หนังสือมอบอำนาจและเอกสารส่วนบุคคลที่ลงนาม

เอกสารกลุ่มนี้เป็นเอกสารเอกชนที่ไม่มีหน่วยงานราชการเป็นผู้ออก การจะนำเข้าสู่ขั้นตอนนิติกรณ์จึงต้องสร้าง 'ลายมือชื่อที่ตรวจสอบได้' ขึ้นก่อน วิธีมาตรฐานคือให้ผู้ลงนามลงลายมือชื่อต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความ พร้อมแสดงเอกสารแสดงตนฉบับจริง

ถ้อยคำในหนังสือมอบอำนาจเป็นสาระสำคัญ ต้องระบุตัวผู้มอบและผู้รับมอบให้ชัดเจน ระบุขอบเขตอำนาจเป็นเรื่อง ๆ ระบุทรัพย์สินหรือธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง และระบุระยะเวลามีผลถ้าจำเป็น หน่วยงานปลายทางหลายแห่งมีแบบฟอร์มของตนเองและไม่รับถ้อยคำที่ร่างขึ้นเอง จึงควรขอแบบฟอร์มจากปลายทางก่อนนัดลงนาม

หนังสือยินยอมให้บุตรเดินทางไปต่างประเทศเป็นกรณีที่พบบ่อยและถูกตรวจเข้มที่สุด เจ้าหน้าที่ตรวจคนเข้าเมืองมักต้องการเห็นหลักฐานความสัมพันธ์ระหว่างผู้ให้ความยินยอมกับเด็ก เช่น สูติบัตรที่แปลและรับรองแล้ว รวมถึงเอกสารแสดงอำนาจปกครองในกรณีที่บิดามารดาหย่าหรือแยกกันอยู่

ผู้ลงนามที่อยู่ต่างประเทศไม่สามารถให้ทนายความในไทยรับรองลายมือชื่อจากระยะไกลได้ ต้องดำเนินการที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศนั้น หรือใช้ระบบรับรองของประเทศนั้นแล้วนำเอกสารเข้ามารับรองต่อในไทยตามลำดับที่หน่วยงานปลายทางกำหนด

ขณะนี้ประเทศไทยยังใช้ระบบรับรองนิติกรณ์แบบเดิม อนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) จะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังยื่นภาคยานุวัติสารเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 (ที่มา: HCCH) ก่อนถึงวันดังกล่าว เอกสารยังต้องผ่านกรมการกงสุลและสถานทูตประเทศปลายทางตามลำดับเดิม