เอกสารทะเบียนราษฎรและสถานะบุคคล

เอกสารสถานะบุคคลออกโดยสำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักงานเขตภายใต้กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย เมื่อจะใช้ต่างประเทศต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษแล้วนำไปรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ การรับรองนี้เป็นการรับรองความถูกต้องของคำแปลเทียบกับต้นฉบับ ไม่ใช่การรับรองข้อเท็จจริงที่ปรากฏในเอกสาร

จุดตกบ่อยที่สุดคือการสะกดชื่อไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง คำนำหน้าชื่อไม่ตรงกับสถานะปัจจุบัน และการแปลชื่อสถานที่ราชการไม่ตรงกับชื่อทางการ เช่น ชื่ออำเภอ เขต หรือจังหวัดที่มีการเปลี่ยนชื่อในภายหลัง ควรเตรียมสำเนาหนังสือเดินทางของทุกคนที่มีชื่อในเอกสารไปด้วยเพื่อให้คำแปลอิงการสะกดเดียวกัน

รูปแบบวันที่เป็นอีกเรื่องที่ต้องระวัง เอกสารไทยใช้พุทธศักราช เมื่อแปลเป็นภาษาอังกฤษต้องแปลงเป็นคริสต์ศักราชให้ถูกต้อง และควรคงเลขปี พ.ศ. ไว้ในวงเล็บเพื่อให้ตรวจเทียบกับต้นฉบับได้ ส่วนเลขประจำตัวประชาชนและเลขที่เอกสารต้องคัดลอกตรงตัวโดยไม่ตัดเลขศูนย์นำหน้า

หลายหน่วยงานปลายทางกำหนดให้ใช้เอกสารที่คัดรับรองใหม่ภายในระยะเวลาที่กำหนด และบางแห่งไม่รับสำเนาที่ถ่ายเอกสารเอง จึงควรตรวจสอบเงื่อนไขของผู้รับเอกสารก่อนเริ่มแปล เพราะเงื่อนไขนี้ต่างกันในแต่ละประเทศและเปลี่ยนแปลงได้

หมายเหตุสถานะกฎหมาย: ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) เมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (ที่มา: HCCH) ก่อนถึงวันดังกล่าว คำแปลและเอกสารยังต้องผ่าน การรับรองของกรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางตามลำดับเดิม