กรอบกฎหมาย Notary Public ที่สหรัฐอเมริกายอมรับ
สหรัฐอเมริกาเป็นหนึ่งในประเทศที่มีระบบ Notary Public ที่เข้มงวดและหลากหลายที่สุดในโลก เนื่องจากแต่ละมลรัฐมีกฎหมายและมาตรฐานเป็นของตนเอง เอกสารที่ผ่านการรับรองโดย Notary Public ของไทยจะต้องผ่านห่วงโซ่การรับรอง (Chain of Authentication) ที่ครบถ้วนก่อนจึงจะมีผลทางกฎหมายในสหรัฐอเมริกา โดยเริ่มจาก Notarial Services Attorney ที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความแห่งประเทศไทย ต่อด้วยการรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (MFA Thailand) และจบที่การประทับตราของสถานเอกอัครราชทูตสหรัฐอเมริกาประจำประเทศไทย ซึ่งตั้งอยู่ที่ 95 ถนนวิทยุ แขวงลุมพินี เขตปทุมวัน กรุงเทพมหานคร
ปัจจุบันสหรัฐอเมริกายังไม่ได้เป็นภาคีอนุสัญญา Hague Apostille Convention อย่างเต็มรูปแบบในส่วนที่เกี่ยวข้องกับเอกสารจากต่างประเทศ ดังนั้นเอกสารจากประเทศไทยจึงต้องใช้เส้นทาง Consular Legalization เท่านั้น ไม่สามารถใช้ Apostille แทนได้ ข้อสำคัญที่ลูกค้าหลายท่านสับสนคือ Apostille ที่ออกโดยมลรัฐต่าง ๆ ในสหรัฐฯ ใช้สำหรับเอกสารที่ออกในสหรัฐฯ และจะนำไปใช้ในประเทศภาคี Hague คนละทิศทางกับเอกสารจากไทยที่จะนำเข้าสหรัฐฯ
หน่วยงานปลายทางในสหรัฐฯ ที่มักเรียกใช้เอกสาร Notarized จากไทย ได้แก่ USCIS (สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองและสัญชาติ) สำหรับวีซ่าครอบครัวและ Green Card, IRS สำหรับเอกสารด้านภาษี, ศาลรัฐและศาลรัฐบาลกลางสำหรับคดีแพ่งและคดีหย่า, สำนักงานทะเบียนที่ดินของแต่ละ County สำหรับธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์, มหาวิทยาลัยและ Credential Evaluation Services เช่น WES และ ECE สำหรับการเทียบวุฒิ และสถาบันการเงินสำหรับการเปิดบัญชีและ Trust Account
ประเภทเอกสารที่นิยมทำ Notary เพื่อใช้ในสหรัฐอเมริกา
เอกสารยอดนิยมอันดับหนึ่งคือ Power of Attorney (POA) สำหรับการทำธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์ในสหรัฐฯ เช่น การซื้อขายบ้านในแคลิฟอร์เนีย เท็กซัส ฟลอริดา หรือนิวยอร์ก ในขณะที่เจ้าของยังอยู่ในประเทศไทย POA ต้องระบุขอบเขตอำนาจ (Scope of Authority) ระยะเวลา (Duration) วัตถุประสงค์ (Purpose) และข้อมูลผู้รับมอบอำนาจอย่างครบถ้วน ทีม NYC มีแบบฟอร์ม POA สองภาษาไทย-อังกฤษมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับจาก Title Company ชั้นนำของสหรัฐฯ มาแล้วกว่า 800 ราย
อันดับสองคือ Affidavit of Support สำหรับการยื่นวีซ่าครอบครัวกับ USCIS (Form I-864) ที่ผู้รับรองในไทยต้องลงนามต่อหน้าทนายและสาบานว่าจะรับผิดชอบทางการเงินต่อผู้ยื่นวีซ่า รวมถึง Affidavit of Relationship สำหรับวีซ่า K-1 (คู่หมั้น) K-3 (คู่สมรส) และ CR-1/IR-1 (Green Card ผ่านการสมรส) ที่ต้องระบุประวัติความสัมพันธ์อย่างละเอียดและมีหลักฐานสนับสนุน
อันดับสามคือ Certified True Copy ของเอกสารราชการไทย เช่น ทะเบียนบ้าน ทะเบียนสมรส สูติบัตร และใบปริญญา สำหรับยื่น USCIS, มหาวิทยาลัย หรือ Credential Evaluation Services ทีม NYC ตรวจสอบเอกสารตัวจริงทุกหน้า เปรียบเทียบกับสำเนา และออกใบรับรองที่ระบุเลขที่อ้างอิงและวันที่อย่างชัดเจน
อันดับสี่คือ Acknowledgement สำหรับเอกสารธุรกิจ เช่น สัญญาซื้อขายระหว่างประเทศ Operating Agreement ของ LLC ในเดลาแวร์ มติคณะกรรมการ และเอกสารเปิดบัญชีธนาคาร อันดับห้าคือ Statutory Declaration สำหรับยืนยันข้อเท็จจริงต่อหน่วยงานราชการสหรัฐฯ เช่น การยืนยันที่อยู่ในประเทศไทย การยืนยันสถานะการสมรส และการยืนยันชื่อ-นามสกุลในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอน Notary Public สำหรับใช้ในสหรัฐอเมริกา แบบครบจบ One-Stop
เริ่มต้นด้วยการแจ้งทีม NYC Language Institute ผ่าน LINE @nycli หรือโทร 083-249-4999 ว่าต้องการใช้เอกสารในสหรัฐอเมริกา ทีมจะสอบถามข้อมูล 3 ข้อหลัก ได้แก่ (1) ประเภทของเอกสารและจำนวนชุด (2) วัตถุประสงค์การใช้งานปลายทาง เช่น ยื่นวีซ่า ยื่นศาล ยื่นโรงเรียน ทำธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์ หรือเปิดบัญชีธนาคารต่างประเทศ และ (3) กำหนดเวลาที่ต้องใช้เอกสารพร้อม จากข้อมูลเหล่านี้ทีมจะสามารถออกใบเสนอราคาและไทม์ไลน์ที่แม่นยำได้ภายใน 15–30 นาที พร้อมแนะนำว่าจำเป็นต้องทำ Notary Public อย่างเดียว หรือต้องต่อด้วย MFA (กระทรวงการต่างประเทศ) และสถานทูตสหรัฐอเมริกาอีกขั้นหนึ่ง
ขั้นที่สอง ลูกค้านัดเข้าพบทนายผู้ทำคำรับรอง (Notarial Services Attorney) ที่สำนักงาน NYC สาขาลาดพร้าว 95 เปิดบริการจันทร์–เสาร์ เวลา 09:00–18:00 น. กรณีไม่สะดวกเดินทาง สามารถใช้บริการ Remote Online Notarization หรือทนายเดินทางไปหาในเขตกรุงเทพมหานครและปริมณฑลได้ ในขั้นตอนการลงนาม ทนายจะตรวจสอบเอกสารตัวจริง บัตรประจำตัวหรือหนังสือเดินทาง และให้ลูกค้าลงนามต่อหน้า จากนั้นจะประทับตรา Notarial Seal พร้อมแนบ Notarial Certificate ที่ระบุประเภทคำรับรอง (Acknowledgement, Jurat, Certified True Copy, Affidavit ฯลฯ) อย่างชัดเจน เพื่อให้หน่วยงานปลายทางในสหรัฐอเมริกายอมรับเอกสารโดยไม่ต้องตีความเพิ่มเติม
ขั้นที่สาม เนื่องจากสหรัฐอเมริกายังไม่ได้เข้าร่วมอนุสัญญา Hague Apostille (หรือมีข้อยกเว้นบางกรณี) เอกสารที่ผ่าน Notary แล้วต้องผ่านการรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (Consular Legalization) ก่อน ระยะเวลา 2–3 วันทำการ จากนั้นจึงนำไปยื่นที่สถานเอกอัครราชทูตสหรัฐอเมริกาประจำประเทศไทยเพื่อขอตราประทับรับรองอีกชั้นหนึ่ง ระยะเวลาอีก 3–7 วันทำการขึ้นอยู่กับนโยบายของสถานทูต ทีม NYC ดำเนินการให้ครบทุกขั้นตอนแบบ One-Stop โดยลูกค้าจัดส่งเอกสารตัวจริงให้เพียงครั้งเดียว
ขั้นสุดท้าย เมื่อเอกสารผ่านการรับรองทุกขั้นตอนแล้ว ทีมจะตรวจสอบความถูกต้องของตราประทับ ลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ และเลขที่อ้างอิงทุกหน้า ก่อนจัดส่งให้ลูกค้า กรณีอยู่ในกรุงเทพและปริมณฑลส่งฟรีด้วย Messenger ภายในวันเดียวกัน กรณีต่างจังหวัดส่งฟรีด้วย EMS หรือ Kerry Express และกรณีที่ลูกค้าอยู่ในสหรัฐอเมริกาหรือประเทศที่สาม สามารถจัดส่งด้วย DHL/FedEx International ถึงปลายทางภายใน 2–5 วันทำการ พร้อมเลขที่ติดตามพัสดุ (Tracking Number) ทุกฉบับ ลูกค้าสามารถตรวจสอบสถานะการดำเนินงานได้แบบเรียลไทม์ผ่าน LINE @nycli
ค่าธรรมเนียม ระยะเวลา และข้อควรระวัง
ค่าธรรมเนียมการทำ Notary Public สำหรับใช้ในสหรัฐอเมริกาเริ่มต้นที่ 3,500 บาทต่อชุด สำหรับเอกสารหน้าเดียวที่ผ่านขั้นตอน Notary + MFA + สถานทูตสหรัฐฯ และอาจเพิ่มขึ้นถึง 12,000 บาทสำหรับเอกสารหลายหน้าที่ต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษโดยนักแปลที่ขึ้นทะเบียน MFA ก่อน ค่าธรรมเนียมประกอบด้วย 4 ส่วนหลัก ได้แก่ ค่าทนาย Notary (฿500–฿2,000 ต่อชุด) ค่าแปลและรับรองแปล (฿800–฿3,500) ค่านิติกรณ์ MFA (฿200–฿800) และค่าธรรมเนียมสถานทูตสหรัฐฯ (฿1,650 ต่อตราประทับ)
ระยะเวลามาตรฐานสำหรับขั้นตอนทั้งหมดอยู่ที่ 5–10 วันทำการ โดยแบ่งเป็น Notary 1 วัน, แปลและตรวจ 1–3 วัน, MFA 2–3 วัน และสถานทูตสหรัฐฯ 3–5 วัน ลูกค้าที่เร่งด่วนสามารถเลือกบริการ Express ที่ใช้เวลารวมเพียง 3–5 วันทำการ โดยมีค่าธรรมเนียมเพิ่ม 30–50% ข้อสำคัญที่ต้องทราบคือสถานทูตสหรัฐฯ ไม่รับยื่น walk-in ต้องนัดล่วงหน้าผ่านระบบออนไลน์เท่านั้น ทีม NYC จัดการระบบนัดให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติ
ข้อควรระวังประการแรกคือเอกสารต้องเป็นตัวจริงเท่านั้น ไม่สามารถใช้สำเนาที่ปริ้นต์จากคอมพิวเตอร์หรือสแกนได้ ข้อที่สองคือชื่อ-นามสกุลในเอกสารต้องตรงกับหนังสือเดินทางและบัตรประจำตัวประชาชนทุกตัวอักษร หากมีความแตกต่างต้องทำหนังสือชี้แจง (Letter of Explanation) เพิ่ม ข้อที่สามคือเอกสารที่มีอายุเกิน 6 เดือน (เช่น Police Clearance, หนังสือรับรองโสด) จะถูกปฏิเสธโดย USCIS ต้องคัดใหม่ก่อนนำมาทำ Notary
กรณีศึกษาลูกค้าจริง (Anonymized) ที่ใช้บริการ Notary สำหรับสหรัฐอเมริกา
กรณีที่ 1 — คุณ ส. (อายุ 42 ปี วิศวกรซอฟต์แวร์ที่ซิลิคอนแวลลีย์) ต้องการขายคอนโดในกรุงเทพฯ มูลค่า 18 ล้านบาท โดยไม่สามารถบินกลับมาเซ็นสัญญาที่กรมที่ดินได้ ทีม NYC ร่าง Power of Attorney สองภาษา แต่งตั้งน้องสาวของคุณ ส. เป็นผู้รับมอบอำนาจดำเนินการแทน ผ่าน Notary + MFA + Consular ที่สถานกงสุลใหญ่ไทย ณ นครลอสแอนเจลิส (กรณีนี้คุณ ส. อยู่ในสหรัฐฯ จึงเซ็น POA ที่สหรัฐฯ และส่งกลับมาใช้ในไทย) ใช้เวลารวม 9 วันทำการ ค่าใช้จ่ายเบ็ดเสร็จ 8,400 บาท
กรณีที่ 2 — คุณ ก. (อายุ 28 ปี วิศวกรเคมีจังหวัดระยอง) ได้รับ I-129F approval สำหรับ K-1 Visa และต้องยื่น Affidavit of Single Status พร้อม Certified True Copy ของทะเบียนบ้านและสูติบัตร เพื่อยื่นสถานทูตสหรัฐฯ สำหรับสัมภาษณ์ ทีม NYC ดำเนินการครบทุกขั้นตอนภายใน 6 วันทำการ ค่าใช้จ่าย 5,200 บาท คุณ ก. ผ่านการสัมภาษณ์และเดินทางไปสหรัฐฯ ภายในเวลาที่กำหนด
กรณีที่ 3 — บริษัท XYZ (ผู้นำเข้าอาหารทะเลที่ฟลอริดา) ต้องการ Certified True Copy ของหนังสือรับรองบริษัทไทย หนังสือบริคณห์สนธิ และมติคณะกรรมการ เพื่อเปิด LLC ในเดลาแวร์และเปิดบัญชีธนาคาร JPMorgan Chase ทีม NYC แปลและรับรองเอกสารทั้งชุด 6 ฉบับ ผ่าน Notary + MFA + สถานทูตสหรัฐฯ ภายใน 8 วันทำการ ค่าใช้จ่ายรวม 32,000 บาท ปัจจุบันบริษัทดำเนินกิจการในสหรัฐฯ ได้อย่างราบรื่น
สถานเอกอัครราชทูตสหรัฐอเมริกาประจำประเทศไทย
คำถามที่พบบ่อย
เอกสารที่ผ่าน Notary ในไทยใช้ในสหรัฐอเมริกาได้ทันทีไหม?
ใช้ได้หลังจากผ่านการรับรองเพิ่มเติมจากกระทรวงการต่างประเทศไทย (MFA) และ/หรือสถานทูตสหรัฐอเมริกาประจำประเทศไทยแล้วเท่านั้น เพราะ Notary Public ของไทยเป็นการรับรองในประเทศ ต้องมี Chain of Authentication อีก 1–2 ชั้นจึงจะมีผลทางกฎหมายในต่างประเทศ NYC ดำเนินการให้ครบทุกขั้นตอนภายใน 3–7 วันทำการ
ค่าใช้จ่ายรวมในการทำ Notary + รับรองสำหรับสหรัฐอเมริกาประมาณเท่าไร?
ค่าใช้จ่ายรวมเริ่มต้นที่ 2,500–8,000 บาทต่อชุด ขึ้นอยู่กับชนิดเอกสาร จำนวนหน้า ภาษาที่ต้องแปล และความเร่งด่วน ค่าธรรมเนียม Notary เริ่ม ฿1,500 ค่าธรรมเนียม MFA ฿200–800 และค่าธรรมเนียมสถานทูตสหรัฐอเมริกาแตกต่างกันไปตามนโยบาย ทีม NYC แจ้งราคาเบ็ดเสร็จไม่มีค่าใช้จ่ายแฝงภายใน 30 นาที
ต้องเดินทางไปต่างประเทศเองหรือไม่?
ไม่จำเป็น — NYC Language Institute เป็นตัวแทนยื่นเอกสารแทนลูกค้าทุกขั้นตอน ตั้งแต่กระทรวงการต่างประเทศไทย สถานทูตสหรัฐอเมริกา ไปจนถึงการจัดส่งเอกสารตัวจริงด้วย DHL/FedEx ไปยังสหรัฐอเมริกาหรือประเทศที่สามทั่วโลก ลูกค้าจึงไม่ต้องเดินทางไปด้วยตัวเองแม้แต่ครั้งเดียว
หากเอกสารถูกปฏิเสธโดยหน่วยงานปลายทางในสหรัฐอเมริกา จะทำอย่างไร?
NYC รับประกันความถูกต้องของกระบวนการรับรองทุกขั้นตอน หากเอกสารถูกปฏิเสธโดยมีสาเหตุจากความบกพร่องในการรับรอง ทีมจะดำเนินการแก้ไขและรับรองใหม่ให้ฟรี โดยลูกค้าจ่ายเฉพาะค่าธรรมเนียมราชการเท่านั้น ทั้งนี้ในรอบ 12 เดือนที่ผ่านมาทีมมีอัตราการยอมรับเอกสารโดยหน่วยงานปลายทางในสหรัฐอเมริกา 99.6%
ทำไม Apostille ใช้กับสหรัฐอเมริกาไม่ได้?
เพราะสหรัฐอเมริกาไม่รับ Apostille จากประเทศต้นทางสำหรับเอกสารที่จะนำเข้าใช้ในสหรัฐฯ (ใช้เฉพาะเอกสารจากสหรัฐฯ ที่จะส่งไปประเทศภาคี Hague อื่นเท่านั้น) เอกสารจากไทยที่จะใช้ในสหรัฐฯ จึงต้องใช้เส้นทาง Consular Legalization ผ่าน MFA + สถานทูตสหรัฐฯ ประจำประเทศไทยเท่านั้น
POA สำหรับขายบ้านในสหรัฐฯ ต้องมีรายละเอียดอะไรบ้าง?
ต้องระบุชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ เลขที่หนังสือเดินทาง รายละเอียดทรัพย์สิน (เลขที่ Parcel, ที่อยู่เต็ม, มูลค่า) ขอบเขตอำนาจ (ขาย/ซื้อ/จำนอง/เช่า) ระยะเวลามีผลบังคับ และต้อง notarized + MFA + สถานทูตสหรัฐฯ ครบถ้วน ทีม NYC มีแบบฟอร์มมาตรฐานที่ Title Company ยอมรับแล้วกว่า 800 ราย
Notary สำหรับประเทศอื่น
พร้อมเริ่มทำ Notary สำหรับใช้ในสหรัฐอเมริกาแล้ว?
ทักไลน์ @nycli หรือโทร 083-249-4999 — ทีมแจ้งราคาและไทม์ไลน์เบ็ดเสร็จภายใน 30 นาที