เอกสารประกอบวีซ่าที่ต้องแปลและรับรอง — ครบ 6 กลุ่ม

เอกสารแสดงตนและสถานะทางทะเบียนของไทยออกโดยสำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักงานเขต ภายใต้กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย ทั้งหมดเป็นเอกสารภาษาไทย เมื่อจะใช้ประกอบคำร้องขอวีซ่าในต่างประเทศจึงต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษ (หรือภาษาราชการของประเทศปลายทาง) และผ่านการรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ก่อนนำไปยื่นสถานทูตปลายทาง

ปัญหาที่พบมากที่สุดคือชื่อ-นามสกุลภาษาอังกฤษไม่ตรงกันระหว่างเอกสาร เช่น การสะกดในสูติบัตรฉบับแปลไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง หรือคำนำหน้าชื่อและนามสกุลหลังสมรสไม่ตรงกับทะเบียนบ้านฉบับปัจจุบัน กฎที่ปลอดภัยที่สุดคือยึดการสะกดตามหนังสือเดินทางเป็นหลัก และหากเอกสารต้นฉบับสะกดต่างออกไป ให้ระบุการสะกดทั้งสองแบบไว้ในคำแปลเพื่อให้เจ้าหน้าที่เชื่อมโยงตัวบุคคลได้

หลักฐานทางการเงินเป็นเอกสารที่สถานทูตให้น้ำหนักสูงในการพิจารณา เพราะใช้ประเมินว่าผู้ยื่นมีเงินเพียงพอต่อการเดินทางและการพำนักตามระยะเวลาที่ขอ เอกสารกลุ่มนี้ออกโดยธนาคารพาณิชย์ นายจ้าง หรือหน่วยงานสรรพากร และมักต้องขอเป็นฉบับภาษาอังกฤษโดยตรงจากผู้ออกเอกสารได้ ซึ่งช่วยลดขั้นตอนการแปล

หากธนาคารออกให้เฉพาะภาษาไทย ต้องแปลพร้อมคำรับรองความถูกต้อง และหากประเทศปลายทางกำหนดให้เอกสารต้องผ่านนิติกรณ์ ก็ต้องนำไปรับรองที่กรมการกงสุลและสถานทูตตามลำดับ ทั้งนี้เอกสารที่ออกโดยเอกชน เช่น หนังสือรับรองจากธนาคารหรือหนังสือรับรองเงินเดือน โดยทั่วไปต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อผู้มีอำนาจลงนามก่อน จึงจะเข้าสู่ขั้นตอนนิติกรณ์ได้

เอกสารการศึกษาที่ออกโดยสถาบันในประเทศไทยเป็นเอกสารของหน่วยงานผู้ออก ไม่ใช่เอกสารทะเบียนราษฎร ขั้นตอนจึงเริ่มจากการขอฉบับจริงหรือฉบับที่สถาบันรับรองสำเนาถูกต้อง หลายมหาวิทยาลัยออกปริญญาบัตรและทรานสคริปต์ฉบับภาษาอังกฤษได้เอง ซึ่งเป็นทางที่เรียบง่ายที่สุดและลดโอกาสคำแปลไม่ตรงศัพท์เฉพาะของหลักสูตร

เมื่อสถาบันออกได้เฉพาะภาษาไทย ต้องแปลพร้อมคำรับรองความถูกต้อง โดยต้องระวังคำเฉพาะ เช่น ชื่อปริญญา ชื่อสาขาวิชา ระบบเกรด และหน่วยกิต ให้ตรงตามที่สถาบันใช้จริง เพราะหน่วยงานเทียบวุฒิในต่างประเทศจะเทียบคำเหล่านี้กับกรอบคุณวุฒิของประเทศตน หากแปลคลาดเคลื่อนอาจทำให้ผลการเทียบวุฒิผิดพลาด

วีซ่าประเภททำงานตรวจสอบสองเรื่องคู่กันเสมอ คือสถานะของนายจ้างและคุณสมบัติของผู้ถูกจ้าง เอกสารฝั่งนายจ้างในไทยได้แก่ หนังสือรับรองบริษัทจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น งบการเงิน และแบบยื่นภาษี ส่วนฝั่งผู้ถูกจ้างได้แก่ สัญญาจ้าง หนังสือรับรองการทำงาน และหลักฐานคุณวุฒิ

สำหรับชาวต่างชาติที่จะทำงานในประเทศไทย การขอใบอนุญาตทำงานอยู่ในความรับผิดชอบของกรมการจัดหางาน กระทรวงแรงงาน และการอยู่ต่อในราชอาณาจักรอยู่ในความรับผิดชอบของสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง สองเรื่องนี้เป็นคนละกระบวนการที่ต้องสอดคล้องกัน เอกสารต่างประเทศที่ใช้ประกอบต้องผ่านการรับรองและแปลเป็นภาษาไทยตามที่หน่วยงานกำหนด

หนังสือรับรองความประพฤติสำหรับผู้ที่อยู่ในประเทศไทยออกโดยกองบัญชาการตำรวจสันติบาล สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ผู้ยื่นต้องพิมพ์ลายนิ้วมือและยื่นเอกสารแสดงตนตามที่หน่วยงานกำหนด สำหรับคนไทยที่พำนักอยู่ต่างประเทศ สามารถดำเนินการผ่านสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศที่พำนัก ตามขั้นตอนที่แต่ละแห่งประกาศ

เอกสารฉบับนี้มักออกเป็นภาษาอังกฤษอยู่แล้ว ทำให้ไม่ต้องแปลในหลายกรณี แต่หากประเทศปลายทางใช้ภาษาอื่น เช่น จีน ญี่ปุ่น เกาหลี หรือภาษาในกลุ่มตะวันออกกลาง ต้องแปลเป็นภาษานั้นและผ่านการรับรองตามลำดับ กรมการกงสุลแล้วจึงสถานทูตปลายทาง

วีซ่ากลุ่มติดตามครอบครัวพิจารณาสองเรื่องคู่กัน คือความสัมพันธ์ตามกฎหมายและความสัมพันธ์ที่เป็นจริงในทางปฏิบัติ ความสัมพันธ์ตามกฎหมายพิสูจน์ด้วยเอกสารทะเบียน เช่น ทะเบียนสมรสและสูติบัตร ส่วนความสัมพันธ์ตามข้อเท็จจริงพิสูจน์ด้วยหลักฐานประกอบ เช่น ประวัติการติดต่อ ภาพถ่ายร่วมกัน หลักฐานการโอนเงิน และหลักฐานที่อยู่ร่วมกัน

เอกสารทะเบียนของไทยทั้งหมดต้องแปลเป็นภาษาปลายทางและผ่านนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลก่อนยื่นสถานทูต ส่วนเอกสารทะเบียนที่ออกจากต่างประเทศและจะใช้ในไทย ต้องผ่านการรับรองจากประเทศต้นทางก่อน แล้วจึงแปลเป็นภาษาไทยและรับรองนิติกรณ์เพื่อใช้กับสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองหรือสำนักทะเบียน