงนาม
กำหนดอายุหนังสือมอบอำนาจไว้ดีหรือไม่
ดี เพราะช่วยจำกัดความเสี่ยงหากผู้รับมอบอำนาจพ้นหน้าที่ และผู้รับเอกสารปลายทางหลายแห่งต้องการเห็นวันสิ้นสุดอำนาจที่ชัดเจน หากไม่ระบุ ควรมีกระบวนการเพิกถอนเป็นลายลักษณ์อักษร
ผู้รับมอบอำนาจเป็นชาวต่างชาติได้หรือไม่
ได้ กฎหมายไทยไม่ได้ห้าม แต่หน่วยงานปลายทางบางแห่งอาจมีเงื่อนไขเรื่องถิ่นที่อยู่หรือใบอนุญาตทำงานสำหรับการกระทำบางประเภท จึงต้องตรวจกับหน่วยงานปลายทางเป็นรายกรณี
ใช้สำเนาหนังสือมอบอำนาจได้หรือไม่
ส่วนใหญ่ปลายทางต้องการฉบับจริงที่ผ่านการรับรองตามลำดับ หากจำเป็นต้องใช้หลายที่พร้อมกัน ควรจัดทำหลายฉบับต้นฉบับและรับรองแยกกัน แทนการถ่ายสำเนาฉบับที่รับรองแล้ว
ถ้ากรรมการเปลี่ยนหลังลงนามแล้ว หนังสือมอบอำนาจยังใช้ได้หรือไม่
โดยหลักการ การมอบอำนาจที่ทำโดยชอบในขณะนั้นยังมีผล เว้นแต่บริษัทเพิกถอน แต่ในทางปฏิบัติผู้รับเอกสารต่างประเทศมักขอหนังสือรับรองฉบับใหม่ประกอบ จึงควรออกหนังสือมอบอำนาจใหม่เมื่อโครงสร้างกรรมการเปลี่ยน
ต้องการให้ทีมตรวจชุดเอกสารนิติบุคคลก่อนยื่น ติดต่อ LINE @nycli โทร +66-83-249-4999 หรืออีเมล nycli@ilc.ltd เจ้าหน้าที่จะแจ้งขั้นตอน เอกสารที่ยังขาด และกรอบเวลาที่ทำได้จริงตามกรณีของคุณ