เอกสารนิติบุคคลและการค้า

เอกสารนิติบุคคลที่ใช้บ่อยที่สุดคือหนังสือรับรองนิติบุคคลที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ พร้อมบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) และหนังสือบริคณห์สนธิ เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารราชการที่มีลายมือชื่อนายทะเบียน จึงยื่นรับรองนิติกรณ์ได้หลังจากจัดทำคำแปลภาษาอังกฤษให้ตรงกับต้นฉบับ

งบการเงินและเอกสารทางบัญชีเป็นเอกสารเอกชน ไม่ได้ออกโดยหน่วยงานราชการ จึงต้องผ่านทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร หรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาตลงนามรับรองก่อน แล้วจึงเข้าสู่ขั้นตอนนิติกรณ์ตามลำดับ หลักการเดียวกันนี้ใช้กับหนังสือรับรองของกรรมการ มติที่ประชุม และหนังสือมอบอำนาจของบริษัท

ประเทศปลายทางกลุ่มที่ยังไม่ใช้ระบบ Apostille เช่น จีน สหรัฐอาหรับเอมิเรตส์ ซาอุดีอาระเบีย เวียดนาม และไต้หวัน มักกำหนดขั้นตอนเพิ่มเติมเฉพาะของตนเอง เช่น ต้องผ่านหอการค้าก่อนเข้าสถานทูต หรือกำหนดรูปแบบถ้อยคำในหนังสือมอบอำนาจ ควรขอเช็กลิสต์ล่าสุดจากคู่ค้าหรือสถานทูตปลายทางก่อนจัดทำเอกสาร

ในดีลข้ามประเทศที่มีกำหนดปิดดีล ควรวางแผนย้อนกลับจากวันปิดดีล เพราะห่วงโซ่การรับรองมีหลายหน่วยงานและแต่ละหน่วยงานมีวันทำการและคิวของตนเอง การเตรียมชุดเอกสารสำรองไว้ล่วงหน้าช่วยลดความเสี่ยงเมื่อมีจุดใดจุดหนึ่งต้องแก้ไข

ขณะนี้ประเทศไทยยังใช้ระบบรับรองนิติกรณ์แบบเดิม อนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) จะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังยื่นภาคยานุวัติสารเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 (ที่มา: HCCH) ก่อนถึงวันดังกล่าว เอกสารยังต้องผ่านกรมการกงสุลและสถานทูตประเทศปลายทางตามลำดับเดิม