เอกสารภาษีและศุลกากร — 6 กรณี

เอกสารฉบับนี้ตอบคำถามเดียวคือ ผู้ขอเป็นผู้มีถิ่นที่อยู่ทางภาษีของไทยในปีภาษีที่ระบุหรือไม่ ประเทศปลายทางจะใช้คำตอบนั้นตัดสินว่าจะให้สิทธิตามอนุสัญญาเพื่อการเว้นการเก็บภาษีซ้อนหรือไม่ จึงต้องระบุปีภาษีให้ตรงกับปีที่เกิดเงินได้จริง ไม่ใช่ปีที่ยื่นคำขอ

สำหรับบุคคลธรรมดา เกณฑ์การเป็นผู้มีถิ่นที่อยู่ตามประมวลรัษฎากรพิจารณาจากการอยู่ในประเทศไทยถึงระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดในปีภาษีนั้น ส่วนนิติบุคคลพิจารณาจากการจดทะเบียนจัดตั้งตามกฎหมายไทย เอกสารหลักฐานที่ยื่นประกอบจึงต่างกันชัดเจนระหว่างสองกรณี

แบบ ภ.ง.ด.90 และ ภ.ง.ด.91 เป็นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ส่วน ภ.ง.ด.50 เป็นแบบของนิติบุคคล ทั้งสามฉบับเป็นเอกสารที่ผู้เสียภาษียื่นเอง ไม่ใช่เอกสารที่กรมสรรพากรออกให้ ความน่าเชื่อถือจึงมาจากหลักฐานการยื่นและการชำระที่แนบมาด้วย

เมื่อยื่นผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ หลักฐานที่ผู้รับปลายทางต้องการมักเป็นทั้งตัวแบบและใบเสร็จรับเงินหรือหลักฐานการชำระ หากยื่นที่สำนักงานสรรพากรพื้นที่สาขา ควรขอสำเนาที่มีตราประทับรับแบบไว้ตั้งแต่วันยื่น

ประมวลรัษฎากร มาตรา 50 ทวิ กำหนดให้ผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายออกหนังสือรับรองการหักภาษีให้แก่ผู้ถูกหัก เอกสารนี้จึงเป็นเอกสารของผู้จ่ายเงินได้ ไม่ใช่ของกรมสรรพากร จุดนี้สำคัญเพราะกำหนดว่าต้องผ่านทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อก่อนเข้าสู่งานนิติกรณ์หรือไม่

เมื่อจะใช้ในต่างประเทศเพื่อขอเครดิตภาษี ผู้รับปลายทางมักต้องการเห็นสามอย่างพร้อมกัน คือ ผู้ถูกหักเป็นใคร ประเภทเงินได้คืออะไร และจำนวนภาษีที่ถูกหักเป็นเท่าใด หนังสือรับรองที่กรอกไม่ครบสามส่วนนี้มักถูกตีกลับ

ใบ ภ.พ.20 เป็นหลักฐานว่าผู้ประกอบการได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มกับกรมสรรพากรแล้ว คู่ค้าต่างประเทศมักขอดูเพื่อยืนยันสถานะทางภาษีของคู่สัญญาก่อนทำสัญญาระยะยาว หรือเพื่อประกอบการเปิดบัญชีกับผู้ให้บริการต่างประเทศ

ข้อมูลบนใบทะเบียนที่ผู้รับปลายทางมักตรวจคือ ชื่อผู้ประกอบการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ที่ตั้งสถานประกอบการ และวันที่เริ่มเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน หากข้อมูลใดเปลี่ยนแปลงต้องดำเนินการแจ้งเปลี่ยนแปลงกับกรมสรรพากรก่อนนำไปใช้

พิธีการศุลกากรในไทยดำเนินการผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก ใบขนสินค้าจึงมีสถานะเป็นข้อมูลในระบบของกรมศุลกากร เมื่อผู้รับปลายทางต้องการหลักฐานที่ตรวจสอบได้ ควรขอสำเนาที่หน่วยงานรับรอง ไม่ใช่ไฟล์ที่พิมพ์เองจากระบบ

เอกสารประกอบที่มักถูกขอควบคู่กันคือ บัญชีราคาสินค้า บัญชีรายละเอียดบรรจุหีบห่อ ใบตราส่งสินค้า และใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า เอกสารชุดนี้ต้องสอดคล้องกันทั้งเลขที่ วันที่ และรายการสินค้า มิฉะนั้นผู้รับจะตั้งคำถามทันที

สองเอกสารนี้ถูกเรียกรวมกันบ่อยแต่ทำหน้าที่ต่างกัน ใบผ่านภาษีอากรตามมาตรา 4 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากรเกี่ยวข้องกับการเดินทางออกนอกราชอาณาจักรของผู้มีหน้าที่เสียภาษีบางประเภทตามที่กฎหมายกำหนด ส่วนหนังสือรับรองการเสียภาษีเป็นการรับรองข้อเท็จจริงว่ามีการชำระภาษีตามจำนวนและปีภาษีที่ระบุ

ผู้รับปลายทางในต่างประเทศมักต้องการหนังสือรับรองการเสียภาษีมากกว่าใบผ่านภาษีอากร เพราะสิ่งที่ต้องการพิสูจน์คือการชำระภาษี ไม่ใช่สิทธิในการเดินทาง การขอเอกสารผิดประเภทจึงทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น