เอกสารการทำงานและการย้ายถิ่นฐาน

เอกสารการจ้างงานส่วนใหญ่เป็นเอกสารเอกชนที่ออกโดยนายจ้าง จึงต้องมีลายมือชื่อผู้มีอำนาจของบริษัทและผ่านการรับรองลายมือชื่อโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารก่อน จึงจะเข้าสู่ขั้นตอนนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลได้ เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานราชการ เช่น ใบอนุญาตทำงาน จะเดินตามเส้นทางเอกสารราชการโดยตรง

หนังสือรับรองทางการเงินและ statement ธนาคารเป็นอีกกลุ่มที่ต้องระวัง ธนาคารแต่ละแห่งมีรูปแบบหนังสือรับรองของตนเอง และบางฉบับออกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่มีลายมือชื่อจริง ซึ่งอาจใช้ในขั้นตอนนิติกรณ์ไม่ได้ ควรขอฉบับที่มีลายมือชื่อและตราประทับของธนาคารเมื่อรู้ว่าจะต้องนำไปรับรอง

ในการยื่นวีซ่าทำงานหรือถิ่นที่อยู่ถาวร หน่วยงานปลายทางมักกำหนดชุดเอกสารเป็นรายการที่แน่นอน และกำหนดด้วยว่าเอกสารใดต้องผ่านการรับรองระดับใด บางรายการต้องการเพียงคำแปลรับรอง บางรายการต้องผ่านครบทั้งห่วงโซ่ การอ่านเช็กลิสต์ของหน่วยงานปลายทางอย่างละเอียดจึงช่วยประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย

หากเอกสารต้องส่งไปยังหลายหน่วยงานพร้อมกัน เช่น หน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองและองค์กรวิชาชีพ ควรเตรียมชุดที่ผ่านการรับรองแยกกันตั้งแต่ต้น เพราะการขอรับรองชุดเพิ่มภายหลังต้องเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งห่วงโซ่

ขณะนี้ประเทศไทยยังใช้ระบบรับรองนิติกรณ์แบบเดิม อนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) จะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังยื่นภาคยานุวัติสารเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 (ที่มา: HCCH) ก่อนถึงวันดังกล่าว เอกสารยังต้องผ่านกรมการกงสุลและสถานทูตประเทศปลายทางตามลำดับเดิม