เอกสารนิติบุคคลและการค้า

หนังสือรับรองนิติบุคคลและเอกสารทะเบียนธุรกิจออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ เอกสารเหล่านี้มีอายุการยอมรับสั้นในทางปฏิบัติ เพราะสะท้อนสถานะ ณ วันที่คัด คู่ค้าและธนาคารต่างประเทศส่วนใหญ่จึงกำหนดให้คัดใหม่ก่อนยื่น ควรตรวจข้อกำหนดของผู้รับก่อนเริ่มแปลเพื่อไม่ให้เอกสารหมดอายุระหว่างขั้นตอน

คำแปลเอกสารนิติบุคคลต้องคงชื่อบริษัทภาษาอังกฤษที่จดทะเบียนไว้อย่างเคร่งครัด รวมถึงคำต่อท้ายรูปแบบนิติบุคคล หากบริษัทจดชื่อภาษาอังกฤษไว้แล้ว ห้ามแปลชื่อใหม่ เพราะธนาคารและนายทะเบียนต่างประเทศจะเทียบชื่อกับเอกสารจดทะเบียนอื่น เช่น ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือสัญญาที่ลงนามไว้

วัตถุประสงค์ของบริษัทและข้อจำกัดอำนาจกรรมการเป็นส่วนที่มีผลทางกฎหมายสูงสุดในหนังสือรับรอง ต้องแปลให้ครบทุกข้อ โดยเฉพาะเงื่อนไขการลงนามผูกพัน เช่น จำนวนกรรมการที่ต้องลงนามร่วมกันและการประทับตราสำคัญ หากคำแปลตกหล่นข้อจำกัดเหล่านี้ คู่สัญญาต่างประเทศอาจเข้าใจอำนาจลงนามคลาดเคลื่อน

งบการเงินมีศัพท์บัญชีเฉพาะที่ต้องใช้ให้ตรงกับมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่ใช้จัดทำงบนั้น และต้องคงหมายเหตุประกอบงบการเงินไว้ เพราะหมายเหตุคือส่วนที่อธิบายนโยบายบัญชีและภาระผูกพัน การแปลเฉพาะหน้างบดุลโดยตัดหมายเหตุออกมักถูกผู้รับตีกลับ

หมายเหตุสถานะกฎหมาย: ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) เมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (ที่มา: HCCH) ก่อนถึงวันดังกล่าว คำแปลและเอกสารยังต้องผ่าน การรับรองของกรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางตามลำดับเดิม