เอกสารที่ต้องรับรองกรมการกงสุล (MFA) — ครบ 6 กลุ่ม

เอกสารทะเบียนราษฎรและทะเบียนครอบครัวออกโดยสำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักงานเขต ภายใต้กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารราชการไทยฉบับภาษาไทย เมื่อจะนำไปใช้ต่างประเทศจึงต้องผ่านสองงานควบคู่กันเสมอ คือ งานแปลเป็นภาษาอังกฤษให้ตรงตามต้นฉบับทุกตัวอักษร และงานรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

จุดที่ทำให้เอกสารกลุ่มนี้ถูกตีกลับบ่อยที่สุดคือความไม่ตรงกันของการสะกดชื่อ ชื่อบุคคลในสูติบัตรอาจสะกดต่างจากหนังสือเดินทาง หรือคำนำหน้าชื่อ วันเดือนปีเกิด และเลขประจำตัวประชาชนอาจคลาดเคลื่อนจากทะเบียนบ้านฉบับปัจจุบัน เจ้าหน้าที่นิติกรณ์จะตรวจเทียบคำแปลกับต้นฉบับอย่างละเอียด หากคำแปลกับต้นฉบับไม่ตรงกัน เอกสารจะไม่ผ่านและต้องแก้คำแปลใหม่

เอกสารการศึกษาที่ออกโดยสถาบันของรัฐ เช่น มหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ ถือเป็นเอกสารที่มีลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ที่ตรวจสอบได้ ส่วนเอกสารจากสถาบันเอกชนบางแห่งอาจต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงานต้นสังกัดก่อน เช่น สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษาหรือหน่วยงานที่กำกับดูแลสถาบันนั้น ก่อนที่กรมการกงสุลจะรับรองนิติกรณ์ให้ได้

ทรานสคริปต์ฉบับภาษาอังกฤษที่ออกโดยสถาบันโดยตรงมักใช้ได้สะดวกที่สุด เพราะมีลายมือชื่อนายทะเบียนของสถาบันอยู่แล้ว หากมีเฉพาะฉบับภาษาไทย จะต้องแปลและให้คำแปลตรงกับรหัสวิชา หน่วยกิต และเกรดทุกบรรทัด ตัวเลขหน่วยกิตหรือเกรดเฉลี่ยที่คลาดเคลื่อนแม้ตำแหน่งทศนิยมเดียวก็เป็นเหตุให้เอกสารถูกตีกลับ

เอกสารนิติบุคคลที่ใช้บ่อยที่สุดคือหนังสือรับรองนิติบุคคลที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ พร้อมบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) และหนังสือบริคณห์สนธิ เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารราชการที่มีลายมือชื่อนายทะเบียน จึงยื่นรับรองนิติกรณ์ได้หลังจากจัดทำคำแปลภาษาอังกฤษให้ตรงกับต้นฉบับ

งบการเงินและเอกสารทางบัญชีเป็นเอกสารเอกชน ไม่ได้ออกโดยหน่วยงานราชการ จึงต้องผ่านทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร หรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาตลงนามรับรองก่อน แล้วจึงเข้าสู่ขั้นตอนนิติกรณ์ตามลำดับ หลักการเดียวกันนี้ใช้กับหนังสือรับรองของกรรมการ มติที่ประชุม และหนังสือมอบอำนาจของบริษัท

หนังสือรับรองความประพฤติ (Police Clearance Certificate) ของไทยออกโดยกองบัญชาการตำรวจสันติบาล สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ผู้ยื่นต้องพิมพ์ลายนิ้วมือและแสดงเอกสารแสดงตน โดยระบุประเทศและวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้ เอกสารที่ออกจะระบุชื่อประเทศปลายทางไว้ ทำให้ใช้ข้ามประเทศไม่ได้ในหลายกรณี

ผู้ที่อยู่ต่างประเทศสามารถยื่นผ่านสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยได้ โดยพิมพ์ลายนิ้วมือที่หน่วยงานตำรวจท้องถิ่นหรือที่สถานทูต แล้วส่งเอกสารกลับมาตรวจสอบในประเทศไทย ขั้นตอนและแบบฟอร์มของแต่ละสถานทูตไม่เหมือนกัน จึงควรตรวจประกาศของสถานทูตที่ตนอยู่ก่อน

เอกสารกลุ่มนี้เป็นเอกสารเอกชนที่ไม่มีหน่วยงานราชการเป็นผู้ออก การจะนำเข้าสู่ขั้นตอนนิติกรณ์จึงต้องสร้าง 'ลายมือชื่อที่ตรวจสอบได้' ขึ้นก่อน วิธีมาตรฐานคือให้ผู้ลงนามลงลายมือชื่อต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความ พร้อมแสดงเอกสารแสดงตนฉบับจริง

ถ้อยคำในหนังสือมอบอำนาจเป็นสาระสำคัญ ต้องระบุตัวผู้มอบและผู้รับมอบให้ชัดเจน ระบุขอบเขตอำนาจเป็นเรื่อง ๆ ระบุทรัพย์สินหรือธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง และระบุระยะเวลามีผลถ้าจำเป็น หน่วยงานปลายทางหลายแห่งมีแบบฟอร์มของตนเองและไม่รับถ้อยคำที่ร่างขึ้นเอง จึงควรขอแบบฟอร์มจากปลายทางก่อนนัดลงนาม

เอกสารการจ้างงานส่วนใหญ่เป็นเอกสารเอกชนที่ออกโดยนายจ้าง จึงต้องมีลายมือชื่อผู้มีอำนาจของบริษัทและผ่านการรับรองลายมือชื่อโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารก่อน จึงจะเข้าสู่ขั้นตอนนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลได้ เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานราชการ เช่น ใบอนุญาตทำงาน จะเดินตามเส้นทางเอกสารราชการโดยตรง

หนังสือรับรองทางการเงินและ statement ธนาคารเป็นอีกกลุ่มที่ต้องระวัง ธนาคารแต่ละแห่งมีรูปแบบหนังสือรับรองของตนเอง และบางฉบับออกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่มีลายมือชื่อจริง ซึ่งอาจใช้ในขั้นตอนนิติกรณ์ไม่ได้ ควรขอฉบับที่มีลายมือชื่อและตราประทับของธนาคารเมื่อรู้ว่าจะต้องนำไปรับรอง