เอกสารคดีที่ต้องแปลและรับรองคำแปล — 6 กลุ่ม

ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง มาตรา 46 กำหนดว่าเอกสารที่ทำเป็นภาษาต่างประเทศและจะใช้ในกระบวนพิจารณา ต้องมีคำแปลเป็นภาษาไทยยื่นประกอบ โดยผู้แปลต้องรับรองความถูกต้องของคำแปล ในทางปฏิบัติศาลแต่ละแห่งอาจกำหนดรายละเอียดของแบบคำรับรองต่างกัน จึงควรตรวจสอบกับเจ้าหน้าที่หน้าบัลลังก์หรือทนายความผู้รับผิดชอบสำนวนก่อนยื่นทุกครั้ง

คำคู่ความเป็นเอกสารที่กำหนดกรอบของคดี ถ้อยคำที่แปลคลาดเคลื่อนแม้เพียงคำเดียว เช่น การใช้คำว่า 'ผิดนัด' แทน 'ผิดสัญญา' หรือแปลวันครบกำหนดชำระผิด อาจทำให้ประเด็นข้อพิพาทเปลี่ยนไปทั้งคดี งานกลุ่มนี้จึงต้องแปลด้วยศัพท์กฎหมายไทยที่ตรงกับระบบกฎหมายไทย ไม่ใช่การแปลตามความหมายทั่วไปของคำ

คำพิพากษาและคำสั่งศาลเป็นเอกสารที่หน่วยงานปลายทางอ่านเพื่อดูผลผูกพันทางกฎหมาย คำแปลจึงต้องรักษาโครงสร้างของคำวินิจฉัยไว้ครบ ทั้งส่วนข้อเท็จจริง ประเด็นที่ต้องวินิจฉัย เหตุผล และคำบังคับ การตัดทอนเฉพาะ 'ส่วนสรุป' มักทำให้เอกสารถูกตีกลับ เพราะหน่วยงานไม่สามารถตรวจสอบที่มาของคำบังคับได้

หากต้องนำคำพิพากษาไปใช้ในต่างประเทศ ปกติจะต้องขอคัดสำเนาคำพิพากษาที่รับรองโดยศาลก่อน แล้วจึงแปลและรับรองคำแปล ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลและสถานทูตปลายทาง เงื่อนไขว่าปลายทางต้องการเอกสารรูปแบบใดเป็นเรื่องผันแปรตามประเทศ ควรสอบถามหน่วยงานหรือสถานทูตปลายทางให้ชัดเจนก่อนดำเนินการ

พยานเอกสารมักมาเป็นชุดใหญ่และมาจากหลายแหล่ง ทั้งสัญญาฉบับพิมพ์ อีเมล ข้อความแชท ใบเสร็จ และรายงานทางเทคนิค ปัญหาที่พบบ่อยคือคำเดียวกันถูกแปลไม่เหมือนกันในแต่ละไฟล์ ทำให้ฝ่ายตรงข้ามหยิบไปโต้แย้งความน่าเชื่อถือของคำแปลได้ การทำอภิธานศัพท์ประจำคดีตั้งแต่ต้นจึงสำคัญกว่าความเร็ว

เอกสารที่เป็นภาพถ่าย ภาพสแกนคุณภาพต่ำ หรือลายมือเขียน ควรแจ้งล่วงหน้า เพราะต้องใช้เวลาถอดความและอาจต้องระบุในคำแปลว่าส่วนใดอ่านไม่ออก การเดาข้อความที่อ่านไม่ชัดถือเป็นความเสี่ยงต่อความถูกต้องของพยานหลักฐาน เราจะทำหมายเหตุกำกับแทนการเดา

ชั้นบังคับคดีเกี่ยวข้องกับกรมบังคับคดี กระทรวงยุติธรรม เอกสารที่ใช้มักมีตัวเลขจำนวนมาก เช่น ยอดหนี้ ดอกเบี้ย เลขที่โฉนด เลขทะเบียนรถ และเลขบัญชี ความผิดพลาดของตัวเลขเพียงหลักเดียวทำให้เอกสารถูกตีกลับหรือทำให้การอายัดคลาดเคลื่อน คำแปลกลุ่มนี้จึงต้องตรวจตัวเลขซ้ำแบบทีละรายการเทียบกับต้นฉบับ

หากเจ้าหนี้หรือลูกหนี้เป็นชาวต่างชาติหรือเป็นนิติบุคคลต่างประเทศ มักต้องแปลหนังสือรับรองนิติบุคคล หนังสือมอบอำนาจ และเอกสารแสดงสิทธิในทรัพย์สินเพิ่มเติม เงื่อนไขว่าต้องรับรองถึงขั้นใดเป็นเรื่องผันแปรตามหน่วยงานที่รับเรื่อง ควรสอบถามเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบสำนวนบังคับคดีก่อนจัดชุดเอกสาร

คดีครอบครัวมักใช้เอกสารทะเบียนราษฎรและทะเบียนครอบครัวของกรมการปกครอง เช่น สูติบัตร ทะเบียนสมรส ทะเบียนหย่า ทะเบียนบ้าน และหนังสือรับรองสถานภาพ เมื่อคู่ความฝ่ายหนึ่งเป็นชาวต่างชาติ เอกสารจากต่างประเทศต้องแปลเป็นไทย และเอกสารไทยที่จะใช้ต่างประเทศต้องแปลและผ่านการรับรองตามลำดับ

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดของกลุ่มนี้คือการสะกดชื่อไม่ตรงกันระหว่างหนังสือเดินทาง ทะเบียนสมรส และคำพิพากษา ซึ่งทำให้หน่วยงานปลายทางปฏิเสธเอกสาร เราจึงยึดการสะกดตามหนังสือเดินทางเป็นหลัก และหากเอกสารเดิมสะกดต่างออกไป จะทำหมายเหตุอธิบายไว้ในคำแปลตามข้อเท็จจริง

เอกสารนิติบุคคลไทยส่วนใหญ่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ เช่น หนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น และหนังสือบริคณห์สนธิ เมื่อจะใช้ในคดีหรือในต่างประเทศ ควรคัดเอกสารฉบับล่าสุด เพราะหน่วยงานปลายทางหลายแห่งกำหนดอายุของเอกสารที่รับ ซึ่งเป็นเงื่อนไขที่ต่างกันไปในแต่ละแห่ง ควรสอบถามก่อนคัดเอกสาร

งานแปลสัญญาธุรกิจต้องรักษาคำนิยามในสัญญาไว้อย่างเคร่งครัด คำที่ถูกนิยามไว้ในสัญญาต้องถูกแปลด้วยคำเดียวกันตลอดทั้งฉบับและตลอดทั้งชุดเอกสารที่เกี่ยวข้อง หากเอกสารชุดเดียวกันมีทั้งสัญญาหลัก สัญญาแก้ไขเพิ่มเติม และหนังสือบอกกล่าว จะต้องใช้อภิธานศัพท์ร่วมกัน