เอกสารการศึกษา

เอกสารการศึกษาที่ออกโดยสถาบันของรัฐ เช่น มหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ ถือเป็นเอกสารที่มีลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ที่ตรวจสอบได้ ส่วนเอกสารจากสถาบันเอกชนบางแห่งอาจต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงานต้นสังกัดก่อน เช่น สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษาหรือหน่วยงานที่กำกับดูแลสถาบันนั้น ก่อนที่กรมการกงสุลจะรับรองนิติกรณ์ให้ได้

ทรานสคริปต์ฉบับภาษาอังกฤษที่ออกโดยสถาบันโดยตรงมักใช้ได้สะดวกที่สุด เพราะมีลายมือชื่อนายทะเบียนของสถาบันอยู่แล้ว หากมีเฉพาะฉบับภาษาไทย จะต้องแปลและให้คำแปลตรงกับรหัสวิชา หน่วยกิต และเกรดทุกบรรทัด ตัวเลขหน่วยกิตหรือเกรดเฉลี่ยที่คลาดเคลื่อนแม้ตำแหน่งทศนิยมเดียวก็เป็นเหตุให้เอกสารถูกตีกลับ

ผู้ที่ยื่นเพื่อขอใบอนุญาตประกอบวิชาชีพในต่างประเทศ เช่น พยาบาล วิศวกร หรือผู้ประกอบวิชาชีพด้านสุขภาพ มักถูกกำหนดให้สถาบันการศึกษาส่งเอกสารตรงถึงหน่วยงานผู้ประเมิน ควบคู่ไปกับชุดเอกสารที่ผ่านนิติกรณ์แล้ว ควรตรวจเงื่อนไขของหน่วยงานผู้ประเมินก่อนเริ่ม เพื่อไม่ให้ต้องทำซ้ำสองรอบ

สำหรับการยื่นในประเทศที่ไม่ใช้ภาษาอังกฤษ เช่น จีน ญี่ปุ่น เกาหลี หรือกลุ่มประเทศตะวันออกกลาง สถานทูตของประเทศนั้นในไทยจะเป็นผู้กำหนดว่าต้องการคำแปลภาษาใดและต้องรับรองในลำดับใด ข้อกำหนดนี้ต่างกันมากในแต่ละสถานทูตและเปลี่ยนแปลงได้ จึงควรยืนยันกับสถานทูตปลายทางเป็นรายกรณี

ขณะนี้ประเทศไทยยังใช้ระบบรับรองนิติกรณ์แบบเดิม อนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) จะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังยื่นภาคยานุวัติสารเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 (ที่มา: HCCH) ก่อนถึงวันดังกล่าว เอกสารยังต้องผ่านกรมการกงสุลและสถานทูตประเทศปลายทางตามลำดับเดิม