เอกสารทะเบียนราษฎรและทะเบียนครอบครัว

เอกสารทะเบียนราษฎรและทะเบียนครอบครัวออกโดยสำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักงานเขต ภายใต้กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารราชการไทยฉบับภาษาไทย เมื่อจะนำไปใช้ต่างประเทศจึงต้องผ่านสองงานควบคู่กันเสมอ คือ งานแปลเป็นภาษาอังกฤษให้ตรงตามต้นฉบับทุกตัวอักษร และงานรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

จุดที่ทำให้เอกสารกลุ่มนี้ถูกตีกลับบ่อยที่สุดคือความไม่ตรงกันของการสะกดชื่อ ชื่อบุคคลในสูติบัตรอาจสะกดต่างจากหนังสือเดินทาง หรือคำนำหน้าชื่อ วันเดือนปีเกิด และเลขประจำตัวประชาชนอาจคลาดเคลื่อนจากทะเบียนบ้านฉบับปัจจุบัน เจ้าหน้าที่นิติกรณ์จะตรวจเทียบคำแปลกับต้นฉบับอย่างละเอียด หากคำแปลกับต้นฉบับไม่ตรงกัน เอกสารจะไม่ผ่านและต้องแก้คำแปลใหม่

อีกจุดหนึ่งคือความสดใหม่ของเอกสาร สถานทูตหลายแห่งและหน่วยงานปลายทางหลายประเทศกำหนดให้เอกสารทะเบียนราษฎรต้องออกใหม่ภายในระยะเวลาที่กำหนด เช่น ต้องเป็นฉบับคัดรับรองรายการที่ออกใหม่ ไม่ใช่สำเนาเก่าที่เก็บไว้หลายปี ก่อนเริ่มกระบวนการจึงควรตรวจเงื่อนไขของหน่วยงานปลายทางก่อนเสมอ เพราะข้อกำหนดนี้ต่างกันในแต่ละประเทศและอาจเปลี่ยนแปลงได้

สำหรับผู้ที่อยู่ต่างประเทศ เอกสารทะเบียนราษฎรไทยยังต้องคัดจากสำนักทะเบียนในประเทศไทย จึงมักมอบอำนาจให้ญาติหรือผู้แทนดำเนินการแทน หนังสือมอบอำนาจที่ทำจากต่างประเทศต้องผ่านการรับรองจากสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศนั้นก่อน แล้วจึงนำกลับมารับรองนิติกรณ์ในไทยได้

ขณะนี้ประเทศไทยยังใช้ระบบรับรองนิติกรณ์แบบเดิม อนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) จะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังยื่นภาคยานุวัติสารเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 (ที่มา: HCCH) ก่อนถึงวันดังกล่าว เอกสารยังต้องผ่านกรมการกงสุลและสถานทูตประเทศปลายทางตามลำดับเดิม