เอกสารที่ต้องแปลและรับรองคำแปล — ครบ 6 กลุ่ม
คำแปลที่ใช้กับศาล หน่วยงานราชการไทย และหน่วยงานต่างประเทศ ต้องมีคำรับรองความถูกต้องของคำแปลแนบท้าย และในหลายกรณีต้องผ่านการรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ก่อนยื่นสถานทูตปลายทาง หน้านี้รวมกลุ่มเอกสารตามลักษณะการใช้งาน พร้อมลำดับขั้นตอนและเช็กลิสต์ของแต่ละกลุ่ม
- เอกสารคดีความและเอกสารที่ยื่นต่อศาล
- เอกสารทะเบียนราษฎรและสถานะบุคคล
- เอกสารการศึกษาและคุณวุฒิ
- เอกสารนิติบุคคลและการค้า
- เอกสารตรวจคนเข้าเมืองและวีซ่า
- เอกสารการแพทย์และประกัน
เอกสารคดีความและเอกสารที่ยื่นต่อศาล
คำฟ้อง คำให้การ สัญญาพิพาท พยานเอกสารภาษาต่างประเทศ คำพิพากษาจากศาลต่างประเทศ และเอกสารประกอบการบังคับคดี — กลุ่มที่คำแปลต้องแม่นยำระดับคำต่อคำเพราะถูกใช้เป็นพยานหลักฐาน
ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง มาตรา 46 วางหลักว่าเอกสารที่ยื่นต่อศาลไทยต้องทำเป็นภาษาไทย หากเป็นเอกสารภาษาต่างประเทศ ศาลมีอำนาจสั่งให้คู่ความส่งคำแปลเป็นภาษาไทยที่มีผู้แปลรับรองความถูกต้องมาด้วย ด้วยเหตุนี้คำแปลในคดีความจึงไม่ใช่งานเอกสารประกอบทั่วไป แต่เป็นเอกสารที่คู่ความอีกฝ่ายและศาลจะตรวจสอบได้ตลอดกระบวนพิจารณา
คำแปลในคดีต้องรักษาโครงสร้างของต้นฉบับให้ครบ ทั้งหัวเอกสาร เลขคดี วันที่ ลายมือชื่อ ตราประทับ เชิงอรรถ และข้อความที่ขีดฆ่า หากต้นฉบับมีส่วนที่อ่านไม่ออก ผู้แปลต้องระบุไว้ตรงตำแหน่งนั้นว่าอ่านไม่ได้ ไม่ใช่เดาเนื้อความ การเติมหรือตัดข้อความแม้เพียงเล็กน้อยอาจถูกอีกฝ่ายหยิบยกโต้แย้งน้ำหนักพยานได้
เอกสารทะเบียนราษฎรและสถานะบุคคล
สูติบัตร ทะเบียนบ้าน ทะเบียนสมรส ทะเบียนหย่า หนังสือรับรองความเป็นโสด และใบเปลี่ยนชื่อ — คำแปลกลุ่มนี้ถูกตรวจเทียบกับต้นฉบับทีละบรรทัดที่กรมการกงสุล
เอกสารสถานะบุคคลออกโดยสำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักงานเขตภายใต้กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย เมื่อจะใช้ต่างประเทศต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษแล้วนำไปรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ การรับรองนี้เป็นการรับรองความถูกต้องของคำแปลเทียบกับต้นฉบับ ไม่ใช่การรับรองข้อเท็จจริงที่ปรากฏในเอกสาร
จุดตกบ่อยที่สุดคือการสะกดชื่อไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง คำนำหน้าชื่อไม่ตรงกับสถานะปัจจุบัน และการแปลชื่อสถานที่ราชการไม่ตรงกับชื่อทางการ เช่น ชื่ออำเภอ เขต หรือจังหวัดที่มีการเปลี่ยนชื่อในภายหลัง ควรเตรียมสำเนาหนังสือเดินทางของทุกคนที่มีชื่อในเอกสารไปด้วยเพื่อให้คำแปลอิงการสะกดเดียวกัน
เอกสารการศึกษาและคุณวุฒิ
ปริญญาบัตร ทรานสคริปต์ ใบรับรองการศึกษา ใบประกอบวิชาชีพ และหนังสือรับรองหลักสูตร — ใช้สมัครเรียน สมัครงาน ขอใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ และยื่นวีซ่า
เอกสารการศึกษาของไทยออกโดยสถาบันการศึกษา ซึ่งอาจเป็นหน่วยงานรัฐหรือเอกชน ความแตกต่างนี้มีผลต่อขั้นตอน สถาบันของรัฐมักออกเอกสารที่มีตราประทับและลายมือชื่อผู้มีอำนาจซึ่งกรมการกงสุลตรวจสอบได้ ส่วนสถาบันเอกชนบางแห่งอาจต้องมีหนังสือรับรองจากหน่วยงานกำกับดูแลประกอบ ควรสอบถามสถาบันผู้ออกเอกสารก่อนว่าต้องขอเอกสารรูปแบบใด
ทรานสคริปต์เป็นเอกสารที่แปลผิดพลาดง่ายที่สุดในกลุ่มนี้ เพราะมีทั้งรหัสวิชา ชื่อวิชา หน่วยกิต ระบบเกรด และเกณฑ์การสำเร็จการศึกษา ผู้แปลต้องไม่แปลงระบบเกรดไทยเป็นระบบของประเทศปลายทางเอง แต่ต้องคงค่าตามต้นฉบับและคงคำอธิบายระบบเกรดที่พิมพ์อยู่บนเอกสารไว้ทั้งหมด การเทียบวุฒิเป็นอำนาจของหน่วยงานปลายทาง ไม่ใช่ของผู้แปล
เอกสารนิติบุคคลและการค้า
หนังสือรับรองบริษัท บอจ.5 หนังสือบริคณห์สนธิ งบการเงิน มติที่ประชุม และสัญญาทางธุรกิจ — ใช้ยื่นคู่ค้าต่างประเทศ ธนาคาร และการประมูลงาน
หนังสือรับรองนิติบุคคลและเอกสารทะเบียนธุรกิจออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ เอกสารเหล่านี้มีอายุการยอมรับสั้นในทางปฏิบัติ เพราะสะท้อนสถานะ ณ วันที่คัด คู่ค้าและธนาคารต่างประเทศส่วนใหญ่จึงกำหนดให้คัดใหม่ก่อนยื่น ควรตรวจข้อกำหนดของผู้รับก่อนเริ่มแปลเพื่อไม่ให้เอกสารหมดอายุระหว่างขั้นตอน
คำแปลเอกสารนิติบุคคลต้องคงชื่อบริษัทภาษาอังกฤษที่จดทะเบียนไว้อย่างเคร่งครัด รวมถึงคำต่อท้ายรูปแบบนิติบุคคล หากบริษัทจดชื่อภาษาอังกฤษไว้แล้ว ห้ามแปลชื่อใหม่ เพราะธนาคารและนายทะเบียนต่างประเทศจะเทียบชื่อกับเอกสารจดทะเบียนอื่น เช่น ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือสัญญาที่ลงนามไว้
เอกสารตรวจคนเข้าเมืองและวีซ่า
หนังสือรับรองความประพฤติ เอกสารการเงิน หนังสือรับรองการทำงาน หนังสือรับรองความสัมพันธ์ และเอกสารประกอบคำร้องวีซ่า — เอกสารที่ถูกตรวจความสอดคล้องข้ามฉบับ
ชุดเอกสารวีซ่ามีลักษณะเฉพาะคือ เจ้าหน้าที่ไม่ได้อ่านทีละฉบับ แต่อ่านทั้งชุดพร้อมกันเพื่อดูความสอดคล้อง ชื่อ วันที่ ที่อยู่ ตำแหน่งงาน และตัวเลขทางการเงินที่ปรากฏในเอกสารต่างฉบับต้องสอดคล้องกัน คำแปลจึงต้องใช้คำและการสะกดชุดเดียวกันตลอดทั้งชุด ไม่ใช่แปลแยกฉบับโดยไม่เทียบกัน
หนังสือรับรองความประพฤติออกโดยกองบัญชาการตำรวจสันติบาล สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ผู้ยื่นควรตรวจสอบขั้นตอนและเอกสารประกอบจากหน่วยงานผู้ออกโดยตรง เพราะเงื่อนไขต่างกันระหว่างผู้ยื่นในไทยกับผู้ยื่นจากต่างประเทศ และสถานทูตหลายแห่งกำหนดอายุเอกสารที่ยอมรับไว้ด้วย
เอกสารการแพทย์และประกัน
ใบรับรองแพทย์ ประวัติการรักษา ผลตรวจ ใบเคลมประกัน และเอกสารส่งต่อผู้ป่วย — งานแปลที่ต้องคงศัพท์การแพทย์และหน่วยวัดตามต้นฉบับอย่างเคร่งครัด
เอกสารการแพทย์เป็นข้อมูลอ่อนไหวและเป็นเอกสารที่มีผลต่อการตัดสินใจทางคลินิกและทางการเงิน คำแปลจึงต้องคงชื่อโรค ชื่อยา ขนาดยา หน่วยวัด และค่าอ้างอิงของห้องปฏิบัติการตามต้นฉบับทุกจุด ห้ามแปลงหน่วยหรือปรับค่าให้เข้ากับมาตรฐานของประเทศปลายทาง เพราะการแปลงหน่วยเป็นการตีความทางคลินิกที่อยู่นอกขอบเขตของงานแปล
ชื่อยาควรคงชื่อสามัญทางยา (generic name) ที่ปรากฏในต้นฉบับ และหากต้นฉบับระบุชื่อการค้า ให้คงไว้พร้อมระบุชื่อสามัญในวงเล็บเมื่อระบุได้จากเอกสารเอง ผู้แปลไม่ควรเพิ่มข้อมูลยาที่ไม่ปรากฏในต้นฉบับ เพราะเอกสารการแพทย์จะถูกใช้ประกอบการรักษาต่อเนื่องหรือการพิจารณาสินไหม