เอกสารแสดงตนและสถานะทางทะเบียน

เอกสารแสดงตนและสถานะทางทะเบียนของไทยออกโดยสำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักงานเขต ภายใต้กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย ทั้งหมดเป็นเอกสารภาษาไทย เมื่อจะใช้ประกอบคำร้องขอวีซ่าในต่างประเทศจึงต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษ (หรือภาษาราชการของประเทศปลายทาง) และผ่านการรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ก่อนนำไปยื่นสถานทูตปลายทาง

ปัญหาที่พบมากที่สุดคือชื่อ-นามสกุลภาษาอังกฤษไม่ตรงกันระหว่างเอกสาร เช่น การสะกดในสูติบัตรฉบับแปลไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง หรือคำนำหน้าชื่อและนามสกุลหลังสมรสไม่ตรงกับทะเบียนบ้านฉบับปัจจุบัน กฎที่ปลอดภัยที่สุดคือยึดการสะกดตามหนังสือเดินทางเป็นหลัก และหากเอกสารต้นฉบับสะกดต่างออกไป ให้ระบุการสะกดทั้งสองแบบไว้ในคำแปลเพื่อให้เจ้าหน้าที่เชื่อมโยงตัวบุคคลได้

ความสดใหม่ของเอกสารก็สำคัญ สถานทูตหลายแห่งกำหนดให้เอกสารทะเบียนราษฎรและหนังสือรับรองสถานภาพต้องเป็นฉบับคัดรับรองรายการที่ออกใหม่ภายในระยะเวลาที่กำหนด ไม่ใช่สำเนาที่เก็บไว้เดิม จึงควรคัดเอกสารใหม่ก่อนเริ่มขั้นตอนแปลและรับรอง เพื่อไม่ให้เอกสารหมดอายุระหว่างทาง

สำหรับชาวต่างชาติที่ยื่นคำร้องในประเทศไทย เอกสารแสดงตนที่ออกจากต่างประเทศต้องเดินทางย้อนทาง กล่าวคือ ต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงานของประเทศต้นทางและสถานทูตของประเทศนั้นในประเทศไทย หรือผ่านสถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศต้นทาง ก่อนนำมาแปลเป็นภาษาไทยและรับรองที่กรมการกงสุลเพื่อใช้กับสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองหรือหน่วยงานราชการไทย

ปัจจุบันประเทศไทยยังใช้ระบบรับรองนิติกรณ์แบบเดิม อนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) จะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังยื่นภาคยานุวัติสารเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 (ที่มา: HCCH) ก่อนถึงวันดังกล่าว เอกสารประกอบวีซ่ายังต้องผ่านกรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางตามลำดับเดิม

ข้อกำหนดของเอกสารประกอบวีซ่าแตกต่างกันตามประเภทวีซ่า สัญชาติผู้ยื่น และสถานทูต/สถานกงสุลที่รับคำร้อง และเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา ควรตรวจสอบรายการเอกสารล่าสุดจากเว็บไซต์ทางการของหน่วยงานที่รับคำร้องก่อนเริ่มดำเนินการทุกครั้ง