ระบบ Apostille และข้อกำหนดของญี่ปุ่น
ญี่ปุ่นเข้าร่วม Hague Apostille Convention ตั้งแต่ปี ค.ศ. 1970 และไทยเป็นสมาชิกใหม่ตั้งแต่ ธ.ค. 2024 ส่งผลให้เอกสารจากไทยที่ผ่าน Notary + MFA Apostille สามารถใช้ในญี่ปุ่นได้โดยตรง โดยไม่ต้องผ่านสถานเอกอัครราชทูตญี่ปุ่นในไทยอีก ลดเวลาดำเนินการจากเดิม 10–14 วัน เหลือ 4–8 วันทำการ หน่วยงานหลักของญี่ปุ่นที่รับเอกสารจากไทย ได้แก่ Hōmukyoku (สำนักงานกิจการกฎหมาย) สำหรับการจดทะเบียนบริษัทและที่ดิน, Kuyakusho/Shiyakusho (สำนักงานเขต/เมือง) สำหรับการจดทะเบียนสมรสและทะเบียนราษฎร์ Koseki, Nyūkoku Kanrikyoku (สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง) สำหรับวีซ่าและ Residence Card
ข้อกำหนดที่สำคัญของญี่ปุ่นคือเอกสารที่ไม่ใช่ภาษาญี่ปุ่นต้องแปลเป็นภาษาญี่ปุ่นโดยนักแปลที่มีคุณสมบัติ ไม่จำเป็นต้องเป็น 公証翻訳者 (นักแปลรับรอง) แต่ต้องมี Affidavit of Translator ที่ยืนยันความถูกต้องและคุณสมบัติของผู้แปล แนบมากับคำแปลทุกฉบับ ทีม NYC มีนักแปลภาษาญี่ปุ่นในทีม 6 ท่าน ที่จบการศึกษาด้านภาษาศาสตร์ภาษาญี่ปุ่นจาก JLPT N1 ทุกคน และมี Affidavit of Translator ที่ผ่าน Notary พร้อมใช้
เอกสารที่ผ่าน Notary + แปล + Apostille จากไทย จะใช้ได้ในญี่ปุ่นทันที โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนเพิ่มเติม เช่น Translation Certification ที่ Hōmukyoku ในญี่ปุ่น ลูกค้าจึงไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มในญี่ปุ่นและลดเวลาดำเนินการลงอย่างมาก
ประเภทเอกสารที่นิยมทำ Notary เพื่อใช้ในญี่ปุ่น
อันดับหนึ่งคือเอกสารสำหรับจดทะเบียนสมรสและคู่สมรสในญี่ปุ่น ได้แก่ 婚姻要件具備証明書 (หนังสือรับรองโสด) จากเขตในไทย, สูติบัตร, ทะเบียนบ้าน และหากเคยสมรสมาก่อน ต้องมีทะเบียนหย่าหรือใบรับรองการเสียชีวิตของคู่สมรสเดิม ทุกฉบับต้องแปลเป็นญี่ปุ่น + Notary + Apostille เพื่อยื่นที่ Kuyakusho ในเขตที่จะอาศัยอยู่
อันดับสองคือเอกสารสำหรับ Long-Term Resident Visa, Spouse of Japanese National Visa, และ Business Manager Visa ที่ต้องยื่นที่ Immigration Services Agency ของญี่ปุ่น ได้แก่ Certificate of Eligibility (COE) Application Documents, หนังสือรับรองรายได้, หนังสือรับรองการทำงาน, และเอกสารทางการเงินที่ต้องผ่าน Notary ในกรณีที่เป็นเอกสารส่วนตัวของผู้สมัคร
อันดับสามคือเอกสารสำหรับการจดทะเบียนบริษัทที่ Hōmukyoku ได้แก่ Articles of Incorporation, Power of Attorney แต่งตั้ง Representative Director, Certificate of Seal Registration และเอกสารทางการเงินของบริษัทแม่ในไทย ทีม NYC มีประสบการณ์จดทะเบียนบริษัทไทย-ญี่ปุ่นกว่า 80 ราย
ขั้นตอน Notary Public สำหรับใช้ในญี่ปุ่น แบบครบจบ One-Stop
เริ่มต้นด้วยการแจ้งทีม NYC Language Institute ผ่าน LINE @nycli หรือโทร 083-249-4999 ว่าต้องการใช้เอกสารในญี่ปุ่น ทีมจะสอบถามข้อมูล 3 ข้อหลัก ได้แก่ (1) ประเภทของเอกสารและจำนวนชุด (2) วัตถุประสงค์การใช้งานปลายทาง เช่น ยื่นวีซ่า ยื่นศาล ยื่นโรงเรียน ทำธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์ หรือเปิดบัญชีธนาคารต่างประเทศ และ (3) กำหนดเวลาที่ต้องใช้เอกสารพร้อม จากข้อมูลเหล่านี้ทีมจะสามารถออกใบเสนอราคาและไทม์ไลน์ที่แม่นยำได้ภายใน 15–30 นาที พร้อมแนะนำว่าจำเป็นต้องทำ Notary Public อย่างเดียว หรือต้องต่อด้วย MFA (กระทรวงการต่างประเทศ) และสถานทูตญี่ปุ่นอีกขั้นหนึ่ง
ขั้นที่สอง ลูกค้านัดเข้าพบทนายผู้ทำคำรับรอง (Notarial Services Attorney) ที่สำนักงาน NYC สาขาลาดพร้าว 95 เปิดบริการจันทร์–เสาร์ เวลา 09:00–18:00 น. กรณีไม่สะดวกเดินทาง สามารถใช้บริการ Remote Online Notarization หรือทนายเดินทางไปหาในเขตกรุงเทพมหานครและปริมณฑลได้ ในขั้นตอนการลงนาม ทนายจะตรวจสอบเอกสารตัวจริง บัตรประจำตัวหรือหนังสือเดินทาง และให้ลูกค้าลงนามต่อหน้า จากนั้นจะประทับตรา Notarial Seal พร้อมแนบ Notarial Certificate ที่ระบุประเภทคำรับรอง (Acknowledgement, Jurat, Certified True Copy, Affidavit ฯลฯ) อย่างชัดเจน เพื่อให้หน่วยงานปลายทางในญี่ปุ่นยอมรับเอกสารโดยไม่ต้องตีความเพิ่มเติม
ขั้นที่สาม เนื่องจากญี่ปุ่นเป็นภาคีอนุสัญญา Hague Apostille Convention และประเทศไทยเข้าร่วม เมื่อ 30 มิ.ย. 2569 (มีผลบังคับใช้กับไทย 28 ก.พ. 2570) เอกสารที่ผ่าน Notary แล้วสามารถนำไปขอ Apostille ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ถนนแจ้งวัฒนะ ได้โดยตรง โดยไม่ต้องผ่านสถานทูตญี่ปุ่นอีก ระยะเวลาประมาณ 2–3 วันทำการ หรือใช้บริการ Express ของกรมฯ ที่เสร็จภายในวันเดียว ทีม NYC จะเป็นผู้ยื่นและรับเอกสารแทนลูกค้า โดยลูกค้าไม่ต้องเดินทางไปด้วยตัวเอง
ขั้นสุดท้าย เมื่อเอกสารผ่านการรับรองทุกขั้นตอนแล้ว ทีมจะตรวจสอบความถูกต้องของตราประทับ ลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ และเลขที่อ้างอิงทุกหน้า ก่อนจัดส่งให้ลูกค้า กรณีอยู่ในกรุงเทพและปริมณฑลส่งฟรีด้วย Messenger ภายในวันเดียวกัน กรณีต่างจังหวัดส่งฟรีด้วย EMS หรือ Kerry Express และกรณีที่ลูกค้าอยู่ในญี่ปุ่นหรือประเทศที่สาม สามารถจัดส่งด้วย DHL/FedEx International ถึงปลายทางภายใน 2–5 วันทำการ พร้อมเลขที่ติดตามพัสดุ (Tracking Number) ทุกฉบับ ลูกค้าสามารถตรวจสอบสถานะการดำเนินงานได้แบบเรียลไทม์ผ่าน LINE @nycli
สถานเอกอัครราชทูตญี่ปุ่นประจำประเทศไทย
คำถามที่พบบ่อย
เอกสารที่ผ่าน Notary ในไทยใช้ในญี่ปุ่นได้ทันทีไหม?
ใช้ได้หลังจากผ่านการรับรองเพิ่มเติมจากกระทรวงการต่างประเทศไทย (MFA) และ/หรือสถานทูตญี่ปุ่นประจำประเทศไทยแล้วเท่านั้น เพราะ Notary Public ของไทยเป็นการรับรองในประเทศ ต้องมี Chain of Authentication อีก 1–2 ชั้นจึงจะมีผลทางกฎหมายในต่างประเทศ NYC ดำเนินการให้ครบทุกขั้นตอนภายใน 3–7 วันทำการ
ค่าใช้จ่ายรวมในการทำ Notary + รับรองสำหรับญี่ปุ่นประมาณเท่าไร?
ค่าใช้จ่ายรวมเริ่มต้นที่ 2,500–8,000 บาทต่อชุด ขึ้นอยู่กับชนิดเอกสาร จำนวนหน้า ภาษาที่ต้องแปล และความเร่งด่วน ค่าธรรมเนียม Notary เริ่ม ฿1,500 ค่าธรรมเนียม MFA ฿200–800 และค่าธรรมเนียมสถานทูตญี่ปุ่นแตกต่างกันไปตามนโยบาย ทีม NYC แจ้งราคาเบ็ดเสร็จไม่มีค่าใช้จ่ายแฝงภายใน 30 นาที
ต้องเดินทางไปต่างประเทศเองหรือไม่?
ไม่จำเป็น — NYC Language Institute เป็นตัวแทนยื่นเอกสารแทนลูกค้าทุกขั้นตอน ตั้งแต่กระทรวงการต่างประเทศไทย สถานทูตญี่ปุ่น ไปจนถึงการจัดส่งเอกสารตัวจริงด้วย DHL/FedEx ไปยังญี่ปุ่นหรือประเทศที่สามทั่วโลก ลูกค้าจึงไม่ต้องเดินทางไปด้วยตัวเองแม้แต่ครั้งเดียว
หากเอกสารถูกปฏิเสธโดยหน่วยงานปลายทางในญี่ปุ่น จะทำอย่างไร?
NYC รับประกันความถูกต้องของกระบวนการรับรองทุกขั้นตอน หากเอกสารถูกปฏิเสธโดยมีสาเหตุจากความบกพร่องในการรับรอง ทีมจะดำเนินการแก้ไขและรับรองใหม่ให้ฟรี โดยลูกค้าจ่ายเฉพาะค่าธรรมเนียมราชการเท่านั้น ทั้งนี้ในรอบ 12 เดือนที่ผ่านมาทีมมีอัตราการยอมรับเอกสารโดยหน่วยงานปลายทางในญี่ปุ่น 99.6%
หนังสือรับรองโสดสำหรับจดทะเบียนสมรสที่ญี่ปุ่นใช้แบบไหน?
ใช้ 婚姻要件具備証明書 (Kon'in Yōken Gubi Shōmeisho) จากสถานทูตไทยในญี่ปุ่น หรือใช้หนังสือรับรองโสดจากเขตในไทย แปลญี่ปุ่นพร้อม Notary + Apostille ทั้งสองวิธียอมรับที่ Kuyakusho NYC จัดครบใน 5–7 วันทำการ
Notary สำหรับประเทศอื่น
พร้อมเริ่มทำ Notary สำหรับใช้ในญี่ปุ่นแล้ว?
ทักไลน์ @nycli หรือโทร 083-249-4999 — ทีมแจ้งราคาและไทม์ไลน์เบ็ดเสร็จภายใน 30 นาที