เอกสารตรวจคนเข้าเมืองและวีซ่า

ชุดเอกสารวีซ่ามีลักษณะเฉพาะคือ เจ้าหน้าที่ไม่ได้อ่านทีละฉบับ แต่อ่านทั้งชุดพร้อมกันเพื่อดูความสอดคล้อง ชื่อ วันที่ ที่อยู่ ตำแหน่งงาน และตัวเลขทางการเงินที่ปรากฏในเอกสารต่างฉบับต้องสอดคล้องกัน คำแปลจึงต้องใช้คำและการสะกดชุดเดียวกันตลอดทั้งชุด ไม่ใช่แปลแยกฉบับโดยไม่เทียบกัน

หนังสือรับรองความประพฤติออกโดยกองบัญชาการตำรวจสันติบาล สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ผู้ยื่นควรตรวจสอบขั้นตอนและเอกสารประกอบจากหน่วยงานผู้ออกโดยตรง เพราะเงื่อนไขต่างกันระหว่างผู้ยื่นในไทยกับผู้ยื่นจากต่างประเทศ และสถานทูตหลายแห่งกำหนดอายุเอกสารที่ยอมรับไว้ด้วย

เอกสารการเงิน เช่น หนังสือรับรองยอดเงินฝากและรายการเดินบัญชี ต้องแปลโดยคงสกุลเงิน รูปแบบตัวเลข และวันที่ตามต้นฉบับ ห้ามแปลงสกุลเงินหรือปัดตัวเลขในคำแปล หากสถานทูตต้องการยอดเทียบเป็นสกุลเงินอื่น เป็นหน้าที่ของผู้ยื่นที่จะแนบหลักฐานอัตราแลกเปลี่ยนแยกต่างหาก

ข้อกำหนดของแต่ละสถานทูตแตกต่างกันมากและปรับปรุงบ่อย ทั้งเรื่องภาษาที่ยอมรับ รูปแบบคำรับรอง และความจำเป็นในการรับรองนิติกรณ์ ก่อนเริ่มกระบวนการจึงควรอ่านประกาศล่าสุดจากเว็บไซต์ทางการของสถานทูตหรือหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองของประเทศปลายทางเสมอ

หมายเหตุสถานะกฎหมาย: ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) เมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (ที่มา: HCCH) ก่อนถึงวันดังกล่าว คำแปลและเอกสารยังต้องผ่าน การรับรองของกรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางตามลำดับเดิม