เอกสารการศึกษาและคุณวุฒิ

เอกสารการศึกษาของไทยออกโดยสถาบันการศึกษา ซึ่งอาจเป็นหน่วยงานรัฐหรือเอกชน ความแตกต่างนี้มีผลต่อขั้นตอน สถาบันของรัฐมักออกเอกสารที่มีตราประทับและลายมือชื่อผู้มีอำนาจซึ่งกรมการกงสุลตรวจสอบได้ ส่วนสถาบันเอกชนบางแห่งอาจต้องมีหนังสือรับรองจากหน่วยงานกำกับดูแลประกอบ ควรสอบถามสถาบันผู้ออกเอกสารก่อนว่าต้องขอเอกสารรูปแบบใด

ทรานสคริปต์เป็นเอกสารที่แปลผิดพลาดง่ายที่สุดในกลุ่มนี้ เพราะมีทั้งรหัสวิชา ชื่อวิชา หน่วยกิต ระบบเกรด และเกณฑ์การสำเร็จการศึกษา ผู้แปลต้องไม่แปลงระบบเกรดไทยเป็นระบบของประเทศปลายทางเอง แต่ต้องคงค่าตามต้นฉบับและคงคำอธิบายระบบเกรดที่พิมพ์อยู่บนเอกสารไว้ทั้งหมด การเทียบวุฒิเป็นอำนาจของหน่วยงานปลายทาง ไม่ใช่ของผู้แปล

ชื่อปริญญาและชื่อสาขาต้องใช้ชื่อภาษาอังกฤษทางการที่สถาบันกำหนด หากสถาบันมีชื่อภาษาอังกฤษที่จดไว้อยู่แล้ว ต้องใช้ชื่อนั้น ไม่แปลใหม่ตามความเข้าใจของผู้แปล เพราะหน่วยงานรับรองคุณวุฒิในต่างประเทศจะตรวจเทียบกับฐานข้อมูลชื่อสถาบัน

สำหรับใบประกอบวิชาชีพ เช่น สาขาสุขภาพหรือวิศวกรรม เอกสารมักต้องมาพร้อมหนังสือรับรองสถานะใบอนุญาตที่ออกโดยสภาวิชาชีพที่กำกับดูแล และบางประเทศกำหนดให้สภาวิชาชีพส่งเอกสารตรงถึงหน่วยงานผู้รับ ควรตรวจข้อกำหนดนี้ก่อน เพราะหากส่งเองอาจไม่ได้รับการยอมรับ

หมายเหตุสถานะกฎหมาย: ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) เมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (ที่มา: HCCH) ก่อนถึงวันดังกล่าว คำแปลและเอกสารยังต้องผ่าน การรับรองของกรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางตามลำดับเดิม